Benutzerhandbuch für Unternehmen zu Google Voice

Nun, Testzeit: Können Sie mir in einem Satz genau sagen, was er tut? Google Voice ؟

Es ist eine Frage, die selbst die am meisten unterschätzten Google-Freaks schwer zu beantworten haben – und für den durchschnittlichen gesunden Menschen, der nicht technikbesessen ist, fällt die Antwort normalerweise irgendwo zwischen "huh?" und "Warte, ist das dasselbe wie gChat?"

Wirklich, das ist nicht überraschend. Google Voice ist einer der komplexesten, verwirrendsten und am schlechtesten beworbenen Google-Dienste. Aber es ist auch eines der mächtigsten - wenn Sie nehmen sich die Zeit, um genau herauszufinden, was Sie tun und wie es für Sie funktionieren kann.

Und vor allem, wenn Sie Ihr Telefon für geschäftliche Zwecke nutzen, kann es Tag und Nacht entscheidend dazu beitragen, dass Sie in Verbindung bleiben und so produktiv wie möglich bleiben, unabhängig davon, wo Sie arbeiten oder welche Art von Gerät Sie gerade verwenden Moment. Ohne Übertreibung wird es die Art und Weise, wie Sie über Ihre modernen Mobilgeräte denken und was eine Telefonnummer ist, völlig verändern.

Betrachten Sie dies als Ihren inoffiziellen Leitfaden, um mit Google Voice zu beginnen und dann das Beste aus dem unterschätzten, aber voller Potenzial herauszuholen.

Google Voice-Geschäftsgrundlagen

Wir beginnen mit den Grundlagen - und gehen zurück zu der Frage, die ich zu Beginn dieses Gesprächs gestellt habe: Was هو Google Voice genau?

In seiner einfachsten Form Google Voice Es ist ein Cloud-basierter Dienst, der Ihre Telefonnummer für Sie verwaltet. Anstatt sich mit einer SIM-Karte zu verbinden und diese speziell mit einem einzelnen physischen Smartphone zu verknüpfen, lebt Ihre Nummer auf einem dünnen Google-Server und wird vollständig von der Google-Software gesteuert.

So seltsam es auch klingen mag, dieses Arrangement befreit Ihre Nummern schließlich von ihren traditionellen Fesseln und ermöglicht es Ihnen, auf alle möglichen bequemen und effizienzsteigernden Arten zu kommunizieren.

Im Wesentlichen ermöglicht Ihnen dies Folgendes:

1. Tätigen und empfangen Sie Anrufe mit Ihrer Standardnummer auf jedem Gerät – Telefon, Tablet oder sogar einem Desktop-Computer. Niemand, mit dem Sie sprechen, wird den Unterschied kennen.
2. Senden und empfangen Sie jederzeit regelmäßige Textnachrichten über die Voice-Site oder Apps auf jedem Gerät – sogar mit verbundenen Geräten mehrere auf einmal.

Zusammen bedeutet dies, dass jedes Telefon, Tablet oder jeder Computer, den Sie bei Google Voice anmelden, effektiv zu Ihrem „Telefon“ wird – unabhängig davon, welche Art von Verbindung es hat oder ob es über einen aktiven Mobilfunkdienst verfügt.

So können Sie zum Beispiel:

• Installieren Sie die Google Voice-App auf Altes Android-Handy , lassen Sie es dann klingeln, wenn ein Anruf bei Ihrer Nummer eingeht, können Sie ausgehende Anrufe von Ihrer Nummer aus tätigen, und Sie können mit Ihrer normalen Nummer Textnachrichten senden und empfangen, solange es mit Wi-Fi verbunden ist.
• Installieren Sie die Google Voice-App auf Chromebook oder Android-Tablet Verbinden Sie sich von dort aus auf die gleiche Weise mit Kunden und Kollegen.
• Melden Sie sich auf einem beliebigen Laptop auf der Google Voice-Website an und behandeln Sie Anrufe und Nachrichten so, als ob Sie es tun würden Es war Ihr Telefon – unabhängig davon, ob Ihr aktuelles Smartphone in der Nähe oder eingeschaltet ist.

Ziemlich transformatives Zeug, nicht wahr? Und es gibt noch mehr: Google Voice transkribiert auch Sprachnachrichten automatisch und lässt Sie E-Mails abhören أو Lesen Sie es von jedem Gerät aus, auf dem Sie angemeldet sind. Es bietet Spamfilter auf Google-Niveau für eingehende Anrufe, Textnachrichten und Voicemails sowie die Option, alle Ihre Anrufe zu überprüfen. Und es gibt Ihnen ein leistungsstarkes kontextbezogenes Anrufweiterleitungssystem – fast wie Gmail-Filter für Ihr Telefon.

Wie gesagt, dies ist ein sehr mächtiger Dienst, aber auch verwirrend komplex. Lassen Sie uns in jedes einzelne Puzzleteil eintauchen und es erkunden, damit Sie sicherstellen können, dass Sie alles, was es zu bieten hat, voll ausschöpfen.

Erste Schritte mit Google Voice

Der erste Schritt zum Einstieg in Google Voice ist einfach Melden Sie sich beim Dienst an Und bereiten Sie sich mit einer Nummer vor. Dieser Teil des Prozesses ist am einfachsten, wenn Sie auf einem Computer beginnen.

Bei einzelnen Google-Konten, die nicht mit dem Unternehmen verknüpft sind, können Sie sofort kostenlos eine neue Google Voice-Nummer unter einer beliebigen verfügbaren Vorwahl auswählen oder 20 US-Dollar bezahlen um eine Zahl zu verschieben Vorhandenen zu bedienen . In jedem Fall müssen Sie sich in den Vereinigten Staaten aufhalten, um berechtigt zu sein. (Entschuldigung, Weltfreunde!)

Mit Google Workspace-Konten, die mit dem Unternehmen verknüpft sind, ist Voice in den USA sowie in Belgien, Kanada, Dänemark, Frankreich, Deutschland, Irland, Italien, den Niederlanden, Portugal, Spanien, Schweden, der Schweiz und im Vereinigten Königreich verfügbar. Ihr Workspace-Administrator muss den Dienst für Sie aktivieren und seine Kosten angeben $10, $20 oder $30 pro Benutzer und Monat Die Abrechnung erfolgt mit dem Unternehmen – je nach gewählter Leistungskategorie.

Wie auch immer, sobald Sie Ihre Nummer festgelegt haben, werden Sie sich selbst gegenüber sehen Google Voice Home-Systemsteuerung . Hier können Sie immer Ihre letzten Anrufe und Nachrichten sehen, Anrufe tätigen und Nachrichten senden جديدة , und lesen oder hören Sie die Voicemail-Nachrichten, die auf Ihrer Nummer hinterlassen wurden.

Solange Sie die Website geöffnet haben, klingeln alle eingehenden Anrufe auf Ihrer Nummer auf Ihrem Computer – und Sie können sie sofort und dort entgegennehmen.

Wir werden gleich noch einmal auf einige erweiterte Einstellungen eingehen. Zuerst müssen wir unseren Fokus für einen Moment verlagern und Google Voice auf allen Telefonen einrichten, die Sie verwenden möchten – einschließlich des Haupttelefons, auf das Sie sich für Ihre tägliche Kommunikation verlassen.

Telefone mit Google Voice einrichten

Jetzt, da wir mit dem grundlegenden Audio-Setup fertig sind, ist dieser Teil ziemlich einfach:

• Wenn Sie ein Android-Telefon verwenden, tun Sie dies Laden Sie die Google Voice-App aus dem Play Store herunter und installieren Sie sie .
• Wenn Sie ein iPhone verwenden, tun Sie dies Laden Sie die Voice-App aus dem App Store herunter und installieren Sie sie .

Öffnen Sie in jedem Fall die App und folgen Sie den Anweisungen, um sich mit demselben Google-Konto anzumelden, das Sie bei der Ersteinrichtung auf Ihrem Computer verwendet haben.

Unter Android müssen Sie dieses Gerät mit Google Voice verbinden, damit das Telefon über Ihre Google Voice-Nummer Anrufe tätigen und entgegennehmen kann. Wenn Ihr Telefon über einen aktiven Mobilfunkdienst mit einer Nummer verfügt Getrennt Wenn Sie mit Ihrem Mobilfunkanbieter verbunden sind, folgen Sie den Schritten, um die beiden zu verbinden und ihnen die Zusammenarbeit zu ermöglichen.

Wenn Sie ein älteres oder sekundäres Telefon verwenden Nicht Es verfügt über einen aktiven Mobilfunkdienst, überspringen Sie einfach diesen Schritt. Sie können weiterhin mit Ihrer Google Voice-Nummer Anrufe tätigen und entgegennehmen, wenn das Telefon mit einem WLAN-Netzwerk verbunden ist.

Sowohl auf Android als auch auf iOS sehen Sie dann die Hauptoberfläche des Google Voice-Dashboards – mit Registerkarten für Ihre letzten Anrufe, Ihre Kontakte, Textnachrichten und Ihre Voicemail-Nachrichten. Die kreisförmige grüne Schaltfläche in der unteren rechten Ecke des Bildschirms ermöglicht es Ihnen, einen neuen Anruf zu tätigen oder eine neue Nachricht zu beginnen, je nachdem, welche Registerkarte Sie gerade anzeigen.

Und auf beiden Plattformen können Sie auf das dreizeilige Menüsymbol in der oberen linken Ecke der App tippen, um das Haupteinstellungsmenü zu finden.

In einem Moment werden wir die wichtigsten Spracheinstellungen direkt von der Website des Dienstes aus untersuchen, wo jede letzte Option verfügbar ist, aber jetzt können Sie einen kurzen Blick auf Anrufe tätigen und empfangen (oder Anrufe tätigen und empfangen) und eingehende Anrufe werfen Bereiche in den Anwendungseinstellungen. Diese steuern genau, wie ausgehende und eingehende Anrufe von Ihrer Sprachnummer behandelt werden Dies Das spezifische Gerät – ob sie sich auf die von Ihrem Mobilfunkanbieter bereitgestellten Mobilfunkminuten verlassen, vorausgesetzt, sie sind verfügbar, oder ob sie sich hauptsächlich auf Wi-Fi und / oder mobile Daten verlassen – und auch, ob eingehende Anrufe dies tun Lassen Sie das Telefon klingeln, damit Sie sich dessen bewusst sind.

Standardmäßig werden sie das nicht tun. Wenn Sie also auf diesem Gerät Anrufe an Ihre Google Voice-Nummer entgegennehmen möchten, müssen Sie dies unbedingt anpassen.

Wenn Sie andere Telefone oder Tablets haben, die Sie der Mischung hinzufügen und den Zugriff auf dieselben Google Voice-Funktionen zulassen möchten, wiederholen Sie denselben Vorgang auf jedem von ihnen mit der entsprechenden Android- oder iOS-App.

Denken Sie daran: Wenn Sie all diese Geräte so einrichten, dass sie Anrufe entgegennehmen, klingelt jedes Mal eine Menge Dinge, wenn jemand Ihre Nummern wählt. Also wenn du لا Möchten Sie eine Reihe verschiedener Geräte, die bei jedem eingehenden Anruf gleichzeitig Ihre Aufmerksamkeit erfordern, stellen Sie sicher, dass Sie auf jedem Gerät in die Benachrichtigungseinstellungen der Google Voice-App gehen und die entsprechenden Anpassungen vornehmen.

Abgesehen davon sind wir bereit, zu Ihrem Computer zurückzukehren, um uns mit allen Google Voice-Einstellungen vertraut zu machen.

Erkunden Sie die Google Voice-Einstellungen

Nun – sind Sie bereit, in einige der größten Kräfte von Google Voice einzusteigen?

Klicken Sie auf der Audio-Desktop-Site auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke des Bildschirms. Dadurch gelangen Sie zum vollständigen Google Voice-Einstellungsmenü, in dem Sie alle verfügbaren Optionen finden.

Oh mein Gott, gibt es so viele von ihnen.

Der erste Abschnitt des Bildschirms, „Konto“, enthält alle grundlegenden Nummern- und Geräteverwaltungseinstellungen, wann immer Sie grundlegende Änderungen vornehmen müssen. Der einzige Punkt, an den Sie jetzt denken müssen, sind "zugehörige Nummern". Wenn Sie Ihre Google Voice-Nummer so einrichten möchten, dass sie an beliebige Nummern weitergeleitet wird andere Bestehende – eine Büroleitung, ein zweites Mobiltelefon oder sogar das Telefon eines Kollegen – klicken Sie auf die Schaltfläche „Neue verknüpfte Nummer“ und folgen Sie den Schritten, um die benötigte Nummer hinzuzufügen und zu bestätigen.

Im zweiten Abschnitt des Bildschirms, Nachrichten, befindet sich ein einziger Kippschalter, mit dem Sie alle eingehenden Nachrichten an Ihre E-Mail weiterleiten können (in denselben Posteingang des Google-Kontos). Es ist eine einfache, aber nützliche Funktion, besonders wenn Sie in Ihrem Posteingang leben und sicherstellen möchten, dass Sie tagsüber nichts verpassen.

Im dritten Abschnitt „Anrufe“ beginnt die wahre Stärke von Google Voice. Unter Anrufweiterleitung können Sie einen Schalter neben jeder verknüpften Nummer, die Sie hinzugefügt haben, umlegen, um alle eingehenden Anrufe auf Ihrer Google Voice-Nummer jederzeit an diese weiterzuleiten.

Und direkt darunter können Sie im Abschnitt Benutzerdefinierte Anrufweiterleitung kontextbezogene Filter für Weiterleitungstypen einrichten محددة. Nur Anrufe an verschiedene verknüpfte Nummern. Klicken Sie einfach auf Regel erstellen und Sie können einzelne Kontakte, Kontaktgruppen oder breite Kontaktkategorien wie anonyme Anrufer auswählen und Google Voice dann genau mitteilen, was zu tun ist, wenn diese Personen Sie kontaktieren.

JR Rafael / IDG

Zurück auf dem Hauptbildschirm mit den Google Voice-Einstellungen bietet der Abschnitt "Anrufe" einige weitere Optionen, die es wert sind, in Betracht gezogen zu werden:

• Die Funktion „E-Mail-Benachrichtigungen über verpasste Anrufe erhalten“ wird genau das tun, was Sie erwarten. So stellen Sie sicher, dass ein wichtiger Anruf nicht unbemerkt bleibt.
• Screen Calls fordert jeden eingehenden Anrufer auf, seinen Namen zu sagen, und setzt ihn dann in die Warteschleife, während Sie die Aufzeichnung hören, damit Sie entscheiden können, ob Sie antworten möchten.
• Die Optionen für eingehende Anrufe aktivieren Ihre Fähigkeit, einen eingehenden Anruf aufzuzeichnen, indem Sie die 4 drücken, und einen laufenden Anruf an eine Ihrer anderen verknüpften Nummern umzuleiten, indem Sie die Taste * drücken (allerdings nur bei einzelnen Google-Konten und nicht in arbeitsbereichsbezogenen Google Voice-Einstellungen). seltsam).

Scrollen Sie von dort nach unten zu Voicemail und Sie finden Optionen zum Aufzeichnen ausgehender Voicemails und zum Verwalten anderer Voicemail-bezogener Einstellungen.

Wenn Sie möchten, können Sie unter Zahlungen eine Zahlungsmethode verknüpfen, um Guthaben für Auslandsgespräche zu erhalten. In den USA sind Anrufe über Google Voice an andere US-Nummern sowie kanadische Nummern völlig kostenlos, während Anrufe in andere Länder variieren im Preis .

Und zu guter Letzt möchten Sie vielleicht unter Sicherheit den Schalter neben Spamfilter umlegen. Dadurch können die Spam-Erkennungssysteme von Google verhindern, dass Sie von unerwünschten Anrufen, Nachrichten und Voicemails belästigt werden.

Wütend! Ich habe dir gesagt, Google Voice hat viele coole Ebenen, richtig? Greifen Sie jedoch zum Telefon: Wir haben ein weiteres Paar leistungsstarker Möglichkeiten, die wir erkunden können, bevor wir Schluss machen.

Google Voice Rewards für Unternehmen

Eine der nützlichsten Google Voice-Funktionen ist nur für Geschäftskonten verfügbar – insbesondere für diejenigen, die die Google Voice-Standard- oder Premier-Serviceebenen verwenden (20 oder 30 US-Dollar pro Benutzer und Monat).

Wenn Ihr Unternehmen einem solchen Plan folgt, können Sie zwei erweiterte Telefonverwaltungsoptionen für Unternehmen anrufen:

1. Sie können ein vollautomatisches professionelles Sprachtelefon-Menüsystem einrichten, das Anrufe unter einer Ihrer Google Voice-Nummern entgegennimmt und Anrufer je nach Tageszeit und gewählten Optionen an verschiedene Orte weiterleitet.
2. Sie können Anrufgruppen erstellen, die es mehreren Personen erleichtern, eingehende Anrufe unter derselben Nummer zu bearbeiten – wie beispielsweise eine vereinfachte Nummer eins für Ihr Vertriebsteam. Die Master-Rufnummer kann entweder jedes Mitglied des zugeordneten Teams gleichzeitig anrufen, so dass derjenige, der zuerst antwortet, den Anruf erhält, oder sie kann alle zugeordneten Nummern einzeln in zufälliger Reihenfolge anrufen.

Beide Optionen können vom Google Workspace-Administrator im Google Voice-Bereich der Google Admin-Konsole konfiguriert werden.

Ach ja, und noch etwas: Jede Google Voice-Nummer kann direkt eine Vielzahl von anrufen Spezialisierte Boxen und Telefone Das ermöglicht es Ihnen, effektiv zu bekommen Auf abonnementfreien, festnetzähnlichen Telefonen für Ihr Büro oder Heimbüro . Sie können über Google Voice eine eigenständige Nummer für eine solche Leitung erstellen und sogar Anrufe von Google Voice-Nummern tätigen Sonstiges automatisch, zusätzlich zum Klingeln anderer Geräte, sodass Sie jeden Anruf problemlos entgegennehmen können, wo immer Sie möchten.

Und jetzt wissen Sie von Anfang bis Ende, wie Google Voice Ihre Arbeit verändern kann und wie Sie über Ihre Telefone denken. Alles, was übrig bleibt, ist, Ihr Konto zu erstellen, die Dinge nach Ihren Wünschen einzurichten und sich dann an Ihrem neu informierten Ansatz zur Verwaltung von Telefonnummern zu erfreuen.