अपने कार्य प्रवाह को बेहतर बनाने के लिए Microsoft प्लानर का उपयोग कैसे करें

यदि आपका व्यवसाय या कार्यस्थल माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस 365 की सदस्यता ली ऐसे कई बेहतरीन उपकरण हैं जिनका लाभ आप अपनी दक्षता में सुधार के लिए उठा सकते हैं। इनमें से कुछ चीज़ों पर हम पहले ही चर्चा कर चुके हैं टीमें و आउटलुक و OneDrive بال بافة ةلى OneNote . अब, हमारा ध्यान Microsoft प्लानर की ओर लगाने का समय आ गया है।

प्लानर प्रोजेक्ट प्रबंधन टूल मुफ़्त या सशुल्क ट्रेलो या आसन सेवाओं के समान है। यह बिना किसी अतिरिक्त लागत के आता है और इसे सीधे Office 365 में बनाया गया है, और यह आपके संगठन को महत्वपूर्ण कार्यों पर नज़र रखने और वर्कफ़्लो में सुधार करने में मदद कर सकता है। यहां OnMSFT में इसका उपयोग करने के तरीके के बारे में अधिक जानकारी दी गई है, और साथ ही इसे अपने कार्यस्थल में कैसे उपयोग किया जाए इसके लिए एक मार्गदर्शिका भी दी गई है।

समूहों का उपयोग करके विभिन्न कार्यों के लिए श्रेणियां बनाएं

प्लानर अनुभव के केंद्र में कुछ चीजें हैं जिन्हें प्लानर्स, बकेट और पैलेट्स के नाम से जाना जाता है। सबसे पहले, बोर्ड आपकी योजना, या कार्य सूची का घर है। एक बार जब आप साइडबार पर (+) बटन का उपयोग करके प्लानर के तहत एक योजना बनाते हैं, तो आपके पास एक नया बोर्ड होगा। फिर आप विभिन्न प्रकार के कार्यों को व्यवस्थित करने के लिए बोर्ड के भीतर अलग-अलग "समूह" बना सकते हैं।

आप पैनल के शीर्ष पर Add New Bucket लिंक पर क्लिक करके ऐसा कर सकते हैं। यहां mekan0 पर, हम अपने समाचार कवरेज को ट्रैक करने के लिए प्लानर का उपयोग करते हैं। हमारे पास Office 365 और How-Tos सहित अन्य प्रकार के कवरेज के लिए भी अलग-अलग पैनल हैं। आमतौर पर, हमारे पास कहानी के विचारों, कथानकों और डीआईबीएस के लिए संग्रह भी होते हैं, साथ ही संपादकों के लिए पूरी कहानियों को टैग करने के लिए एक विशेष बाल्टी भी होती है।

एक बार जब आप बाल्टी जोड़ते हैं, तो बाल्टी नाम के नीचे एक अलग बटन (+) होता है। यह आपको एक नया कार्य कार्ड बनाने और एक नियत तिथि निर्दिष्ट करने या टीम के किसी सदस्य को सौंपने की अनुमति देगा। हमारे पास नीचे उस पर और अधिक जानकारी है।

प्रगति और तिथियों को चिह्नित करके, कार्डों पर विवरण जोड़कर और बहुत कुछ करके कार्यों को ट्रैक करें

उत्पादकता लाभ के लिए आप कई तरीकों से प्लानर में टास्क कार्ड का लाभ उठा सकते हैं। आप उन्हें अलग-अलग गोदामों में ले जाने, उनकी प्रगति बदलने और आरंभ तिथि और नियत तारीख निर्धारित करने के लिए ड्रॉपडाउन मेनू का उपयोग कर सकते हैं। आप अपने सहकर्मियों को यह बताने के लिए विवरण भी लिख सकते हैं कि आप क्या काम कर रहे हैं। रोज़गार। सरलता के लिए, यहां एक चेकलिस्ट भी है जो आपके द्वारा उपयोग की गई किसी भी चीज़ की प्रगति को ट्रैक करने में सहायता कर सकती है

इससे भी बेहतर, इसमें एक ऐड अटैचमेंट बटन भी है जिसका उपयोग आप उन फ़ाइलों या लिंक को सूचीबद्ध करने के लिए कर सकते हैं जो कार्ड पर ही दिखाई देंगे। हम अक्सर यहां OnMSFT पर इस सुविधा का उपयोग अपने द्वारा लिखे गए किसी भी लेख के स्रोतों के लिंक साझा करने के लिए करते हैं।

इसके अलावा, अलग-अलग रंग के "स्टिकर" होते हैं जो प्रत्येक मिशन कार्ड के किनारे लगे होते हैं। कुल छह उपलब्ध हैं, और आप प्रत्येक के लिए नाम अनुकूलित कर सकते हैं। यह कार्ड के किनारे पर एक रंगीन स्टिकर चिपका देगा, और कार्ड किस बारे में बात कर रहा है इसका एक दृश्य संकेत बनाने में मदद करेगा। यहां ऑनएमएसएफटी में हमारे लिए, हम "उच्च प्राथमिकता" और "निम्न प्राथमिकता" लेबल का उपयोग करते हैं।

क्या मायने रखता है यह चुनने में मदद के लिए फ़िल्टर का उपयोग करें या सुविधा के आधार पर समूह बनाएं

जैसे-जैसे आप चार्ट में अधिक से अधिक कार्य और बकेट सूचियाँ जोड़ते हैं, क्या हो रहा है इसका ट्रैक रखना मुश्किल हो सकता है। सौभाग्य से, एक फ़िल्टर सुविधा है जो मदद कर सकती है। विंडो के शीर्ष दाईं ओर उपलब्ध, यह आपको केवल आपके नाम - या किसी सहकर्मी के नाम के आधार पर कार्यों को फ़िल्टर करने की अनुमति देगा।

वैकल्पिक रूप से, आप अपनी संग्रह सूचियों की उपस्थिति को चालू करने के लिए ग्रुप बाय सुविधा का भी उपयोग कर सकते हैं। यह आपको यह समूह बनाने की अनुमति देगा कि कार्य किसे सौंपा गया है, प्रगति के आधार पर, या नियत तिथियों और लेबलों के आधार पर।

अपनी प्रगति पर विश्लेषणात्मक दृष्टि डालने के लिए ग्राफ़ आज़माएँ

चार्ट कभी-कभी गड़बड़ हो सकता है, क्योंकि (एक बॉस या प्रबंधक के रूप में) आप हमेशा यह नहीं देख पाएंगे कि किस पर काम किया जा रहा है और कौन विशिष्ट कार्य कर रहा है। सौभाग्य से, माइक्रोसॉफ्ट के पास प्लानर में निर्मित एक छोटा सा फीचर है जो मदद कर सकता है।

शीर्ष मेनू बार से, योजना के नाम के आगे, आपको एक आइकन दिखाई देगा जो ग्राफ़ जैसा दिखता है। यदि आप इस पर क्लिक करते हैं, तो आप चार्ट मोड पर स्विच हो जाएंगे। आप योजनाओं की समग्र स्थिति और शुरू किए गए, प्रगति पर, विलंबित या पूर्ण किए गए कार्यों के बारे में अधिक विवरण देख सकते हैं। आप प्रति समूह कार्यों की संख्या और प्रति सदस्य कार्यों की संख्या भी देख सकते हैं। सभी उपलब्ध कंटेनर आइटमों के साथ एक सूची भी किनारे पर प्रदर्शित की जा सकती है।

एक समान सुविधा टीम के किसी भी व्यक्ति के लिए सभी योजनाओं और बकेट में उनके कार्यों को स्पष्ट रूप से देखने के लिए भी उपलब्ध है। अवलोकन पृष्ठ लॉन्च करने के लिए बस बाएं साइडबार पर सर्कल आइकन पर क्लिक करें। आपको एक विज़ुअल डिस्प्ले मिलेगा कि कितने कार्य बचे हैं, और भी बहुत कुछ।

आप प्लानर का उपयोग कैसे करेंगे?

जैसा कि आप देख सकते हैं, प्लानर एक बहुत शक्तिशाली उपकरण है। ऐसी एक से अधिक विधियाँ हैं जिनका उपयोग आप अपने कार्यस्थल के वातावरण में अव्यवस्था को खत्म करने और कार्यों को बेहतर ढंग से प्रबंधित करने के लिए कर सकते हैं। इसे सीधे Office 365 में बनाया गया है, और आपके पास विभिन्न सेवाओं या ऐप्स के बीच स्विच करने की चिंता किए बिना अपनी टीम को प्रबंधित करने के लिए आवश्यक सभी चीजें हो सकती हैं। क्या आपको लगता है कि आप अपनी कंपनी में प्लानर का उपयोग करेंगे? नीचे टिप्पणी करके हमें बताएं।