So verwenden Sie Microsoft Planner zur Verbesserung Ihres Arbeitsablaufs

Wenn Ihr Arbeitsplatz oder Geschäft Abonniert für Microsoft Office 365 Es gibt viele großartige Tools, die Sie nutzen können, um Ihre Effizienz zu verbessern. Wir haben bereits einige dieser Dinge angesprochen, einschließlich Team و Outlook و Microsoft Onedrive بالإضافة إلإ OneNote . Jetzt ist es an der Zeit, unsere Aufmerksamkeit auf Microsoft Planner zu richten.

Das Projektmanagement-Tool von Planner ähnelt den kostenlosen oder kostenpflichtigen Trello- oder Asana-Diensten. Es ist nicht ohne zusätzliche Kosten erhältlich und direkt in Office 365 integriert. Es kann Ihrer Organisation dabei helfen, wichtige Aufgaben im Auge zu behalten und den Arbeitsablauf zu verbessern. Hier erfahren Sie mehr darüber, wie Sie es in OnMSFT verwenden, und eine Anleitung, wie Sie es auch an Ihrem Arbeitsplatz verwenden können.

Erstellen Sie Kategorien für verschiedene Aufgaben mithilfe von „Gruppen“

Das Herzstück von Planners Experiment sind Dinge, die als „Plan“, „Eimer“ und „Bretter“ bekannt sind. Erstens ist das Board die Heimat Ihres Plans oder Ihrer To-Do-Liste. Sobald Sie einen Plan unter Planner mit der Schaltfläche (+) in der Seitenleiste erstellt haben, haben Sie ein neues Bedienfeld. Sie können dann verschiedene "Gruppen" innerhalb des Boards erstellen, um verschiedene Arten von Aufgaben zu organisieren.

Sie können dies tun, indem Sie oben im Bedienfeld auf den Link „Neuen Bucket hinzufügen“ klicken. Hier bei mekan0 verwenden wir Planner, um unsere Berichterstattung zu verfolgen. Wir haben auch verschiedene Panels für andere Arten der Abdeckung, einschließlich Office 365 und How-Tos. Typischerweise haben wir auch Ideen-Kits für Geschichten, Nachrichten und DIBSs sowie einen speziellen Eimer für Redakteure, um abgeschlossene Geschichten zu markieren.

Sobald Sie einen Bucket hinzugefügt haben, gibt es eine separate Schaltfläche (+) unter dem Containernamen. Auf diese Weise können Sie eine neue Aufgabenkarte erstellen und einem Teammitglied ein Fälligkeitsdatum zuweisen oder zuweisen. Mehr dazu haben wir weiter unten.

Verfolgen Sie Aufgaben, indem Sie Fortschritte und Termine markieren, Details auf Karten hinzufügen und vieles mehr

Es gibt viele Möglichkeiten, wie Sie Aufgabenkarten in Planner für die Produktivität nutzen können. Sie können das Dropdown-Menü verwenden, um es in andere Repositorys zu verschieben, seinen Fortschritt zu ändern und ein Start- und Fälligkeitsdatum festzulegen. Sie können auch eine Beschreibung schreiben, um Ihre Kollegen wissen zu lassen, woran Sie gerade arbeiten. Beschäftigung. Der Einfachheit halber gibt es sogar eine Checkliste, die helfen kann, den Fortschritt dessen, was eingestellt wurde, im Auge zu behalten

Noch besser ist, dass es auch eine Schaltfläche Anhang hinzufügen gibt, mit der Sie Dateien oder Links auflisten können, die auf der Karte selbst sichtbar sein werden. Wir verwenden diese Funktion hier bei OnMSFT oft, um Links zu den Quellen von Artikeln zu teilen, über die wir schreiben.

Zusätzlich gibt es verschiedenfarbige „Aufkleber“, die an der Seite jeder Missionskarte verlaufen. Es sind insgesamt sechs verfügbar, und Sie können den Namen für jeden anpassen. Dadurch wird ein farbiges Etikett an die Seite der Karte geklebt und hilft dabei, einen visuellen Hinweis darauf zu geben, worauf sich die Karte bezieht. Für uns hier bei OnMSFT verwenden wir die Bezeichnungen „hohe Priorität“ und „niedrige Priorität“.

Verwenden Sie Filter oder gruppieren Sie nach Funktionen, um die Auswahl zu erleichtern

Wenn Sie dem Diagramm immer mehr Aufgaben und Gruppenlisten hinzufügen, kann es schwierig werden, den Überblick zu behalten. Glücklicherweise gibt es eine Filterfunktion, die helfen kann. Oben rechts im Fenster verfügbar, ermöglicht es Ihnen, Aufgaben nur nach Ihrem Namen – oder dem Namen Ihres Kollegen – zu filtern.

Alternativ können Sie auch die Funktion „Gruppieren nach“ verwenden, um das Erscheinungsbild von Gruppenlisten umzuschalten. Auf diese Weise können Sie nach der Zuweisung der Aufgabe, nach Fortschritt oder nach Fälligkeitsdaten und Bezeichnungen gruppieren.

Probieren Sie die Grafiken aus, um einen analytischen Blick auf Ihren Fortschritt zu werfen

Der Planer kann manchmal chaotisch werden, (als Chef oder Manager) können Sie möglicherweise nicht immer sehen, woran gearbeitet wird und wer eine bestimmte Aufgabe erledigt. Glücklicherweise hat Microsoft eine raffinierte kleine Funktion in Planner integriert, die helfen kann.

In der oberen Menüleiste sehen Sie neben dem Plannamen ein Symbol, das wie ein Diagramm aussieht. Wenn Sie darauf klicken, gelangen Sie in den Grafikmodus. Sie können den Gesamtstatus von Plänen und weitere Details zu begonnenen, laufenden, verzögerten oder abgeschlossenen Aufgaben anzeigen. Sie können auch die Anzahl der Aufgaben pro Gruppe und die Anzahl der Aufgaben pro Mitglied sehen. An der Seite kann auch eine Liste mit allen verfügbaren Behälterartikeln angezeigt werden.

Eine ähnliche Funktion ist auch für alle Teammitglieder verfügbar, um ihre Aufgaben in allen Plänen und Lagern visuell zu sehen. Klicken Sie einfach auf das Kreissymbol in der linken Seitenleiste, um die Übersichtsseite zu starten. Sie erhalten eine visuelle Ansicht, wie viele Aufgaben noch übrig sind, und mehr.

Wie werden Sie Planner verwenden?

Wie Sie sehen können, ist Planner ein sehr mächtiges Werkzeug. Es gibt mehr als eine Methode, mit der Sie Unordnung beseitigen und Aufgaben in Ihrer Arbeitsumgebung besser verwalten können. Es ist direkt in Office 365 integriert, und Sie erhalten alles, was Sie zum Verwalten Ihres Teams benötigen, ohne sich Gedanken darüber machen zu müssen, zwischen verschiedenen Diensten oder Apps wechseln zu müssen. Glauben Sie, dass Sie Planner in Ihrem Unternehmen einsetzen werden? Lassen Sie es uns in den Kommentaren unten wissen.