Jak korzystać z Microsoft Planner, aby usprawnić przepływ pracy

Jeśli Twoje miejsce pracy lub firma Subskrybowany do Microsoft Office 365 Istnieje wiele wspaniałych narzędzi, z których możesz skorzystać, aby poprawić swoją wydajność. Poruszyliśmy już niektóre z tych rzeczy, w tym Zespoły و Outlook و onedrive Oprócz OneNote . Teraz nadszedł czas, aby zwrócić uwagę na Microsoft Planner.

Narzędzie do zarządzania projektami Planner jest podobne do bezpłatnych lub płatnych usług Trello lub Asana. Nie jest on dostępny bez dodatkowych kosztów i jest wbudowany bezpośrednio w Office 365, a także może pomóc Twojej organizacji śledzić ważne zadania i usprawnić przepływ pracy. Oto więcej informacji o tym, jak z niego korzystać w OnMSFT, oraz przewodnik, jak używać go również w miejscu pracy.

Twórz kategorie dla różnych zadań za pomocą „grup”

W centrum eksperymentu Plannera są pewne rzeczy znane jako „plan”, „wiadra” i „tablice”. Po pierwsze, tablica jest miejscem, w którym znajduje się Twój plan lub lista rzeczy do zrobienia. Po utworzeniu planu w Planerze za pomocą przycisku (+) na pasku bocznym pojawi się nowy panel. Następnie możesz tworzyć różne „grupy” w obrębie tablicy, aby organizować różne rodzaje zadań.

Możesz to zrobić, klikając link „Dodaj nowy zasobnik” u góry panelu. Tutaj, w mekan0, używamy Planner do śledzenia naszych wiadomości. Mamy również różne panele dla innych rodzajów zasięgu, w tym Office 365 i How-Tos. Zazwyczaj mamy również zestawy pomysłów na historie, wiadomości i DIBS, a także specjalne wiadro dla redaktorów do oznaczania ukończonych historii.

Po dodaniu zasobnika pod nazwą kontenera znajduje się osobny przycisk (+). Umożliwi to utworzenie nowej karty zadań i przypisanie lub przypisanie terminu wykonania członkowi zespołu. Więcej na ten temat poniżej.

Śledź zadania, zaznaczając postęp i daty, dodając szczegóły na kartach i nie tylko

Istnieje wiele sposobów wykorzystania kart zadań w aplikacji Planner w celu zwiększenia produktywności. Możesz użyć menu rozwijanego, aby przenieść go do różnych repozytoriów, zmienić jego postęp oraz ustawić datę rozpoczęcia i zakończenia. Możesz również napisać opis, aby Twoi współpracownicy wiedzieli, nad czym pracujesz. zatrudnienie. Dla uproszczenia dostępna jest nawet lista kontrolna, która może pomóc w śledzeniu postępu tego, co zostało ustawione

Co więcej, istnieje również przycisk Dodaj załącznik, za pomocą którego możesz wyświetlić listę plików lub linków, które będą widoczne na samej karcie. Często używamy tej funkcji tutaj w OnMSFT, aby udostępniać linki do źródeł wszelkich artykułów, o których piszemy.

Dodatkowo z boku każdej karty misji znajdują się różnokolorowe „naklejki”. Dostępnych jest sześć, a dla każdego z nich możesz dostosować nazwę. Spowoduje to przyklejenie kolorowej etykiety z boku karty i pomoże stworzyć wizualne wskazanie tego, do czego odnosi się karta. Dla nas w OnMSFT używamy etykiet „wysoki priorytet” i „niski priorytet”.

Użyj filtrów lub grupuj według funkcji, aby pomóc Ci wybrać to, co ważne

W miarę dodawania do wykresu coraz większej liczby zadań i list grup może być trudno śledzić, co się dzieje. Na szczęście istnieje funkcja filtrowania, która może pomóc. Dostępne w prawym górnym rogu okna, pozwala filtrować zadania tylko na podstawie Twojego imienia i nazwiska — lub nazwiska współpracownika.

Alternatywnie możesz również użyć funkcji Grupuj według, aby przełączać wygląd list grup. Umożliwi to grupowanie według tego, do kogo zadanie jest przypisane, według postępu lub według terminów i etykiet.

Wypróbuj wykresy, aby uzyskać analityczne spojrzenie na swoje postępy

Planista może czasami się bałaganić (jako szef lub menedżer), nie zawsze możesz zobaczyć, nad czym pracuje i kto wykonuje określone zadanie. Na szczęście Microsoft ma fajną małą funkcję wbudowaną w Planner, która może pomóc.

Na górnym pasku menu, obok nazwy planu, zobaczysz ikonę, która wygląda jak wykres. Jeśli klikniesz na to, zostaniesz przeniesiony do trybu wykresu. Możesz zobaczyć ogólny stan planów i więcej szczegółów o zadaniach, które są rozpoczęte, w toku, opóźnione lub zakończone. Możesz również zobaczyć liczbę zadań na grupę i liczbę zadań na członka. Listę można również wyświetlić z boku, ze wszystkimi dostępnymi pozycjami kontenera.

Podobna funkcja jest również dostępna dla każdego członka zespołu, aby wizualnie zobaczyć swoje zadania we wszystkich planach i magazynach. Wystarczy kliknąć ikonę koła na lewym pasku bocznym, aby uruchomić stronę przeglądu. Otrzymasz wizualny podgląd liczby pozostałych zadań i nie tylko.

Jak będziesz korzystać z Planera?

Jak widać, Planner to bardzo potężne narzędzie. Istnieje więcej niż jedna metoda, której możesz użyć, aby wyeliminować bałagan i lepiej zarządzać zadaniami w środowisku pracy. Jest ona wbudowana bezpośrednio w Office 365 i otrzymujesz wszystko, czego potrzebujesz do zarządzania zespołem, nie martwiąc się o przełączanie między różnymi usługami lub aplikacjami. Myślisz, że wykorzystasz Planner w swojej firmie? Daj nam znać w komentarzach poniżej.