Að fylgjast með tölvupóstinum þínum getur verið streituvaldandi, tímafrekt og leiðinlegt. Það er ekki erfitt að safna miklum fjölda ólesinna tölvupósta. Vegna þessa er auðvelt að halda áfram að athuga stöðugt flæði skilaboða - á kostnað annarra verkefna.
Ég er með marga tölvupóstreikninga og ég á erfitt með að halda þeim fjölda ólesinna lágum. Svo ég gerði nokkrar rannsóknir og safnaði ábendingum um hvernig ég gæti bætt pósthólfsstjórnunina mína. Hér eru nokkur gagnleg ráð sem ég hef fundið til að auðvelda meðhöndlun pósthólfsins þíns, eyða minni tíma í að takast á við tölvupóst og passa að þú gleymir ekki að svara mikilvægum skilaboðum.
Ekki athuga allan tölvupóstinn þinn þegar þeir koma inn
Með tölvupósti sem berst í pósthólfið þitt allan daginn er auðvelt að láta trufla sig, jafnvel þegar þú ert í miðju einhverju mikilvægu. Í stað þess að lesa hvern og einn þegar þú færð það skaltu taka smá tíma á hverjum degi til að fara í gegnum og svara tölvupóstunum þínum. Ef þú þarft ekki að leita að mikilvægum tölvupóstum eða tilkynningum skaltu skipuleggja nokkra stutta hlé yfir daginn til að athuga tölvupóstinn þinn. Annars skaltu halda þig utan pósthólfsins.
Það er líka góð hugmynd að skipuleggja lengri tíma einu sinni í viku eða á nokkurra daga fresti til að gera eitthvað af erfiðu vinnunni við að skipuleggja pósthólfið þitt, eins og að búa til og nota möppur og merki og senda langa tölvupósta.
Ef þú finnur enn fyrir þér að fletta í gegnum tölvupóstforritið þitt gætirðu líka viljað slökkva á tölvupósttilkynningum, halda tölvupóstforritinu lokuðu og ganga úr skugga um að þú hafir ekki skilið pósthólfið eftir opið á öðrum flipa.
Þú þarft ekki að svara þeim öllum í einu
Þegar þú gerir eitt af venjulegum pósthólfathugunum þínum skaltu aðeins takast á við tölvupóst sem hægt er að meðhöndla fljótt. Ef tölvupóstur þarf skjótt svar skaltu opna hann og svara honum á meðan þú flettir í gegnum skilaboðin þín. En ef það þarf meiri tíma, gefðu þér þann tíma til að svara því síðar. Þú getur flokkað þessa tölvupósta, sett þá í tiltekna möppu eða notað blundaraðgerðina til að fá tölvupóstinn á hentugari tíma.
Búðu til marga hluta eða möppur í pósthólfinu þínu
Notaðu mismunandi möppur til að geyma tölvupóstinn þinn. Þetta getur verið byggt á mikilvægi, brýnt, hversu langan tíma það tekur að takast á við þau eða hvers konar aðgerðir sem þær krefjast. Sjálfgefið útlit með flipa í Gmail og Fókuspósthólf í Outlook getur hjálpað til við að sía ruslpóst og kynningartölvupóst og auðvelda þér að finna og athuga mikilvægan tölvupóst. Í Gmail geturðu líka breytt sniðinu þannig að tölvupósturinn þinn er flokkaður í mismunandi hluta og þú getur valið hvaða hlutar þeir eru. Sömuleiðis gerir Outlook þér kleift að skipuleggja tölvupóstinn þinn í sérsniðna hópa.
Notaðu síur, reglur og merki
Síur og reglur beina tölvupósti sem berast í sérstakar möppur. Þeir geta hjálpað til við að spara tíma og tryggja að þú beinir athyglinni að þeim tölvupóstum sem skipta mestu máli. Merki geta líka verið góð leið til að skipuleggja og hjálpa þér að halda utan um tölvupóstinn þinn með því að leyfa þér að flokka skilaboðin þín eftir mismunandi merkjum í stað þess að nota möppur.
búa til mót
Stundum endar þú með því að senda svipaða tölvupósta ítrekað. Til að gera hlutina auðveldari geturðu sett upp og notað tölvupóstsniðmát til að senda tölvupóst svo þú þurfir ekki að halda áfram að skrifa sömu skilaboðin aftur og aftur. Þú getur líka notað verkfæri eins og Smart Write og Smart Reply í Gmail til að hjálpa til við að skrifa tölvupóst hraðar.
segja upp áskrift
Afskrá þig af póstlistum og kynningartölvupósti. Farðu í gegnum fréttabréfin þín og vertu viss um að þú hafir aðeins skráð þig fyrir skilaboð sem þú hefur þegar lesið, og eyða öllum skilaboðum sem þú hefur ekki lesið nýlega. Vertu líka viss um að segja upp áskrift að samfélagsmiðlum sem þú þarft ekki. (Þú gætir þurft að fara inn í stillingar samfélagsmiðlareikninga til að slökkva á þessu.) Að öðrum kosti geturðu notað sérstakan tölvupóstreikning fyrir kynningarpósta og geymt mikilvægan tölvupóst á aðalreikningnum þínum.
Fleygðu magnpósti sem þú þarft ekki
Ef þú færð CC í samtali, þú þarft ekki að uppfæra eða þú ert í tölvupóstþræði sem svarar öllum, geturðu hunsað þennan þráð til að forðast að fá öll svör. Til að gera þetta, opnaðu hvaða skilaboð sem er í þræðinum, pikkaðu á punktana þrjá efst á skjánum (fyrir ofan efnislínuna) og veldu „Hunsa“ úr fellivalmyndinni í Gmail eða „Hunsa“ ef þú ert að nota horfur.
Ekki gera pósthólfið að verkefnalistanum þínum
Það getur verið freistandi að merkja tölvupóst sem „ólesinn“ sem áminningu um að svara honum (ég er örugglega sekur um þetta) eða vegna þess að hann inniheldur verkefni sem þú þarft að klára, en það getur líka valdið ringulreið í pósthólfinu þínu. Hafðu sérstakan verkefnalista (það eru fullt af forritum í boði fyrir það, eða þú getur notað grunnglósur eða límmiðaforrit) eða sett það í tiltekna möppu. Ef þú notar Gmail geturðu notað Google Task appið ásamt pósthólfinu þínu; Smelltu einfaldlega á litla „Sýna hliðarborð“ örina neðst í hægra horninu á skjánum og veldu Verkefnatáknið þar.
Það er góð hugmynd að hafa sérstaka lista í gangi svo að þú getir uppfært þá með hlutum úr tölvupóstinum þínum. Til dæmis, ef tölvupósturinn þinn inniheldur tengla á greinar sem þú vilt lesa þegar þú hefur meiri tíma, byrjaðu á leslista - bara ekki geyma hann í pósthólfinu þínu.
