Notendahandbók fyrirtækja fyrir Google Voice

Jæja, próftími: Geturðu sagt mér nákvæmlega hvað hann gerir í einni setningu Google Voice ؟

Þetta er spurning sem jafnvel vanmetnustu Google nördarnir eiga erfitt með að svara stutt og hnitmiðað – og fyrir hinn almenna heilbrigða manneskju sem er ekki tæknivæddur fellur svarið venjulega einhvers staðar á milli "ha?" og "Bíddu, er þetta það sama og gChat?"

Í alvöru, þetta kemur ekki á óvart. Google Voice er ein flóknasta, ruglingslegasta og illa kynnta Google þjónustan. En það er líka eitt það öflugasta - ef Þú gefur þér tíma til að finna út nákvæmlega hvað þú gerir og hvernig það getur virkað fyrir þig.

Og sérstaklega ef þú notar símann þinn í hvers kyns viðskiptum getur hann skipt sköpum dag og nótt í getu þinni til að vera tengdur og eins afkastamikill og mögulegt er, sama hvar þú vinnur eða hvers konar tæki þú notar hverju sinni. augnablik. Án ýkju mun það gjörbreyta því hvernig þú hugsar um nútíma farsíma og hvað símanúmer er.

Líttu á þetta sem óopinbera leiðbeiningar þínar til að byrja með Google Voice og fá sem mest út úr vanmetnum en fullum möguleikum.

Google Voice Basic Business Basics

Við byrjum á grunnatriðum - og snúum aftur að spurningunni sem ég spurði í upphafi þessa samtals: Hvað hann er Google Voice nákvæmlega?

Í sinni einföldustu mynd, Google Voice Þetta er skýjabundin þjónusta sem heldur utan um símanúmerið þitt fyrir þig. Í stað þess að tengjast SIM-korti og tengja það sérstaklega við einn líkamlegan snjallsíma, býr númerið þitt á þunnum Google netþjóni og er algjörlega stjórnað af Google hugbúnaði.

Eins undarlega og það kann að hljóma, þá losar þetta fyrirkomulag tölurnar þínar á endanum úr hefðbundnum fjötrum og gerir þér kleift að eiga samskipti á alls kyns þægilegan og hagkvæman hátt.

Í rauninni gerir þetta þér kleift að:

1. Hringdu og taktu á móti símtölum með því að nota staðlaða númerið þitt í hvaða tæki sem er - síma, spjaldtölvu eða jafnvel borðtölvu. Enginn sem þú talar við mun vita muninn.
2. Sendu og taktu á móti reglulegum textaskilaboðum í gegnum raddsíðuna eða öpp í hvaða tæki sem er hvenær sem er - jafnvel með tengd tæki margar í einu.

Saman þýðir þetta að sérhver sími, spjaldtölva eða tölva sem þú skráir þig inn á Google Voice verður í raun "síminn þinn" - sama á hvaða tegund af tengingu hann er eða jafnvel þótt hann sé með virka farsímaþjónustu.

Svo þú getur til dæmis:

• Settu upp Google Voice appið á Gamall Android sími , láttu það svo hringja þegar hringt er í númerið þitt, getur hringt í það úr númerinu þínu og þú getur sent og tekið á móti textaskilaboðum með venjulegu númerinu þínu svo framarlega sem það er tengt við Wi-Fi.
• Settu upp Google Voice appið á Chromebook eða Android spjaldtölva Tengstu við viðskiptavini og samstarfsmenn á sama hátt þaðan.
• Skráðu þig inn á Google Voice vefsíðuna á hvaða fartölvu sem er og komdu fram við símtöl og skilaboð á henni eins og ef Hann var Síminn þinn – óháð því hvort núverandi snjallsíminn þinn er nálægt eða kveiktur.

Frekar umbreytandi efni, er það ekki? Og það er meira: Google Voice afritar líka talhólf sjálfkrafa og gerir þér kleift að hlusta á tölvupóst أو Lestu það úr hvaða tæki sem þú ert skráður inn á. Það færir ruslpóstsíu á Google-stigi í símtöl, textaskilaboð og talhólfsskilaboð, auk möguleika á að skima öll símtölin þín. Og það gefur þér öflugt samhengisbundið símtalaflutningskerfi - næstum eins og Gmail síur fyrir símann þinn.

Eins og ég sagði, þetta er mjög öflug þjónusta en líka ruglingslega flókin. Við skulum kafa ofan í og ​​kanna hvert síðasta púslstykki svo þú getir fullvissað þig um að nýta allt sem það hefur upp á að bjóða.

Byrjaðu með Google Voice

Fyrsta skrefið til að byrja með Google Voice er einfaldlega Skráðu þig inn á þjónustuna Og undirbúa þig með númeri. Þessi hluti af ferlinu er auðveldastur ef þú byrjar á tölvu.

Með einstökum Google reikningum sem ekki eru tengdir fyrirtækinu geturðu strax valið nýtt Google Voice númer á hvaða svæðisnúmeri sem er ókeypis, eða þú getur valið að borga $20 til að færa tölu Núverandi til þjónustu . Í báðum tilvikum verður þú að vera í Bandaríkjunum til að vera gjaldgengur. (Því miður, heimsvinir!)

Með Google Workspace reikningum tengdum fyrirtækinu er Voice fáanlegt í Bandaríkjunum sem og í Belgíu, Kanada, Danmörku, Frakklandi, Þýskalandi, Írlandi, Ítalíu, Hollandi, Portúgal, Spáni, Svíþjóð, Sviss og Bretlandi. Vinnusvæðisstjórinn þinn verður að virkja þjónustuna fyrir þig og kostnað hennar $10, $20 eða $30 á hvern notanda á mánuði Fyrirtækið er rukkað - fer eftir völdum þjónustuflokki.

Hvort heldur sem er, þegar þú hefur stillt númerið þitt, muntu finna þig á móti Stjórnborð Google Voice Home . Þetta er þar sem þú munt alltaf geta séð nýleg símtöl og skilaboð, hringt símtöl og skilaboð Nýtt , og lestu eða hlustaðu á talhólfsskilaboðin sem eru skilin eftir í númerinu þínu.

Svo lengi sem þú ert með vefsíðuna opna munu öll símtöl í númerið þitt hringja í tölvunni þinni - og þú getur svarað þeim strax og þar.

Við munum koma aftur til að kanna nokkrar háþróaðar stillingar eftir sekúndu. Í fyrsta lagi þurfum við að færa áherslu okkar um stund og setja upp Google Voice á hvaða símum sem þú vilt nota - þar á meðal aðalsíma sem þú treystir á fyrir dagleg samskipti þín.

Settu upp síma með Google Voice

Nú þegar við erum búin með grunn hljóðuppsetningu er þessi hluti frekar auðveldur:

• Ef þú ert að nota Android síma, gerðu það Sæktu og settu upp Google Voice appið úr Play Store .
• Ef þú ert að nota iPhone, gerðu það Sæktu og settu upp Voice appið frá App Store .

Hvort heldur sem er, opnaðu forritið og fylgdu leiðbeiningunum til að skrá þig inn með sama Google reikningi og þú notaðir í fyrstu uppsetningu á tölvunni þinni.

Í Android þarftu að tengja þetta tæki við Google Voice til að leyfa símanum að hringja og svara símtölum með Google Voice númerinu þínu. Ef síminn þinn er með virka farsímaþjónustu með númeri aðskilið Tengdur símafyrirtækinu þínu skaltu fylgja skrefunum til að tengja þetta tvennt og leyfa þeim að vinna saman.

Ef þú ert að nota eldri eða auka síma Ekki Það er með virka farsímaþjónustu, bara slepptu þessu skrefi. Þú munt áfram geta hringt og tekið á móti símtölum með Google Voice númerinu þínu þegar síminn er tengdur við Wi-Fi net.

Á bæði Android og iOS muntu sjá aðalviðmót Google Voice mælaborðsins - með flipa fyrir nýleg símtöl, tengiliði, textaskilaboð og talhólfsskilaboð. Hringlaga græni hnappurinn neðst í hægra horninu á skjánum gerir þér kleift að hringja nýtt eða hefja ný skilaboð, allt eftir því hvaða flipa þú ert að skoða.

Og á báðum kerfum muntu geta smellt á þriggja lína valmyndartáknið efst í vinstra horninu á appinu til að finna aðalstillingarvalmyndina.

Eftir augnablik munum við kanna helstu raddstillingar beint af vefsíðu þjónustunnar, þar sem allir síðastir möguleikar eru tiltækir, en í bili geturðu kíkt fljótt á hringja og svara símtölum (eða hringja og svara símtölum) og innhringingum svæði Í forritastillingum. Þetta mun stjórna nákvæmlega hvernig úthringingar og símtöl úr raddnúmerinu þínu eru meðhöndluð Þetta Hið tiltekna tæki - ef það ætlar að reiða sig á farsímamínútur frá símafyrirtækinu þínu, að því gefnu að þær séu tiltækar, eða ef þeir ætla að reiða sig fyrst og fremst á Wi-Fi og/eða farsímagögn - og einnig ef innhringingar eru mun láta símann hringja svo þú sért meðvitaður um það.

Sjálfgefið, þeir gera það ekki. Svo ef þú vilt geta svarað símtölum í Google Voice númerið þitt á þessu tæki þarftu örugglega að stilla það.

Ef þú ert með aðra síma eða spjaldtölvur sem þú vilt bæta við blönduna og leyfa aðgang að öllum sömu Google Voice aðgerðunum skaltu endurtaka þetta sama ferli á hvaða þeirra sem er með viðeigandi Android eða iOS appi.

Mundu bara: ef þú setur öll þessi tæki upp til að svara símtölum muntu fá fullt af hlutum sem hringja í hvert skipti sem einhver hringir í númerin þín. Svo, ef þú Nei Langar þig í fullt af mismunandi tækjum sem krefjast athygli þinnar á sama tíma með hverju símtali sem berast, vertu viss um að fara inn í tilkynningastillingar Google Voice appsins á hverju tæki og gera viðeigandi breytingar.

Fyrir utan það erum við tilbúin til að fara aftur í tölvuna þína til að grafa ofan í allar Google Voice stillingarnar.

Skoðaðu stillingar Google Voice

Jæja - ertu tilbúinn til að stíga inn í einhverja mestu krafta Google Voice?

Til baka á hljómborðssíðuna skaltu smella á gírtáknið efst í hægra horninu á skjánum. Þetta mun fara með þig í fulla stillingavalmynd Google Voice, þar sem þú finnur alla tiltæka valkosti.

Guð minn góður, eru þeir svo margir.

Fyrsti hluti skjásins, „Reikningur“, inniheldur öll grunnnúmer og tækjastjórnunarstillingar, hvenær sem þú þarft að gera grunnbreytingar. Eina atriðið sem þú þarft að hugsa um núna er „tengd númer“. Ef þú vilt stilla Google Voice númerið þitt til að áframsenda í hvaða númer sem er Annað Fyrirliggjandi - skrifstofulína, aukafarsími eða jafnvel sími samstarfsmanns - smelltu á "Nýtt tengt númer" hnappinn og fylgdu skrefunum til að bæta við og staðfesta númerið sem þú þarft.

Haldið áfram, annar hluti skjásins, Skilaboð, er með einum rofa til að framsenda öll komandi skilaboð í tölvupóstinn þinn (í sama pósthólf Google reikningsins). Þetta er einföld en gagnleg snerting, sérstaklega ef þú býrð í pósthólfinu þínu og vilt tryggja að þú missir ekki af neinu yfir daginn.

Þriðji hlutinn, „Símtöl,“ er þar sem raunverulegur kraftur Google Voice byrjar. Undir Símtalsflutningur muntu geta snúið rofa við hlið hvers kyns tengds númers sem þú hefur bætt við til að framsenda öll símtöl á Google Voice númerinu þínu á það alltaf.

Og rétt fyrir neðan það mun sérsniðin símtalaflutningshluti leyfa þér að setja upp samhengissíur fyrir framsendingargerðir sérstakur Aðeins hringt í mismunandi tengd númer. Smelltu einfaldlega á Búa til reglu og þú munt geta valið einstaka tengiliði, tengiliðahópa eða víðtæka tengiliðaflokka eins og nafnlausa hringjendur og síðan sagt Google Voice nákvæmlega hvað á að gera þegar þetta fólk hefur samband við þig.

JR Rafael / IDG

Aftur á aðalstillingaskjánum Google Voice, Símtöl hlutann hefur nokkra aðra valkosti sem vert er að hafa tíma í huga:

• Eiginleikinn Fá ósvöruð símtal í tölvupósti mun gera nákvæmlega það sem þú býst við. Það er frábær leið til að tryggja að mikilvægt símtal fari ekki fram hjá neinum.
• Skjásímtöl munu biðja hvern þann sem hringir að segja nafnið sitt og setja þá í bið á meðan þú heyrir upptökuna svo þú getir ákveðið hvort þú viljir svara.
• Valkostir fyrir innhringingu mun virkja möguleika þína til að taka upp símtal með því að ýta á 4 og flytja símtal í gangi í eitt af hinum tengdu númerunum þínum með því að ýta á * takkann (þó aðeins á einstökum Google reikningum og ekki í vinnusvæðistengdum stillingum Google Voice, soldið skrítið).

Skrunaðu þaðan niður í Talhólf og þú munt finna valkosti til að taka upp talhólfsskilaboð og stjórna öðrum talhólfstengdum kjörum.

Undir Greiðslur geturðu tengt greiðslumáta til að sækja um inneign fyrir millilandasímtöl, ef þú vilt. Í Bandaríkjunum eru símtöl sem hringd eru í gegnum Google Voice í önnur bandarísk númer sem og kanadísk númer algjörlega ókeypis, á meðan Símtöl til annarra landa eru mismunandi í verði .

Og síðast en ekki síst, undir Öryggi, gætirðu viljað snúa rofanum við hliðina á ruslpóstsíun. Þetta gerir ruslpóstskynjunarkerfum Google kleift að koma í veg fyrir að óæskileg símtöl, skilaboð og talhólf trufla þig.

Úff! Ég sagði þér að Google Voice er með fullt af flottum lögum, ekki satt? Gríptu samt símann: Við höfum annað par af öflugum möguleikum til að kanna áður en við köllum daginn.

Google Voice verðlaun fyrir fyrirtæki

Einn af gagnlegustu Google Voice eiginleikum er aðeins fáanlegur fyrir viðskiptareikninga - sérstaklega þá sem nota Google Voice Standard eða Premier þjónustustig ($20 eða $30 á hvern notanda á mánuði).

Ef fyrirtæki þitt fylgir slíkri áætlun geturðu hringt í tvo háþróaða símastjórnunarmöguleika fyrir fyrirtæki:

1. Þú getur sett upp fullkomlega sjálfvirkt valmyndakerfi fyrir faglega raddsíma sem svarar símtölum í einu af Google Voice númerunum þínum og beinir þeim sem hringja á mismunandi staði eftir tíma dags og valkostum sem þeir velja.
2. Þú getur búið til hringihópa sem auðvelda mörgum að sinna símtölum í sama númer - eins og einfaldað númer eitt fyrir söluteymi þitt, til dæmis. Skipulagsnúmerið getur annað hvort hringt í hvern meðlim í tilheyrandi teymi á sama tíma þannig að sá sem svarar fyrstur fær símtalið, eða það getur hringt í öll tengd númer fyrir sig í handahófskenndri röð.

Báða valkostina er hægt að stilla af Google Workspace stjórnanda í Google Voice hlutanum á Google stjórnborðinu.

Ó, og eitt í viðbót: hvaða Google Voice númer sem er getur hringt beint í margs konar Sérhæfðir kassar og símar Sem gerir þér kleift að fá í raun Á áskriftarlausum heimasímum fyrir skrifstofuna þína eða heimaskrifstofuna . Þú getur búið til sjálfstætt númer í gegnum Google Voice fyrir slíka línu og jafnvel hringt úr Google Voice númerum annað sjálfkrafa, auk þess að hringja í önnur tæki, þannig að þú getur auðveldlega svarað hvaða símtali sem er hvar sem þú vilt.

Og nú veistu, frá upphafi til enda, hvernig Google Voice getur umbreytt vinnu þinni og hvernig þú hugsar um símana þína. Allt sem er eftir er að búa til reikninginn þinn, setja hlutina upp eins og þú vilt og njóta síðan nýupplýstrar nálgunar þinnar við símanúmerastjórnun.