Hoe om Microsoft Planner te gebruik om jou werkvloei te verbeter

As dit jou werkplek of besigheid is 'n Microsoft Office 365-intekenaar Daar is baie wonderlike instrumente wat u kan benut om u doeltreffendheid te verbeter. Ons het reeds sommige van hierdie dinge aangeraak, insluitend spanne و Outlook و OneDrive Bykomend tot OneNote . Nou is dit tyd om ons aandag op Microsoft Planner te vestig.

Die Planner-projekbestuurnutsmiddel is soortgelyk aan die gratis of betaalde Trello- of Asana-dienste. Dit kom teen geen bykomende koste nie en is direk in Office 365 ingebou, en kan jou organisasie help om belangrike take op te spoor en werkvloei te verbeter. Hier is meer oor hoe om dit by OnMSFT te gebruik, en 'n gids oor hoe om dit ook in jou werkplek te gebruik.

Skep kategorieë vir verskillende take met behulp van "Groepe"

Die kern van die Beplanner-ervaring is 'n paar dinge wat bekend staan ​​as "Beplan", "Emmers" en "Borde." Eerstens is die bord die tuiste van jou plan, of doenlys. Sodra jy 'n plan binne Planner geskep het deur die (+) knoppie op die sybalk te gebruik, sal jy 'n nuwe bord hê. Jy kan dan verskillende "groepe" binne die bord skep om verskillende soorte take te organiseer.

Jy kan dit doen deur op die "Voeg 'n nuwe emmer by"-skakel aan die bokant van die paneel te klik. Hier by mekan0 gebruik ons ​​Planner om ons nuusdekking op te spoor. Ons het ook verskillende panele vir ander tipes dekking, insluitend Office 365 en How-Tos. Tipies het ons ook emmers vir storie-idees, nuusstories en DIBS, sowel as 'n spesiale emmer vir redakteurs om voltooide stories te merk.

Sodra jy 'n emmer bygevoeg het, is daar 'n aparte knoppie (+) onder die emmer se naam. Dit sal jou toelaat om 'n nuwe taakkaart te skep en 'n sperdatum te stel of dit aan 'n spanlid toe te wys. Ons het meer daaroor hieronder.

Volg take deur vordering en datums te merk, besonderhede op kaarte by te voeg, en meer

Daar is baie maniere waarop jy taakkaarte in Planner kan benut vir jou produktiwiteitsvoordeel. U kan die aftreklys gebruik om hulle na verskillende bewaarplekke te skuif, hul vordering te verander en die begindatum en sperdatum in te stel. Jy kan ook 'n beskrywing skryf om jou kollegas te laat weet waaraan jy werk. indiensneming. Vir eenvoud is daar selfs 'n kontrolelys wat kan help om vordering op te spoor op wat jy ook al gestel het. Jy het gebruik

Beter nog, daar is ook 'n "Voeg aanhegsel by"-knoppie wat jy kan gebruik om lêers of skakels in te voeg wat op die kaart self sigbaar sal wees. Ons gebruik dikwels hierdie kenmerk hier by OnMSFT om skakels te deel na die bronne van enige artikels waaroor ons skryf.

Daarbenewens is daar verskillende kleure "plakkers" wat langs die kant van elke sendingkaart loop. Daar is altesaam ses beskikbaar, en jy kan die naam vir elkeen aanpas. Dit sal 'n gekleurde plakker aan die kant van die kaart plak, en help om 'n visuele aanduiding te skep van waarna die kaart verwys. Vir ons hier by OnMSFT gebruik ons ​​die etikette "Hoë Prioriteit" en "Lae Prioriteit".

Gebruik filters of groepeer volgens kenmerk om jou te help kies wat saak maak

Soos jy meer en meer take en emmerlyste by jou beplanner voeg, kan dit moeilik word om tred te hou met wat aangaan. Gelukkig is daar 'n filterfunksie wat kan help. Beskikbaar regs bo in die venster, dit sal jou toelaat om take te filtreer net op grond van jou naam – of jou medewerker se naam.

As 'n alternatief kan jy ook die Groep volgens-funksie gebruik om die voorkoms van jou groeplyste te verander. Dit sal jou toelaat om te groepeer volgens aan wie die taak opgedra is, volgens vordering, of volgens sperdatums en etikette.

Probeer grafieke om 'n analitiese blik op jou vordering te kry

'n Beplanner kan soms chaoties raak, en (as 'n baas of bestuurder) kan jy dalk nie altyd sien waaraan gewerk word en wie 'n spesifieke taak doen nie. Gelukkig het Microsoft 'n netjiese funksie in Planner ingebou wat kan help.

Van die boonste kieslysbalk, langs die plannaam, sal jy 'n ikoon sien wat soos 'n grafiek lyk. As jy hierop klik, sal jy oorgeskakel word na grafiekmodus. Jy kan die algehele status van planne en meer besonderhede sien oor take wat begin, aan die gang is, laat of voltooi is. Jy kan ook die aantal take per groep en die aantal take per lid sien. 'n Lys kan ook aan die kant vertoon word, met alle beskikbare houeritems.

'n Soortgelyke kenmerk is ook beskikbaar vir enigiemand in die span om hul take oor alle planne en bewaarplekke visueel te sien. Klik eenvoudig op die sirkel-ikoon op die linkerkantbalk om die oorsigbladsy te begin. Jy sal 'n visuele vertoning kry van hoeveel take oor is, en meer.

Hoe sal jy Planner gebruik?

Soos u kan sien, is Planner 'n baie kragtige hulpmiddel. Daar is meer as een metode wat jy kan gebruik om rommel uit te skakel en take in jou werkplekomgewing beter te bestuur. Dit is direk in Office 365 ingebou, en jy kry alles wat jy nodig het om jou span te bestuur sonder om bekommerd te wees dat jy tussen verskillende dienste of toepassings moet wissel. Dink jy jy sal Planner in jou maatskappy gebruik? Laat weet ons in die kommentaar hieronder.