Cara menggunakan Microsoft Planner untuk meningkatkan aliran kerja anda

Jika tempat kerja atau perniagaan anda Melanggan Microsoft Office 365 Terdapat banyak alat hebat yang boleh anda manfaatkan untuk meningkatkan kecekapan anda. Kami telah menyentuh beberapa perkara ini, termasuk pasukan و Outlook و OneDrive Sebagai tambahan kepada OneNote . Kini, tiba masanya untuk mengalihkan perhatian kita ke arah Microsoft Planner.

Alat pengurusan projek Planner adalah serupa dengan perkhidmatan Trello atau Asana percuma atau berbayar. Ia tidak datang tanpa kos tambahan dan dibina terus ke dalam Office 365, dan ia boleh membantu organisasi anda menjejaki tugas penting dan meningkatkan aliran kerja. Berikut ialah lebih lanjut tentang cara menggunakannya dalam OnMSFT dan panduan untuk cara menggunakannya juga di tempat kerja anda.

Buat kategori untuk tugasan yang berbeza menggunakan "kumpulan"

Di tengah-tengah percubaan Planner adalah beberapa perkara yang dikenali sebagai 'pelan', 'baldi' dan 'papan'. Pertama, papan adalah tempat untuk rancangan anda, atau senarai tugasan. Sebaik sahaja anda telah membuat rancangan di bawah Perancang menggunakan butang (+) pada bar sisi, anda akan mempunyai panel baharu. Anda kemudian boleh membuat 'kumpulan' berbeza dalam papan untuk mengatur jenis tugasan yang berbeza.

Anda boleh melakukan ini dengan mengklik pada pautan "Tambah Baldi Baharu" di bahagian atas panel. Di mekan0, kami menggunakan Planner untuk menjejaki liputan berita kami. Kami juga mempunyai panel yang berbeza untuk jenis liputan lain, termasuk Office 365 dan How-Tos. Biasanya, kami juga mempunyai kit idea cerita, berita dan DIBS, serta baldi khas untuk editor menandakan cerita yang telah siap.

Sebaik sahaja anda menambah baldi, terdapat butang berasingan (+) di bawah nama bekas. Ini akan membolehkan anda membuat kad tugas baharu dan menetapkan atau menetapkan tarikh akhir kepada ahli pasukan. Kami mempunyai lebih lanjut mengenainya di bawah.

Jejaki tugas dengan menandakan kemajuan dan tarikh, menambah butiran pada kad dan banyak lagi

Terdapat banyak cara anda boleh memanfaatkan kad tugas dalam Planner untuk produktiviti. Anda boleh menggunakan menu lungsur turun untuk mengalihkannya ke repositori yang berbeza, menukar kemajuannya dan menetapkan tarikh mula dan tarikh akhir. Anda juga boleh menulis huraian untuk memberitahu rakan sekerja anda apa yang sedang anda usahakan. pekerjaan. Demi kesederhanaan, malah terdapat senarai semak yang boleh membantu menjejaki kemajuan apa sahaja yang telah ditetapkan

Lebih baik lagi, terdapat juga butang Tambah Lampiran yang boleh anda gunakan untuk menyenaraikan fail atau pautan yang akan kelihatan pada kad itu sendiri. Kami sering menggunakan ciri ini di OnMSFT untuk berkongsi pautan ke sumber mana-mana artikel yang kami tulis.

Selain itu, terdapat 'pelekat' berwarna berbeza di sepanjang sisi setiap kad misi. Sebanyak enam tersedia, dan anda boleh menyesuaikan nama untuk setiap satu. Ini akan melekatkan label berwarna pada sisi kad dan membantu mencipta petunjuk visual tentang perkara yang dirujuk oleh kad itu. Bagi kami di OnMSFT, kami menggunakan label 'keutamaan tinggi' dan 'keutamaan rendah'.

Gunakan penapis atau kumpulan mengikut ciri untuk membantu anda memilih perkara yang penting

Apabila anda menambah lebih banyak tugas dan senarai kumpulan pada carta, ia boleh menjadi sukar untuk menjejaki perkara yang berlaku. Nasib baik, terdapat ciri penapis yang boleh membantu. Tersedia di bahagian atas sebelah kanan tetingkap, ini akan membenarkan anda menapis tugas hanya berdasarkan nama anda — atau nama rakan sekerja anda.

Sebagai alternatif, anda juga boleh menggunakan ciri Kumpulan Mengikut untuk menogol penampilan senarai kumpulan. Ini akan membolehkan anda mengumpulkan mengikut siapa tugasan itu diberikan, mengikut kemajuan atau mengikut tarikh akhir dan label.

Cuba graf untuk melihat secara analitikal kemajuan anda

Perancang boleh menjadi kucar-kacir pada masa-masa tertentu, (sebagai bos atau pengurus) anda mungkin tidak sentiasa dapat melihat perkara yang sedang diusahakan dan siapa yang melakukan tugas tertentu. Nasib baik, Microsoft mempunyai ciri kecil yang bagus terbina dalam Planner yang boleh membantu.

Daripada bar menu atas, di sebelah nama pelan, anda akan melihat ikon yang kelihatan seperti graf. Jika anda mengklik pada ini, anda akan dibawa ke mod graf. Anda boleh melihat status keseluruhan rancangan dan butiran lanjut tentang tugasan yang dimulakan, sedang berjalan, tertangguh atau selesai. Anda juga boleh melihat bilangan tugas setiap kumpulan dan bilangan tugas setiap ahli. Senarai juga boleh dipaparkan di sebelah, dengan semua item bekas tersedia.

Ciri serupa juga tersedia untuk sesiapa sahaja dalam pasukan untuk melihat tugas mereka secara visual merentas semua pelan dan gudang. Hanya klik pada ikon bulatan di bar sisi kiri untuk melancarkan halaman gambaran keseluruhan. Anda akan mendapat paparan visual tentang jumlah tugasan yang tinggal dan banyak lagi.

Bagaimana anda akan menggunakan Planner?

Seperti yang anda lihat, Planner ialah alat yang sangat berkuasa. Terdapat lebih daripada satu kaedah yang boleh anda gunakan untuk menghapuskan kekacauan dan mengurus tugas dengan lebih baik dalam persekitaran tempat kerja anda. Ia dibina terus ke dalam Office 365 dan anda mendapat semua yang anda perlukan untuk mengurus pasukan anda tanpa perlu risau tentang perlu bertukar antara perkhidmatan atau apl yang berbeza. Adakah anda fikir anda akan menggunakan Planner dalam syarikat anda? Beritahu kami dalam ulasan di bawah.