如何快速將電子郵件變成任務

如何快速將電子郵件轉換為任務 這是我們關於如何將電子郵件轉換為任務的文章。

如果您使用 OHIO（只需處理一次）對電子郵件進行排序，您可能希望將一些電子郵件轉換為任務。 以下是如何快速有效地執行此操作，以便您可以繼續處理其他電子郵件。

讓它快速簡單

您的收件箱不是待辦事項清單； 是收到的郵件。 將電子郵件留在收件箱中很誘人，因為這樣更容易，但是您需要完成的任務卻被淹沒在電子郵件收件箱中。

這就是人們陷入困境的原因。 將電子郵件轉換為任務的手動過程通常如下所示：

1. 打開您最喜歡的任務列表管理器。
2. 創建一個新任務。
3. 將電子郵件的相關部分複制並粘貼到新任務中。
4. 設置詳細信息，例如優先級、截止日期、顏色代碼以及您正在使用的任何其他內容。
5. 保存新任務。
6. 存檔或刪除電子郵件。

這些是六個步驟，只是為了在您的待辦事項列表中添加一些內容。 難怪您最終會收到使收件箱混亂的電子郵件。 如果你能把這六個步驟分成四個呢？ 還是三個？

好吧，你可以！ 我們會告訴你怎麼做。

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一些電子郵件客戶端比其他客戶端更擅長創建任務

有許多客戶端可用於管理您的電子郵件，正如您所料，有些客戶端比其他客戶端更適合創建任務。

對於網絡客戶端，Gmail 做得很好。 任務應用程序是內置的，很容易將郵件變成任務。 甚至還有直接從郵件創建任務的鍵盤快捷鍵——無需鼠標。 如果您不想要桌面客戶端，Gmail 可能是您最好的選擇。

對於 Windows 桌面客戶端，Outlook 勝出。 Thunderbird 有一些內置的任務管理功能，這些功能還不錯，但 Outlook 更加流暢，允許您連接到無數的第三方應用程序。 如果由於某種原因您不能使用 Outlook，Thunderbird 是一個不錯的選擇。 如果您已經在使用第三方的待辦事項列表管理器，Thunderbird 將無法滿足您的需求。

在 Mac 上，情況不太樂觀。 與 Gmail 和 Outlook 相比，Apple Mail 的任務管理很差。 如果您想在桌面客戶端上管理任務，那麼您最好的選擇可能是 Mac 版雷鳥 . 或者，您可以向第三方待辦事項列表管理器發送電子郵件並在那裡進行管理。

在移動應用方面，Gmail 和 Outlook 的工作方式幾乎相同。 它們都沒有用於 Web 或客戶端版本的任務構建器，但都自動將附加組件移植到第三方應用程序。 因此，如果您在 Trello 中管理您的任務，並在您的 Gmail 或 Outlook 客戶端中安裝了插件，那麼當您打開相應的移動應用程序時，它也會自動可用。 此外，當您安裝 Outlook 加載項時，它會自動安裝在桌面客戶端上 和應用程序 移動和網絡。

從 Gmail 創建任務

Google 提供了一個名為 Tasks 的應用程序，它包含在 Gmail 中。 這是一個簡單的待辦事項列表管理器，選項很少，儘管有一個移動應用程序可以為您提供一些額外的自定義選項。 如果您需要與 Gmail 收件箱緊密配合的簡單內容，Google Tasks 是一個不錯的選擇。 將電子郵件變成任務輕而易舉：打開電子郵件後，單擊任務欄中的“更多”按鈕，然後選擇“添加到待辦事項”。

如果你是個矮個子，Shift + T 會做同樣的事情。 Tasks 應用程序將在顯示您的新任務的側欄中打開。

如果您需要編輯任務以添加截止日期、其他詳細信息或子任務，請單擊編輯圖標。

無需保存更改，因為這是自動完成的。 完成後，單擊收件箱中的存檔按鈕（或使用鍵盤快捷鍵“e”）將電子郵件移至存檔。

這是三個簡單的步驟：

1. 單擊添加到任務選項（或使用快捷鍵 Shift + T）。
2. 設置截止日期、其他詳細信息或子任務。
3. 存檔（或刪除）電子郵件。

作為獎勵，您可以設置 Chrome 以顯示您的任務 當你打開一個新標籤時 . 有一個應用程序 適用於 Google 任務的 iOS 和 Android . 在移動應用程序中創建任務就像在 Web 應用程序中一樣容易。 單擊郵件頂部的三個點，然後選擇“添加到任務”。

這會立即創建一個新任務。

如果 Google Tasks 沒有您需要的一切，或者如果您已經習慣了另一個任務管理器，那麼可能有一個 Gmail 插件。 目前流行的待辦事項應用程序有附加組件，例如 Any.do、Asana、Jira、Evernote、Todoist、Trello 等（儘管沒有 Microsoft To-Do 或 Apple 提醒）。

之前，我們介紹瞭如何安裝 Gmail 插件，以及安裝 Trello 插件 具體來說 . 不同的加載項為您提供不同的選項，但所有待辦事項列表加載項通常允許您直接從特定電子郵件添加任務。 待辦事項列表插件也可作為相互自動同步的網絡和移動應用程序使用。 與 Google Tasks 一樣，您可以在 Gmail 移動應用程序中訪問加載項。

從 Outlook 創建任務

Outlook 有一個名為 Tasks 的內置應用程序，它也可以作為 Office 365 中的 Web 應用程序使用。這裡的事情變得有點複雜，因為它是 2015 年 微軟收購奇妙清單 著名的任務管理器。 在過去的四年裡，我一直在把它變成一個新的僅限 Web 的 Office 365 應用程序，稱為（可能有點缺乏想像力）微軟待辦。 它將最終取代 Outlook 中的內置任務功能。

但是，目前，Tasks 應用程序仍然是 Outlook 任務管理器，並且沒有確切的日期或 Outlook 版本何時會更改。 我們之所以提到這一點，只是因為如果您使用的是 O365，您會發現您添加到 Outlook 任務的任何任務也會出現在微軟待辦中。 待辦事項尚未顯示您可以添加到任務中的所有數據，但它會在某個時候顯示。

目前，Microsoft Tasks 是內置的 Outlook 任務管理器，因此我們將重點關注它。

使用 Outlook 桌面客戶端

這是微軟傳統上擅長的地方，他們也不會讓你失望。 有多種方法可以通過電子郵件創建任務以滿足各種口味。 您可以...嗎：

1. 將電子郵件消息拖放到任務窗格中。
2. 從右鍵單擊上下文菜單將電子郵件移動或複製到任務文件夾。
3. 使用快速步驟創建任務。

我們將專注於使用 Quick Step，因為這可以為您帶來最大的收益，並且您可以為 Quick Step 分配鍵盤快捷鍵以獲得良好的測量效果。

如果您以前從未使用過 Outlook 任務，請參閱 我們的任務窗格指南  因此，您可以在郵件旁邊看到您的任務。

打開任務窗格後，我們將創建一個快速步驟，將電子郵件標記為已讀、創建任務並將電子郵件移至您的存檔。 我們還將添加鍵盤快捷鍵，因此您無需使用鼠標從電子郵件創建任務。

快速步驟允許您通過單擊按鈕（或鍵盤快捷鍵）來選擇多個操作。 它很容易創建，甚至更容易使用，但如果你以前沒有檢查過，我們有  關於它的終極指南 . 閱讀本指南後，創建一個新的快速步驟，然後添加以下操作：

1. 使用消息正文創建任務。
2. 標記為已讀。
3. 導航到文件夾（並選擇您的存檔文件夾作為要轉到的文件夾）。