Slik bruker du Microsoft Planner for å forbedre arbeidsflyten din

Hvis din arbeidsplass eller bedrift Abonner på Microsoft Office 365 Det er mange flotte verktøy du kan dra nytte av for å forbedre effektiviteten. Vi har allerede vært inne på noen av disse tingene, inkludert lag و Outlook و OneDrive I tillegg til OneNote . Nå er det på tide å rette oppmerksomheten mot Microsoft Planner.

Planners prosjektstyringsverktøy ligner på gratis eller betalte Trello- eller Asana-tjenester. Den kommer ikke uten ekstra kostnad og er innebygd rett inn i Office 365, og den kan hjelpe organisasjonen din med å holde styr på viktige oppgaver og forbedre arbeidsflyten. Her er mer om hvordan du bruker det i OnMSFT, og en guide for hvordan du også kan bruke det på din arbeidsplass.

Lag kategorier for forskjellige oppgaver ved å bruke "grupper"

I hjertet av Planners eksperiment er noen ting kjent som 'plan', 'bøtter' og 'brett'. For det første er brettet hjemmet til planen din, eller gjøremålslisten. Når du har opprettet en plan under Planner ved å bruke (+)-knappen på sidefeltet, vil du ha et nytt panel. Du kan deretter opprette forskjellige 'grupper' i styret for å organisere forskjellige typer oppgaver.

Du kan gjøre dette ved å klikke på koblingen "Legg til ny bøtte" øverst i panelet. Her på mekan0 bruker vi Planner for å spore nyhetsdekningen vår. Vi har også forskjellige paneler for andre typer dekning, inkludert Office 365 og How-Tos. Vanligvis har vi også historieideesett, nyhetssaker og DIBS-er, samt en spesiell bøtte for redaktører for å markere ferdige historier.

Når du legger til en bøtte, er det en egen knapp (+) under beholderens navn. Dette lar deg opprette et nytt oppgavekort og tildele eller tilordne en forfallsdato til et teammedlem. Vi har mer om det nedenfor.

Spor oppgaver ved å merke fremgang og datoer, legge til detaljer på kort og mer

Det er mange måter du kan dra nytte av oppgavekort i Planner for produktivitet. Du kan bruke rullegardinmenyen til å flytte den til forskjellige depoter, endre fremdriften og angi en start- og forfallsdato. Du kan også skrive en beskrivelse for å fortelle kollegene dine hva du jobber med. arbeid. For enkelhets skyld finnes det til og med en sjekkliste som kan hjelpe deg med å holde oversikt over fremdriften til det som er satt

Enda bedre, det er også en Legg til vedlegg-knapp som du kan bruke til å liste filer eller lenker som vil være synlige på selve kortet. Vi bruker ofte denne funksjonen her på OnMSFT for å dele lenker til kildene til alle artikler vi skriver om.

I tillegg er det forskjellige fargede "klistremerker" langs siden av hvert oppdragskort. Totalt seks er tilgjengelige, og du kan tilpasse navnet for hver enkelt. Dette vil feste en farget etikett på siden av kortet, og bidra til å skape en visuell indikasjon på hva kortet refererer til. For oss her i OnMSFT bruker vi etikettene 'høy prioritet' og 'lav prioritet'.

Bruk filtre eller grupper etter funksjon for å hjelpe deg med å velge det som betyr noe

Etter hvert som du legger til flere og flere oppgaver og gruppelister i diagrammet, kan det bli vanskelig å holde styr på hva som skjer. Heldigvis finnes det en filterfunksjon som kan hjelpe. Dette er tilgjengelig øverst til høyre i vinduet, og lar deg filtrere oppgaver basert bare på navnet ditt - eller navnet på kollegaen din.

Som et alternativ kan du også bruke Grupper etter-funksjonen for å bytte utseende på gruppelister. Dette lar deg gruppere etter hvem oppgaven er tildelt, etter fremdrift eller etter forfallsdatoer og etiketter.

Prøv grafene for å få et analytisk blikk på fremgangen din

Planleggeren kan til tider bli rotete, (som sjef eller leder) kan du kanskje ikke alltid se hva som jobbes med og hvem som gjør en spesifikk oppgave. Heldigvis har Microsoft en fin liten funksjon innebygd i Planner som kan hjelpe.

Fra den øverste menylinjen, ved siden av plannavnet, vil du se et ikon som ser ut som en graf. Hvis du klikker på denne, kommer du til grafmodus. Du kan se den generelle statusen til planer og flere detaljer om oppgaver som er startet, pågår, forsinket eller fullført. Du kan også se antall oppgaver per gruppe og antall oppgaver per medlem. En liste kan også vises på siden, med alle beholderelementene tilgjengelig.

En lignende funksjon er også tilgjengelig for alle i teamet for å visuelt se oppgavene deres på tvers av alle planer og varehus. Bare klikk på sirkelikonet på venstre sidefelt for å starte oversiktssiden. Du får en visuell oversikt over hvor mange oppgaver som er igjen, og mer.

Hvordan vil du bruke Planner?

Som du kan se, er Planner et veldig kraftig verktøy. Det er mer enn én metode du kan bruke for å eliminere rot og bedre administrere oppgaver i arbeidsmiljøet ditt. Den er innebygd rett inn i Office 365, og du får alt du trenger for å administrere teamet ditt uten å bekymre deg for å måtte bytte mellom ulike tjenester eller apper. Tror du du kommer til å bruke Planner i din bedrift? Gi oss beskjed i kommentarene nedenfor.