Com utilitzar Microsoft Planner per millorar el vostre flux de treball

Si el vostre lloc de treball o negoci Subscrit a Microsoft Office 365 Hi ha moltes eines fantàstiques que podeu aprofitar per millorar la vostra eficiència. Ja hem parlat d'algunes d'aquestes coses, entre elles Teams و Outlook و OneDrive A més de OneNote . Ara, és hora de dirigir la nostra atenció cap a Microsoft Planner.

L'eina de gestió de projectes de Planner és similar als serveis gratuïts o de pagament de Trello o Asana. No té cap cost addicional i està integrat directament a Office 365, i pot ajudar a la vostra organització a fer un seguiment de les tasques importants i millorar el flux de treball. Aquí teniu més informació sobre com utilitzar-lo a OnMSFT i una guia sobre com utilitzar-lo també al vostre lloc de treball.

Creeu categories per a diferents tasques mitjançant "grups"

Al cor de l'experiment de Planner hi ha algunes coses conegudes com "pla", "cubs" i "taules". En primer lloc, el tauler és la casa del vostre pla o llista de tasques pendents. Un cop hàgiu creat un pla a Planificador mitjançant el botó (+) de la barra lateral, tindreu un tauler nou. A continuació, podeu crear diferents "grups" dins del tauler per organitzar diferents tipus de tasques.

Podeu fer-ho fent clic a l'enllaç "Afegeix un nou cub" a la part superior del tauler. Aquí, a mekan0, fem servir Planner per fer un seguiment de la nostra cobertura de notícies. També disposem de diferents panells per a altres tipus de cobertura, incloent Office 365 i How-Tos. Normalment, també tenim kits d'idees per a històries, notícies i DIBS, així com un cubell especial perquè els editors marquin les històries acabades.

Un cop afegiu un cub, hi ha un botó separat (+) a sota del nom del contenidor. Això us permetrà crear una nova targeta de tasques i assignar o assignar una data de venciment a un membre de l'equip. Tenim més informació a continuació.

Feu un seguiment de les tasques marcant el progrés i les dates, afegint detalls a les targetes i molt més

Hi ha moltes maneres d'aprofitar les targetes de tasques a Planner per a la productivitat. Podeu utilitzar el menú desplegable per moure'l a diferents repositoris, canviar-ne el progrés i establir una data d'inici i de venciment. També pots escriure una descripció perquè els teus companys sàpiguen en què estàs treballant. ocupació. Per simplificar, fins i tot hi ha una llista de verificació que pot ajudar a fer un seguiment del progrés de tot allò que s'hagi establert.

Encara millor, també hi ha un botó Afegeix un fitxer adjunt que podeu utilitzar per llistar fitxers o enllaços que seran visibles a la mateixa targeta. Sovint fem servir aquesta funció aquí a OnMSFT per compartir enllaços a les fonts dels articles sobre els quals escrivim.

A més, hi ha "adhesius" de diferents colors que corren al costat de cada targeta de missió. Hi ha un total de sis disponibles, i podeu personalitzar el nom per a cadascun. Això enganxarà una etiqueta de colors al costat de la targeta i ajudarà a crear una indicació visual d'a què es refereix la targeta. Per a nosaltres aquí a OnMSFT, fem servir les etiquetes "prioritat alta" i "prioritat baixa".

Utilitzeu filtres o agrupa per funció per ajudar-vos a triar el que importa

A mesura que afegiu més i més tasques i llistes de grups al gràfic, pot ser difícil fer un seguiment del que està passant. Afortunadament, hi ha una funció de filtre que pot ajudar. Disponible a la part superior dreta de la finestra, això us permetrà filtrar les tasques només en funció del vostre nom, o del nom del vostre company de feina.

Com a alternativa, també podeu utilitzar la funció Agrupa per per canviar l'aparença de les llistes de grups. Això us permetrà agrupar per a qui s'assigna la tasca, per progrés o per dates de venciment i etiquetes.

Proveu els gràfics per obtenir una visió analítica del vostre progrés

El planificador es pot desordenar de vegades, (com a cap o gerent) és possible que no sempre pugueu veure en què s'està treballant i qui està fent una tasca específica. Afortunadament, Microsoft té una petita funció integrada a Planner que pot ajudar.

A la barra de menú superior, al costat del nom del pla, veureu una icona que sembla un gràfic. Si feu clic sobre això, se us portarà al mode gràfic. Podeu veure l'estat general dels plans i més detalls sobre les tasques iniciades, en curs, retardades o finalitzades. També podeu veure el nombre de tasques per grup i el nombre de tasques per membre. També es pot mostrar una llista al costat, amb tots els elements del contenidor disponibles.

Una funció similar també està disponible perquè qualsevol persona de l'equip vegi visualment les seves tasques a tots els plans i magatzems. Simplement feu clic a la icona del cercle a la barra lateral esquerra per iniciar la pàgina de visió general. Obtindreu una visió visual de quantes tasques queden i molt més.

Com utilitzaràs Planner?

Com podeu veure, Planner és una eina molt potent. Hi ha més d'un mètode que podeu utilitzar per eliminar el desordre i gestionar millor les tasques al vostre entorn de treball. Està integrat directament a Office 365 i obteniu tot el que necessiteu per gestionar el vostre equip sense preocupar-vos d'haver de canviar entre diferents serveis o aplicacions. Creus que utilitzaràs Planner a la teva empresa? Feu-nos-ho saber als comentaris a continuació.