چگونه از Microsoft Planner برای بهبود جریان کاری خود استفاده کنید

اگر محل کار یا کسب و کار شما مشترک مایکروسافت آفیس 365 است ابزارهای بسیار خوبی وجود دارد که می توانید از آنها برای بهبود کارایی خود استفاده کنید. ما قبلاً به برخی از این موارد از جمله اشاره کرده ایم تیم و چشم انداز و OneDrive بعلاوه یک نکته . اکنون زمان آن رسیده است که توجه خود را به Microsoft Planner معطوف کنیم.

ابزار مدیریت پروژه Planner مشابه خدمات رایگان یا پولی Trello یا Asana است. بدون هزینه اضافی ارائه نمی شود و دقیقاً در Office 365 تعبیه شده است و می تواند به سازمان شما کمک کند تا کارهای مهم را پیگیری کند و گردش کار را بهبود بخشد. در اینجا بیشتر در مورد نحوه استفاده از آن در OnMSFT و راهنمایی برای نحوه استفاده از آن در محل کار خود آورده شده است.

ایجاد دسته برای کارهای مختلف با استفاده از "گروه ها"

در قلب آزمایش Planner چیزهایی وجود دارد که به عنوان "طرح"، "سطل" و "تخته" شناخته می شوند. اولاً، تابلو خانه برنامه یا فهرست کارهای شماست. هنگامی که با استفاده از دکمه (+) در نوار کناری، طرحی را در برنامه Planner ایجاد کردید، یک پنل جدید خواهید داشت. سپس می‌توانید «گروه‌های» مختلفی را در هیئت مدیره ایجاد کنید تا انواع مختلف وظایف را سازماندهی کنید.

می توانید این کار را با کلیک بر روی پیوند "افزودن سطل جدید" در بالای پانل انجام دهید. در اینجا در mekan0، ما از Planner برای پیگیری پوشش خبری خود استفاده می کنیم. ما همچنین پنل های مختلفی را برای انواع دیگر پوشش، از جمله Office 365 و How-Tos داریم. به طور معمول، ما همچنین کیت های ایده داستان، داستان های خبری و DIBS و همچنین یک سطل مخصوص برای ویراستاران برای علامت گذاری داستان های تکمیل شده داریم.

هنگامی که یک سطل اضافه می کنید، یک دکمه جداگانه (+) در زیر نام ظرف وجود دارد. این به شما این امکان را می دهد که یک کارت وظیفه جدید ایجاد کنید و تاریخ سررسید را به یکی از اعضای تیم اختصاص دهید. در زیر بیشتر در مورد آن داریم.

با علامت‌گذاری پیشرفت و تاریخ، افزودن جزئیات روی کارت‌ها و موارد دیگر، وظایف را ردیابی کنید

راه های زیادی وجود دارد که می توانید از کارت های وظیفه در Planner برای بهره وری استفاده کنید. می توانید از منوی کشویی برای انتقال آن به مخازن مختلف، تغییر پیشرفت آن و تعیین تاریخ شروع و سررسید استفاده کنید. همچنین می‌توانید شرحی بنویسید تا به همکارانتان اطلاع دهید که روی چه چیزی کار می‌کنید. استخدام. برای سادگی، حتی یک چک لیست وجود دارد که می تواند به پیگیری پیشرفت هر آنچه تنظیم شده است کمک کند.

حتی بهتر از آن، یک دکمه افزودن پیوست نیز وجود دارد که می توانید از آن برای فهرست کردن فایل ها یا پیوندهایی که در خود کارت قابل مشاهده هستند استفاده کنید. ما اغلب از این ویژگی در اینجا در OnMSFT برای به اشتراک گذاشتن پیوندها به منابع هر مقاله ای که درباره آن می نویسیم استفاده می کنیم.

علاوه بر این، «برچسب‌های» رنگی مختلفی در کنار هر کارت مأموریت وجود دارد. در مجموع شش مورد موجود است و می‌توانید نام هر یک را سفارشی کنید. این یک برچسب رنگی را به کنار کارت می چسباند و به ایجاد یک نشانه بصری از آنچه کارت به آن اشاره می کند کمک می کند. برای ما اینجا در OnMSFT، از برچسب‌های «اولویت بالا» و «اولویت پایین» استفاده می‌کنیم.

از فیلترها یا گروه بر اساس ویژگی برای کمک به انتخاب موارد مهم استفاده کنید

همانطور که وظایف و لیست های گروهی بیشتری را به نمودار اضافه می کنید، پیگیری آنچه در حال رخ دادن است دشوار می شود. خوشبختانه، یک ویژگی فیلتر وجود دارد که می تواند کمک کند. در سمت راست بالای پنجره موجود است، این به شما امکان می دهد وظایف را فقط بر اساس نام خود - یا نام همکارتان فیلتر کنید.

به عنوان جایگزین، می‌توانید از ویژگی Group By نیز برای تغییر ظاهر لیست‌های گروه استفاده کنید. این به شما این امکان را می دهد که بر اساس افرادی که کار به آنها محول شده است، بر اساس پیشرفت، یا بر اساس تاریخ مقرر و برچسب ها گروه بندی کنید.

نمودارها را امتحان کنید تا نگاهی تحلیلی به پیشرفت خود داشته باشید

برنامه ریز ممکن است گاهی اوقات نامرتب شود، (به عنوان یک رئیس یا مدیر) ممکن است همیشه نتوانید ببینید روی چه چیزی کار می شود و چه کسی یک کار خاص را انجام می دهد. خوشبختانه، مایکروسافت یک ویژگی کوچک زیبا در Planner تعبیه شده است که می تواند کمک کند.

از نوار منوی بالا، در کنار نام طرح، نمادی را مشاهده خواهید کرد که شبیه یک نمودار است. اگر روی آن کلیک کنید به حالت نمودار هدایت می شوید. می‌توانید وضعیت کلی برنامه‌ها و جزئیات بیشتر در مورد کارهایی را که شروع شده، در حال انجام، تأخیر یا تکمیل شده‌اند، مشاهده کنید. همچنین می توانید تعداد وظایف هر گروه و تعداد وظایف هر عضو را مشاهده کنید. فهرستی نیز می‌تواند در کنار آن نمایش داده شود، با تمام اقلام ظرف موجود.

یک ویژگی مشابه نیز برای همه افراد تیم در دسترس است تا به صورت بصری وظایف خود را در همه طرح‌ها و انبارها ببینند. به سادگی روی نماد دایره در نوار کناری سمت چپ کلیک کنید تا صفحه نمای کلی باز شود. یک نمای بصری از تعداد وظایف باقی مانده و موارد دیگر دریافت خواهید کرد.

چگونه از Planner استفاده خواهید کرد؟

همانطور که می بینید، Planner یک ابزار بسیار قدرتمند است. بیش از یک روش وجود دارد که می توانید برای از بین بردن درهم ریختگی و مدیریت بهتر وظایف در محیط کار خود استفاده کنید. این دقیقاً در آفیس 365 تعبیه شده است، و شما همه چیزهایی را که برای مدیریت تیم خود نیاز دارید، بدون نگرانی در مورد جابه‌جایی بین سرویس‌ها یا برنامه‌های مختلف دریافت می‌کنید. آیا فکر می کنید از Planner در شرکت خود استفاده خواهید کرد؟ در قسمت نظرات پایین ما را آگاه کنید.