Cara menggunakan Microsoft Planner untuk meningkatkan alur kerja Anda

Jika tempat kerja atau bisnis Anda Berlangganan ke Microsoft Office 365 Ada banyak alat hebat yang dapat Anda manfaatkan untuk meningkatkan efisiensi Anda. Kami sudah menyentuh beberapa hal ini, termasuk Tim و Outlook و onedrive Sebagai tambahannya OneNote . Sekarang, saatnya mengalihkan perhatian kita ke Microsoft Planner.

Alat manajemen proyek Planner mirip dengan layanan Trello atau Asana gratis atau berbayar. Itu tidak datang tanpa biaya tambahan dan dibangun langsung ke Office 365, dan itu bisa membantu organisasi Anda melacak tugas-tugas penting dan meningkatkan alur kerja. Berikut selengkapnya tentang cara menggunakannya di OnMSFT, dan panduan tentang cara menggunakannya juga di tempat kerja Anda.

Buat kategori untuk tugas yang berbeda menggunakan "grup"

Inti dari eksperimen Planner adalah beberapa hal yang dikenal sebagai 'rencana', 'ember', dan 'papan'. Pertama, papan adalah rumah dari rencana Anda, atau daftar tugas. Setelah Anda membuat rencana di bawah Planner menggunakan tombol (+) di bilah sisi, Anda akan memiliki panel baru. Anda kemudian dapat membuat 'grup' yang berbeda di dalam papan untuk mengatur berbagai jenis tugas.

Anda dapat melakukannya dengan mengeklik tautan “Tambahkan Keranjang Baru” di bagian atas panel. Di sini, di mekan0, kami menggunakan Planner untuk melacak liputan berita kami. Kami juga memiliki panel yang berbeda untuk jenis cakupan lainnya, termasuk Office 365 dan How-Tos. Biasanya, kami juga memiliki kit ide cerita, berita, dan DIBS, serta wadah khusus bagi editor untuk menandai cerita yang sudah selesai.

Setelah Anda menambahkan ember, ada tombol terpisah (+) di bawah nama wadah. Ini akan memungkinkan Anda untuk membuat kartu tugas baru dan menetapkan atau menetapkan tanggal jatuh tempo kepada anggota tim. Kami memiliki lebih banyak tentang itu di bawah ini.

Lacak tugas dengan menandai kemajuan dan tanggal, menambahkan detail pada kartu, dan banyak lagi

Ada banyak cara Anda dapat memanfaatkan kartu tugas di Planner untuk produktivitas. Anda dapat menggunakan menu tarik-turun untuk memindahkannya ke repositori yang berbeda, mengubah kemajuannya, dan menetapkan tanggal mulai dan jatuh tempo. Anda juga dapat menulis deskripsi untuk memberi tahu rekan kerja Anda apa yang sedang Anda kerjakan. pekerjaan. Demi kesederhanaan, bahkan ada daftar periksa yang dapat membantu melacak kemajuan apa pun yang telah ditetapkan

Lebih baik lagi, ada juga tombol Tambahkan Lampiran yang dapat Anda gunakan untuk membuat daftar file atau tautan yang akan terlihat di kartu itu sendiri. Kami sering menggunakan fitur ini di OnMSFT untuk membagikan tautan ke sumber artikel apa pun yang kami tulis.

Selain itu, ada 'stiker' berwarna berbeda di sepanjang sisi setiap kartu misi. Total enam tersedia, dan Anda dapat menyesuaikan nama untuk masing-masing. Ini akan menempelkan label berwarna ke sisi kartu, dan membantu menciptakan indikasi visual tentang apa yang dimaksud kartu tersebut. Bagi kami di OnMSFT, kami menggunakan label 'prioritas tinggi' dan 'prioritas rendah'.

Gunakan filter atau kelompokkan berdasarkan fitur untuk membantu Anda memilih yang penting

Saat Anda menambahkan lebih banyak tugas dan daftar grup ke bagan, akan sulit untuk melacak apa yang terjadi. Untungnya, ada fitur filter yang bisa membantu. Tersedia di sisi kanan atas jendela, ini akan memungkinkan Anda memfilter tugas hanya berdasarkan nama Anda — atau nama rekan kerja Anda.

Sebagai alternatif, Anda juga dapat menggunakan fitur Group By untuk mengaktifkan tampilan daftar grup. Ini akan memungkinkan Anda untuk mengelompokkan menurut siapa tugas diberikan, berdasarkan kemajuan, atau berdasarkan tanggal dan label.

Coba grafik untuk melihat kemajuan Anda secara analitis

Perencana terkadang bisa berantakan, (sebagai bos atau manajer) Anda mungkin tidak selalu dapat melihat apa yang sedang dikerjakan dan siapa yang melakukan tugas tertentu. Untungnya, Microsoft memiliki fitur kecil yang bagus di dalam Planner yang dapat membantu.

Dari bilah menu atas, di samping nama paket, Anda akan melihat ikon yang terlihat seperti grafik. Jika Anda mengklik ini, Anda akan dibawa ke mode grafik. Anda dapat melihat status keseluruhan rencana dan detail selengkapnya tentang tugas yang dimulai, sedang berlangsung, tertunda, atau diselesaikan. Anda juga dapat melihat jumlah tugas per grup dan jumlah tugas per anggota. Daftar juga dapat ditampilkan di samping, dengan semua item kontainer tersedia.

Fitur serupa juga tersedia bagi siapa saja di tim untuk melihat tugas mereka secara visual di semua rencana dan gudang. Cukup klik ikon lingkaran di bilah sisi kiri untuk membuka halaman ikhtisar. Anda akan mendapatkan tampilan visual tentang berapa banyak tugas yang tersisa, dan banyak lagi.

Bagaimana Anda akan menggunakan Planner?

Seperti yang Anda lihat, Planner adalah alat yang sangat kuat. Ada lebih dari satu metode yang dapat Anda gunakan untuk menghilangkan kekacauan dan mengelola tugas dengan lebih baik di lingkungan tempat kerja Anda. Itu dibangun langsung ke Office 365, dan Anda mendapatkan semua yang Anda butuhkan untuk mengelola tim Anda tanpa khawatir harus beralih di antara layanan atau aplikasi yang berbeda. Apakah Anda pikir Anda akan menggunakan Planner di perusahaan Anda? Beri tahu kami di komentar di bawah.