ኢሜልዎ ከቁጥጥር ውጭ እንዳይሆን እንዴት መከላከል እንደሚቻል

በኢሜልዎ ወቅታዊ መረጃ ማግኘት አስጨናቂ፣ ጊዜ የሚወስድ እና አሰልቺ ሊሆን ይችላል። ብዙ ያልተነበቡ ኢሜይሎችን ማከማቸት አስቸጋሪ አይደለም. በዚህ ምክንያት፣ የማያቋርጥ የመልእክት ፍሰት መፈተሽ ቀላል ነው - በሌሎች ተግባራት ወጪ።

በርካታ የኢሜይል አካውንቶች አሉኝ፣ እና ያንን ያልተነበቡ ቁጥር ዝቅ ለማድረግ በጣም ተቸግቻለሁ። ስለዚህ አንዳንድ ጥናት አድርጌ የገቢ መልእክት ሳጥን አስተዳደርን እንዴት ማሻሻል እንዳለብኝ ጠቃሚ ምክሮችን ሰበሰብኩ። የገቢ መልእክት ሳጥንዎን በቀላሉ ለመያዝ፣ ከኢሜይሎች ጋር በመገናኘት ጊዜን ለማሳለፍ እና ለአንድ አስፈላጊ መልእክት ምላሽ መስጠትን እንዳይረሱ ለማድረግ አንዳንድ ጠቃሚ ምክሮችን አግኝቻለሁ።

ሁሉም ኢሜይሎችህ ሲገቡ አይፈትሹ

ኢሜይሎች ቀኑን ሙሉ የገቢ መልእክት ሳጥንዎን ሲመቱ፣ አስፈላጊ በሆነ ነገር መሃል ላይ ቢሆኑም እንኳ ለመከፋፈል ቀላል ነው። እያንዳንዱን አንዴ ካገኘህ ከማንበብ ይልቅ በየቀኑ ለማለፍ እና ለኢሜይሎችህ መልስ ለመስጠት የተወሰነ ጊዜ ውሰድ። አስፈላጊ ኢሜይሎችን ወይም ማስታወቂያዎችን መፈለግ የማያስፈልግዎ ከሆነ ኢሜልዎን ለመፈተሽ በቀን ውስጥ ለጥቂት አጭር እረፍቶች ያቅዱ። ያለበለዚያ ከገቢ መልእክት ሳጥንዎ ይራቁ።

እንዲሁም የመልዕክት ሳጥንዎን ለማደራጀት እንደ ማህደር መፍጠር እና መጠቀም እና እነዚያን ረጅም ኢሜይሎች መላክ ያሉ ከባድ ስራዎችን ለመስራት በሳምንት አንድ ጊዜ ወይም በጥቂት ቀናት ውስጥ ረዘም ያለ ጊዜን ማስያዝ ጥሩ ሀሳብ ነው።

አሁንም በኢሜል መተግበሪያዎ ውስጥ እራስዎን ሲያስሱ ካወቁ፣ የኢሜይል ማሳወቂያዎችን ማጥፋት፣ የኢሜል መተግበሪያውን መዝጋት እና የገቢ መልእክት ሳጥንዎን በሌላ ትር ውስጥ እንዳልከፈቱት እርግጠኛ ይሁኑ።

ሁሉንም በአንድ ጊዜ መመለስ አያስፈልግም

ከመደበኛ የገቢ መልእክት ሳጥንዎ ውስጥ አንዱን ሲያደርጉ በፍጥነት ሊስተናገዱ የሚችሉትን ኢሜይሎች ብቻ ያነጋግሩ። ኢሜል ፈጣን ምላሽ የሚያስፈልገው ከሆነ ይክፈቱት እና በመልእክቶችዎ ውስጥ ሲያስሱ ይመልሱት። ነገር ግን ተጨማሪ ጊዜ የሚፈልግ ከሆነ፣ በኋላ ላይ ለመመለስ ያንን ጊዜ ይውሰዱ። እነዚህን ኢሜይሎች መከፋፈል፣ በአንድ የተወሰነ አቃፊ ውስጥ ማስቀመጥ ወይም ኢሜይሉን ይበልጥ አመቺ በሆነ ጊዜ ለመቀበል የማሸለብ ባህሪን መጠቀም ትችላለህ።

በገቢ መልእክት ሳጥንዎ ውስጥ ብዙ ክፍሎችን ወይም አቃፊዎችን ይፍጠሩ

ኢሜይሎችዎን ለማከማቸት የተለያዩ ማህደሮችን ይጠቀሙ። እነዚህ በአስፈላጊነት፣ አጣዳፊነት፣ እነሱን ለመቋቋም ምን ያህል ጊዜ እንደሚወስድ ወይም በሚያስፈልጋቸው የእርምጃ ዓይነቶች ላይ የተመሰረቱ ሊሆኑ ይችላሉ። በGmail ውስጥ ያለው ነባሪ ታብድ አቀማመጥ እና ትኩረት የተደረገ የገቢ መልእክት ሳጥን በ Outlook ውስጥ አይፈለጌ መልእክት እና የማስተዋወቂያ ኢሜይሎችን ለማጣራት እና አስፈላጊ ኢሜሎችን ለማግኘት እና ለመፈተሽ ቀላል ያደርገዋል። በጂሜይል ውስጥ፣ ኢሜይሎችዎ በተለያዩ ክፍሎች እንዲደረደሩ ቅርጸቱን መቀየር ይችላሉ፣ እና እነዚያ ክፍሎች ምን እንደሆኑ መምረጥ ይችላሉ። በተመሳሳይ፣ Outlook ኢሜልዎን ወደ ብጁ ቡድኖች እንዲያደራጁ ያስችልዎታል።

ማጣሪያዎችን፣ ደንቦችን እና መለያዎችን ተጠቀም

ማጣሪያዎች እና ደንቦች ገቢ የኢሜይል መልዕክቶችን ወደ ተወሰኑ አቃፊዎች ይመራሉ. ጊዜን ለመቆጠብ ይረዳሉ፣ እና ትኩረትዎን በጣም አስፈላጊ በሆኑ ኢሜይሎች ላይ ማተኮርዎን ​​ያረጋግጡ። መለያዎች አቃፊዎችን ከመጠቀም ይልቅ መልእክቶችዎን በተለያዩ መለያዎች እንዲለዩ በማድረግ ኢሜልዎን ለመከታተል እና ለማደራጀት ጥሩ መንገድ ሊሆን ይችላል።

ሻጋታዎችን ያድርጉ

አንዳንድ ጊዜ ተመሳሳይ ኢሜይሎችን ደጋግመው በመላክ ይጨርሳሉ። ነገሮችን ለማቅለል ኢሜይሎችን ለመላክ የኢሜል አብነቶችን በማዘጋጀት ተመሳሳይ መልእክት ደጋግመህ መፃፍህን መቀጠል ትችላለህ። እንዲሁም ኢሜይሎችን በፍጥነት ለመፃፍ እንደ Smart Write እና Smart Reply በGmail ውስጥ ያሉ መሳሪያዎችን መጠቀም ይችላሉ።

ከደንበኝነት ምዝገባ ይውጡ

ከደብዳቤ መላኪያ ዝርዝሮች እና የማስተዋወቂያ ኢሜይሎች ደንበኝነት ይውጡ። በዜና መጽሔቶችዎ ውስጥ ይሂዱ እና አስቀድመው ያነበቧቸውን መልዕክቶች ብቻ መመዝገብዎን ያረጋግጡ እና በቅርቡ ያላነበቡትን ማንኛውንም መልእክት ይሰርዙ። እንዲሁም ከማያስፈልጉዎት የማህበራዊ ሚዲያ ማንቂያዎች የደንበኝነት ምዝገባ መውጣትዎን ያረጋግጡ። (ይህን ለማጥፋት ወደ ማህበራዊ ሚዲያ መለያዎችዎ ቅንብሮች ውስጥ መግባት ሊኖርብዎ ይችላል።) በአማራጭ፣ ለማስታወቂያ ኢሜይሎች የተለየ የኢሜይል መለያ መጠቀም እና አስፈላጊ ኢሜይሎችን በዋናው መለያዎ ላይ ማስቀመጥ ይችላሉ።

የማይፈልጓቸውን የጅምላ ኢሜይሎችን ያስወግዱ

በውይይት ውስጥ CC ካገኙ ማዘመን አያስፈልገዎትም ወይም ምላሽ ሰጪ ኢሜል ውስጥ ከሆኑ ሁሉንም ምላሾች ላለመቀበል ይህንን ክር ችላ ማለት ይችላሉ። ይህንን ለማድረግ በክር ውስጥ ያለ ማንኛውንም መልእክት ይክፈቱ ፣ በስክሪኑ ላይኛው ክፍል ላይ ያሉትን ሶስት ነጥቦችን (ከርዕሰ-ጉዳዩ መስመር በላይ) ይንኩ እና በጂሜል ውስጥ ካሉ ተቆልቋይ አማራጮች ውስጥ "ኢንጂል" ን ይምረጡ ወይም እየተጠቀሙ ከሆነ "ኢgnore" ን ይምረጡ ። ተስፋዎች.

የመልዕክት ሳጥንህን የስራ ዝርዝርህ አታድርግ

ኢሜይሉን ምላሽ እንዲሰጥ ለማስታወስ “ያልተነበበ” የሚል ምልክት ማድረግ አጓጊ ሊሆን ይችላል (በእርግጠኝነት በዚህ ጥፋተኛ ነኝ) ወይም ማጠናቀቅ ያለብዎት ተግባር ስላለው ነገር ግን የገቢ መልእክት ሳጥንዎን ሊያጨናግፍ ይችላል። የተለየ የተግባር ዝርዝር አስቀምጥ (ለዚያ ብዙ መተግበሪያዎች አሉ፣ ወይም መሰረታዊ ማስታወሻዎችን ወይም ተለጣፊ ማስታወሻዎችን መጠቀም ትችላለህ) ወይም በአንድ የተወሰነ አቃፊ ውስጥ አስቀምጠው። ጂሜይልን የምትጠቀም ከሆነ የGoogle Task መተግበሪያን ከገቢ መልእክት ሳጥንህ ጋር መጠቀም ትችላለህ። በቀላሉ በማያ ገጹ ታችኛው ክፍል ቀኝ ጥግ ላይ ያለውን ትንሽ "የጎን ፓነልን አሳይ" የሚለውን ቀስት ጠቅ ያድርጉ እና እዚያ የተግባር አዶን ይምረጡ።

ከኢመይሎችህ በመጡ ነገሮች ማዘመን እንድትችል የተለያዩ ዝርዝሮችን ማስኬድ ጥሩ ሀሳብ ነው። ለምሳሌ፣ ኢሜይሎችዎ ብዙ ጊዜ ሲያገኙ ሊያነቧቸው ወደ ሚፈልጓቸው መጣጥፎች የሚወስዱ ከሆነ፣ በንባብ ዝርዝር ይጀምሩ - በገቢ መልእክት ሳጥንዎ ውስጥ አያስቀምጡት።