Kā izmantot Microsoft Planner, lai uzlabotu darba plūsmu

Ja jūsu darba vieta vai uzņēmums Abonējis Microsoft Office 365 Ir daudz lielisku rīku, ko varat izmantot, lai uzlabotu savu efektivitāti. Mēs jau esam pieskārušies dažām no šīm lietām, tostarp komandas و perspektīva و OneDrive Papildus OneNote . Tagad ir pienācis laiks pievērst mūsu uzmanību Microsoft Planner.

Plānotāja projektu vadības rīks ir līdzīgs bezmaksas vai maksas Trello vai Asana pakalpojumiem. Tas nenāk bez papildu izmaksām un ir iebūvēts tieši Office 365, un tas var palīdzēt jūsu organizācijai sekot līdzi svarīgiem uzdevumiem un uzlabot darbplūsmu. Šeit ir sniegta informācija par to, kā to izmantot OnMSFT, un ceļvedis, kā to izmantot arī savā darba vietā.

Izveidojiet kategorijas dažādiem uzdevumiem, izmantojot “grupas”

Plānotāja eksperimenta pamatā ir dažas lietas, kas pazīstamas kā “plāns”, “spaiņi” un “dēļi”. Pirmkārt, tāfele ir jūsu plāna vai uzdevumu saraksta mājvieta. Kad esat izveidojis plānu sadaļā Plānotājs, izmantojot sānjoslas pogu (+), jums būs jauns panelis. Pēc tam padomē varat izveidot dažādas “grupas”, lai organizētu dažāda veida uzdevumus.

To var izdarīt, paneļa augšdaļā noklikšķinot uz saites “Pievienot jaunu segmentu”. Vietnē mekan0 mēs izmantojam Plānotāju, lai izsekotu mūsu ziņu atspoguļojumam. Mums ir arī dažādi paneļi citiem pārklājuma veidiem, tostarp Office 365 un How-Tos. Parasti mums ir arī stāstu ideju komplekti, ziņu stāsti un DIBS, kā arī īpašs spainis redaktoriem pabeigto stāstu atzīmēšanai.

Kad esat pievienojis segmentu, zem konteinera nosaukuma ir atsevišķa poga (+). Tas ļaus jums izveidot jaunu uzdevuma karti un piešķirt vai piešķirt izpildes datumu komandas dalībniekam. Tālāk mums ir vairāk par to.

Izsekojiet uzdevumiem, atzīmējot norisi un datumus, pievienojot informāciju kartēm un veicot citas darbības

Ir daudz veidu, kā varat izmantot Plānotāja uzdevumu kartītes produktivitātes uzlabošanai. Varat izmantot nolaižamo izvēlni, lai pārvietotu to uz dažādām krātuvēm, mainītu tā norisi un iestatītu sākuma un izpildes datumu. Varat arī uzrakstīt aprakstu, lai kolēģi zinātu, pie kā strādājat. nodarbinātība. Vienkāršības labad ir pat kontrolsaraksts, kas var palīdzēt sekot līdzi iestatījuma norisei.

Vēl labāk, ir arī poga Pievienot pielikumu, kuru varat izmantot, lai uzskaitītu failus vai saites, kas būs redzamas pašā kartē. Mēs bieži izmantojam šo funkciju šeit vietnē OnMSFT, lai kopīgotu saites uz to rakstu avotiem, par kuriem mēs rakstām.

Turklāt katras misijas kartītes malās ir dažādas krāsas “uzlīmes”. Kopumā ir pieejami seši, un katram no tiem varat pielāgot nosaukumu. Tas pielīmēs krāsainu etiķeti kartītes malā un palīdzēs izveidot vizuālu norādi par to, uz ko kartīte attiecas. Mums šeit, OnMSFT, mēs izmantojam apzīmējumus “augsta prioritāte” un “zema prioritāte”.

Izmantojiet filtrus vai grupējiet pēc funkcijas, lai palīdzētu jums izvēlēties svarīgāko

Diagrammai pievienojot arvien vairāk uzdevumu un grupu sarakstu, var kļūt grūti sekot līdzi notiekošajam. Par laimi, ir filtra funkcija, kas var palīdzēt. Tas ir pieejams loga augšējā labajā pusē. Tas ļaus filtrēt uzdevumus, pamatojoties tikai uz jūsu vārdu vai jūsu kolēģa vārdu.

Kā alternatīvu varat arī izmantot līdzekli Grupēšana pēc, lai pārslēgtu grupu sarakstu izskatu. Tas ļaus jums grupēt pēc tam, kam uzdevums ir piešķirts, pēc norises vai pēc izpildes datumiem un iezīmēm.

Izmēģiniet diagrammas, lai iegūtu analītisku skatījumu uz savu progresu

Plānotājs dažkārt var kļūt nekārtīgs, (kā priekšnieks vai vadītājs) jūs ne vienmēr varat redzēt, pie kā tiek strādāts un kurš veic konkrētu uzdevumu. Par laimi, Microsoft plānotājs ir iebūvēts jauks mazs līdzeklis, kas var palīdzēt.

Augšējā izvēlņu joslā blakus plāna nosaukumam redzēsit ikonu, kas izskatās kā diagramma. Noklikšķinot uz šī, tiks atvērts diagrammas režīms. Varat skatīt kopējo plānu statusu un plašāku informāciju par uzsāktajiem, notiekošajiem, aizkavētajiem vai pabeigtajiem uzdevumiem. Varat arī redzēt uzdevumu skaitu vienai grupai un uzdevumu skaitu vienam dalībniekam. Sānos var parādīt arī sarakstu ar visiem pieejamajiem konteinera priekšmetiem.

Līdzīga funkcija ir pieejama arī ikvienam komandas dalībniekam, lai vizuāli redzētu savus uzdevumus visos plānos un noliktavās. Vienkārši noklikšķiniet uz apļa ikonas kreisajā sānjoslā, lai atvērtu pārskata lapu. Jūs iegūsit vizuālu priekšstatu par atlikušo uzdevumu skaitu un daudz ko citu.

Kā jūs izmantosit Plānotāju?

Kā redzat, plānotājs ir ļoti spēcīgs rīks. Ir vairāk nekā viena metode, ko varat izmantot, lai novērstu jucekli un labāk pārvaldītu uzdevumus savā darba vidē. Tas ir iebūvēts tieši Office 365, un jūs saņemat visu, kas nepieciešams, lai pārvaldītu savu komandu, neuztraucoties par pārslēgšanos starp dažādiem pakalpojumiem vai lietotnēm. Vai jūs domājat, ka savā uzņēmumā izmantosit Plānotāju? Paziņojiet mums tālāk sniegtajos komentāros.