Microsoft Planner gebruiken om uw workflow te verbeteren

Als uw bedrijf of werk Geabonneerd op Microsoft Office 365 Er zijn veel geweldige tools waarvan u kunt profiteren om uw efficiëntie te verbeteren. We hebben al een aantal van deze dingen aangestipt, incl Teams و Outlook و Microsoft Onedrive بالإضافة إلى OneNote . Nu is het tijd om onze aandacht te richten op Microsoft Planner.

Planner-tool voor projectbeheer is vergelijkbaar met gratis of betaalde Trello- of Asana-services. Het kost geen extra kosten en is rechtstreeks in Office 365 ingebouwd, en kan uw organisatie helpen belangrijke taken bij te houden en de workflow te verbeteren. Hier vindt u meer informatie over het gebruik ervan bij OnMSFT en een handleiding voor het gebruik ervan op uw werkplek.

Maak categorieën voor verschillende taken met behulp van Groepen

De kern van de Planner-ervaring zijn een paar dingen die bekend staan ​​als Planners, Buckets en Palettes. Ten eerste is het bord de thuisbasis van je plan of takenlijst. Zodra je een plan hebt gemaakt onder Planner met de (+) knop in de zijbalk, heb je een nieuw bord. Je kunt dan verschillende "groepen" binnen het bord aanmaken om verschillende soorten taken te organiseren.

U kunt dit doen door op de koppeling Nieuwe bucket toevoegen bovenaan het paneel te klikken. Hier bij mekan0 gebruiken we Planner om onze berichtgeving bij te houden. We hebben ook verschillende panelen voor andere soorten dekking, waaronder Office 365 en How-Tos. Meestal hebben we ook collecties voor verhaalideeën, verhaallijnen en DIBS, evenals een speciale bucket voor redacteuren om voltooide verhalen te taggen.

Nadat u een bucket heeft toegevoegd, is er een aparte knop (+) onder de bucketnaam. Hiermee kunt u een nieuwe taakkaart maken en een vervaldatum toewijzen of toewijzen aan een teamlid. Daar hebben we hieronder meer over.

Houd taken bij door voortgang en datums te markeren, details op kaarten toe te voegen en meer

Er zijn veel manieren waarop u kunt profiteren van taakkaarten in Planner voor een productiviteitsvoordeel. U kunt het vervolgkeuzemenu gebruiken om ze naar verschillende magazijnen te verplaatsen, hun voortgang te wijzigen en de startdatum en vervaldatum in te stellen. U kunt ook een beschrijving schrijven om uw collega's te laten weten waar u aan werkt. werkgelegenheid. Omwille van de eenvoud is er zelfs een checklist die u kan helpen de voortgang bij te houden van wat u ook heeft gebruikt

Sterker nog, er is ook een knop Bijlage toevoegen die u kunt gebruiken om een ​​lijst met bestanden of koppelingen weer te geven die zichtbaar zullen zijn op de kaart zelf. We gebruiken deze functie hier bij OnMSFT vaak om links te delen naar de bronnen van artikelen waarover we schrijven.

Daarnaast zijn er verschillende gekleurde "stickers" die langs de zijkant van elke missiekaart lopen. Er zijn er in totaal zes beschikbaar en u kunt voor elke naam de naam aanpassen. Hierdoor wordt een gekleurde sticker op de zijkant van de kaart geplakt en kunt u een visuele indicatie krijgen van waar de kaart naar verwijst. Voor ons hier bij OnMSFT gebruiken we de labels "hoge prioriteit" en "lage prioriteit".

Gebruik filters of groepeer op functie om u te helpen kiezen wat belangrijk is

Naarmate u meer en meer taken en bucketlists aan de grafiek toevoegt, kan het moeilijk worden om bij te houden wat er aan de hand is. Gelukkig is er een filterfunctie die kan helpen. Beschikbaar in de rechterbovenhoek van het venster, hiermee kunt u taken filteren uitsluitend op basis van uw naam - of die van een collega.

Als alternatief kunt u ook de functie Groeperen op gebruiken om het uiterlijk van uw collectielijsten te wijzigen. Hiermee kunt u groeperen op aan wie de taak is toegewezen, op voortgang of op vervaldatums en labels.

Probeer de grafieken voor een analytische kijk op uw voortgang

De grafiek kan soms rommelig worden, omdat u (als baas of manager) niet altijd kunt zien waaraan wordt gewerkt en wie een specifieke taak uitvoert. Gelukkig heeft Microsoft een handige kleine functie ingebouwd in Planner die kan helpen.

In de bovenste menubalk, naast de naam van het abonnement, ziet u een pictogram dat op een grafiek lijkt. Als u hierop klikt, wordt u naar de kaartmodus geschakeld. U kunt de algehele status van plannen zien en meer details over taken die zijn gestart, in uitvoering, vertraagd of voltooid. Ook zie je het aantal taken per groep en het aantal taken per lid. Aan de zijkant kan ook een lijst getoond worden met alle beschikbare containeritems.

Een vergelijkbare functie is ook beschikbaar voor iedereen in het team om hun taken visueel te zien in alle plannen en buckets. Klik gewoon op het cirkelpictogram in de linkerzijbalk om de overzichtspagina te openen. U krijgt een visuele weergave van hoeveel taken er nog over zijn, en meer.

Hoe ga je Planner gebruiken?

Zoals u kunt zien, is Planner een zeer krachtige tool. Er is meer dan één methode die u kunt gebruiken om rommel te elimineren en taken in uw werkomgeving beter te beheren. Het is rechtstreeks in Office 365 ingebouwd en je hebt alles wat je nodig hebt om je team te beheren zonder dat je je zorgen hoeft te maken over het schakelen tussen verschillende services of applicaties. Denkt u dat u Planner in uw bedrijf gaat gebruiken? Laat het ons weten in de reacties hieronder.