Cum să convertim rapid e-mailurile în sarcini Acesta este articolul nostru despre cum ne putem transforma e-mailurile în sarcini.
Dacă utilizați OHIO (doar cu el o dată) pentru a vă sorta e-mailurile, probabil că veți dori să transformați unele e-mailuri în sarcini. Iată cum să o faceți rapid și eficient, astfel încât să puteți continua să vă ocupați de celelalte e-mailuri.
Fă-o rapid și ușor
Mesaje primite nu este o listă de lucruri de făcut; Este un mail primit. Este tentant să lăsați e-mailuri în căsuța de e-mail, deoarece este mai ușor, dar apoi sarcinile pe care trebuie să le îndepliniți sunt îngropate în potopul căsuței de e-mail.
Iată de ce oamenii au probleme. Procesul manual pentru conversia unui e-mail într-o sarcină deseori decurge astfel:
- Deschideți managerul de liste de activități preferate.
- Creați o sarcină nouă.
- Copiați și inserați părțile relevante ale e-mailului în noua sarcină.
- Setați detaliile, cum ar fi prioritatea, data scadenței, codul de culoare și orice altceva utilizați.
- Salvați noua sarcină.
- Arhivați sau ștergeți e-mailul.
Aceștia sunt șase pași, doar pentru a adăuga ceva la lista de sarcini. Nu e de mirare că ajungi cu e-mailuri care îți aglomerează căsuța de e-mail. Dacă ai putea tăia cei șase trepte în patru? sau trei?
Ei bine, poți! Vă vom arăta cum.
Legate de : 7 funcții Gmail puțin cunoscute pe care ar trebui să le încercați
Unii clienți de e-mail sunt mai buni la crearea sarcinilor decât alții
Există mulți clienți disponibili pentru a vă gestiona e-mailul și, așa cum v-ați aștepta, unii sunt mai buni decât alții pentru a crea sarcini.
Pentru clienții web, Gmail face treaba foarte bine. Aplicația Tasks este încorporată și este ușor să transformați e-mailul într-o sarcină. Există chiar și o comandă rapidă de la tastatură pentru a crea o sarcină direct din e-mail - nu este nevoie de mouse. Dacă nu doriți un client desktop, Gmail este probabil cel mai bun pariu.
Pentru clienții desktop Windows, Outlook câștigă. Thunderbird are unele funcții de gestionare a sarcinilor încorporate, care nu sunt rele, dar Outlook este mult mai fluid și vă permite să vă conectați la o multitudine de aplicații terțe. Dacă dintr-un motiv oarecare nu puteți utiliza Outlook, Thunderbird este o alternativă bună. Dacă utilizați deja un manager de liste de activități terță parte, Thunderbird nu va tăia muștarul.
Pe un Mac, imaginea este puțin mai puțin pozitivă. Apple Mail gestionează prost sarcinile în comparație cu Gmail și Outlook. Dacă doriți să gestionați sarcini pe un client desktop, probabil cea mai bună opțiune este Thunderbird pentru Mac . Sau puteți trimite un e-mail unui manager terță parte de liste de activități și îl puteți gestiona acolo.
Când vine vorba de aplicații mobile, Gmail și Outlook funcționează aproape la fel. Niciunul dintre ei nu are creatori de sarcini pentru versiuni web sau client, dar ambele port automat suplimente la aplicații terțe. Deci, dacă vă gestionați sarcinile în Trello și aveți suplimentul instalat în clientul Gmail sau Outlook, acesta va fi disponibil automat când deschideți și aplicația mobilă corespunzătoare. În plus, atunci când instalați un program de completare Outlook, acesta este instalat automat pe clientul desktop și aplicații Mobil și web.
Deoarece Gmail și Outlook sunt crema acestei culturi, ne vom concentra asupra acestora. Dacă aveți un client preferat care se ocupă bine de crearea sarcinilor, anunțați-ne în comentarii și vom arunca o privire.
Creați sarcini din Gmail
Google oferă o aplicație numită Tasks, care este încorporată în Gmail. Este un simplu manager de liste de activități cu foarte puține opțiuni, deși există o aplicație mobilă care vă oferă câteva opțiuni suplimentare de personalizare. Dacă aveți nevoie de ceva simplu care să funcționeze bine cu căsuța dvs. de e-mail Gmail, Google Tasks este o alegere solidă. Transformarea unui e-mail într-o sarcină este ușoară: cu e-mailul deschis, faceți clic pe butonul Mai multe din bara de activități și selectați Adăugați pentru a face.
Dacă ești o persoană scundă, Shift + T face același lucru. Aplicația Tasks se deschide în bara laterală afișând noua sarcină.
Dacă trebuie să editați sarcina pentru a adăuga o dată scadentă, detalii suplimentare sau sarcini secundare, faceți clic pe pictograma Editați.
Nu este nevoie să salvați modificările, deoarece acest lucru se face automat. Când ați terminat, faceți clic pe butonul Arhivă din căsuța de e-mail (sau utilizați comanda rapidă de la tastatură „e”) pentru a muta e-mailul în arhivă.
Aceștia sunt trei pași simpli:
- Faceți clic pe opțiunea Adăugați la sarcini (sau utilizați comanda rapidă Shift + T).
- Setați o dată limită, detalii suplimentare sau sarcini secundare.
- Arhivați (sau ștergeți) e-mailul.
Ca bonus, puteți seta Chrome să vă afișeze sarcinile Când deschideți o filă nouă . Există o aplicație iOS și Android pentru Google Tasks . Este la fel de ușor să creezi o sarcină în aplicația mobilă ca și în aplicația web. Faceți clic pe cele trei puncte din partea de sus a e-mailului și selectați „Adăugați la sarcini”.
Acest lucru creează o nouă sarcină instantaneu.
Dacă Google Tasks nu are tot ce aveți nevoie sau dacă vă simțiți deja confortabil cu un alt manager de activități, probabil că există un supliment Gmail pentru acesta. În prezent, există suplimente pentru aplicații populare de făcut, cum ar fi Any.do, Asana, Jira, Evernote, Todoist, Trello și altele (deși nu există Microsoft To-Do sau Apple Reminders).
Anterior, am acoperit instalarea suplimentelor Gmail în general și a suplimentului Trello specific . Diferitele suplimente vă oferă opțiuni diferite, dar toate suplimentele pentru lista de activități vă permit, în general, să adăugați o sarcină direct dintr-un anumit e-mail. Suplimentele pentru lista de activități sunt disponibile și ca aplicații web și mobile care se sincronizează automat între ele. Și la fel ca Google Tasks, puteți accesa suplimente atunci când vă aflați în aplicația mobilă Gmail.
Creați sarcini din Outlook
Outlook are o aplicație încorporată numită Sarcini, care este disponibilă și ca aplicație web în Office 365. Lucrurile devin puțin mai complicate aici, deoarece este 2015 Microsoft a achiziționat Wunderlist Celebrul manager de sarcini. Mi-am petrecut ultimii patru ani transformând-o într-o nouă aplicație Office 365 numai pentru web numită (poate puțin neimaginativă) Microsoft To-Do. În cele din urmă, va înlocui funcționalitatea încorporată Sarcini în Outlook.
Cu toate acestea, deocamdată, aplicația Tasks este încă managerul de activități Outlook și nu există nicio dată exactă sau versiune Outlook când aceasta se va schimba. Menționăm acest lucru doar pentru că, dacă utilizați O365, veți descoperi că toate sarcinile pe care le adăugați la Sarcini Outlook apar și în Microsoft To-Do. To-Do nu afișează încă toate datele pe care le puteți adăuga la o sarcină, dar o va face la un moment dat.
Deocamdată, Microsoft Tasks este managerul de activități Outlook încorporat, așa că ne vom concentra pe asta.
Utilizarea clientului desktop Outlook
Aici Microsoft excelează în mod tradițional și nu te dezamăgesc nici aici. Există mai multe moduri de a crea o sarcină dintr-un e-mail pentru a satisface toate gusturile. Ai putea:
- Trageți și plasați un mesaj de e-mail în panoul de activități.
- Mutați sau copiați e-mailul în folderul Sarcini din meniul contextual cu clic dreapta.
- Utilizați Quick Step pentru a crea o sarcină.
Ne vom concentra pe folosirea Quick Step, deoarece acesta oferă cea mai mare valoare pentru banii dvs. și puteți aloca o comandă rapidă de la tastatură Quick Step pentru o măsură bună.
Dacă nu ați mai folosit niciodată Sarcini Outlook, consultați Ghidul nostru pentru panoul de activități Astfel, vă puteți vedea sarcinile lângă e-mail.
Odată ce panoul de activități este deschis, vom crea un pas rapid care marchează e-mailul ca citit, creează o sarcină și mută e-mailul în arhiva dvs. Vom adăuga, de asemenea, o comandă rapidă de la tastatură, astfel încât nu va trebui niciodată să utilizați mouse-ul pentru a crea o sarcină dintr-un e-mail.
Pașii rapidi vă permite să selectați mai multe acțiuni cu un clic pe un buton (sau o comandă rapidă de la tastatură). Este ușor de creat și chiar mai ușor de utilizat, dar dacă nu l-ați verificat înainte, noi am făcut-o Ghid suprem despre asta . După ce ați citit acest ghid, creați un nou pas rapid și apoi adăugați următoarele acțiuni:
- Creați o sarcină cu corpul mesajului.
- Marcheaza ca citit.
- Navigați la dosar (și selectați folderul de arhivă ca dosar în care să mergeți).
Alegeți o comandă rapidă de la tastatură pentru aceasta, dați-i un nume (cum ar fi „Creați sarcină și arhivă”), apoi faceți clic pe Salvare. Acum este vizibil în secțiunea Acasă > Pași rapidi.
Acum, când doriți să transformați un e-mail într-o sarcină, pur și simplu faceți clic pe Quick Step (sau utilizați o comandă rapidă de la tastatură) și va crea o nouă sarcină. Acesta ia titlul din linia de subiect al e-mailului, iar corpul e-mailului devine conținutul.
Editați orice detalii doriți (există mult mai multe opțiuni de personalizare în Sarcini Outlook decât în Sarcini Gmail) și faceți clic pe Salvare și închidere.
Spre deosebire de Gmail, trebuie să salvezi noua sarcină, dar și spre deosebire de Gmail, Quick Step arhivează e-mailul pentru tine.
Deci, iată trei pași simpli și pentru Outlook:
- Faceți clic pe Quick Step (sau utilizați comanda rapidă pe care o setați).
- Ajustați orice opțiuni sau detalii după cum credeți de cuviință.
- Faceți clic pe Salvare și închidere.
Folosind aplicația web Outlook
În acest moment, vă puteți aștepta să vă arătăm cum să creați o sarcină folosind aplicația web Outlook (Outlook.com). Nu o vom face pentru că nu există o modalitate nativă de a transforma un e-mail într-o sarcină în aplicația web Outlook. Puteți marca e-mailul, ceea ce înseamnă că va apărea în lista de activități, dar asta este tot.
Aceasta este o cenzură surprinzătoare din partea Microsoft. Nu putem să nu simțim că, la un moment dat, va exista o trecere la Microsoft To-Do, care va include o integrare strictă Outlook > To-Do.
Lucrurile sunt puțin mai bune când vine vorba de integrarea aplicațiilor terță parte. În prezent, există suplimente pentru aplicații populare de făcut, cum ar fi Asana, Jira, Evernote și Trello, precum și altele (deși nu există sarcini Gmail sau mementouri Apple). Diferitele suplimente vă oferă opțiuni diferite, dar, ca și în cazul Gmail, suplimentele pentru lista de activități vă permit, în general, să adăugați o sarcină direct dintr-un anumit e-mail, sincronizând automat atât aplicațiile web, cât și cele mobile.
Folosind aplicația Outlook Mobile
La fel ca aplicația web Outlook, nu există nicio modalitate nativă de a transforma corespondența într-o sarcină din aplicația mobilă Outlook, deși Microsoft To-Do este disponibil pentru ambele iOS و Android . Acesta ține evidența e-mailurilor pe care le-ați semnalat în oricare dintre aplicațiile Outlook, dar asta nu este chiar același lucru cu integrarea sarcinilor. Dacă doriți să convertiți e-mailurile Outlook în sarcini Outlook, chiar trebuie să utilizați clientul Outlook.
Dacă utilizați un manager de liste de activități terță parte, puteți accesa suplimentele atunci când vă aflați în aplicația mobilă Outlook.
Creați sarcini din Apple Mail
Dacă utilizați Apple Mail, singurele voastre opțiuni reale sunt să vă redirecționați e-mailurile către o aplicație terță parte (cum ar fi Any.do sau Todoist) și să vă gestionați sarcinile acolo sau să trageți și să plasați e-mailurile în memento-uri. Deci, pentru Apple, procesul manual este:
- Deschideți managerul de liste de activități preferate.
- Redirecționați e-mailul către o aplicație terță parte sau plasați-l în mementouri.
- Setați detaliile, cum ar fi prioritatea, data scadenței, codul de culoare și orice altceva utilizați.
- Salvați noua sarcină.
- Arhivați sau ștergeți e-mailul.
Nu puteți face multe pentru a îmbunătăți acest proces, deoarece Apple nu a legat prea strâns Mail și Mementouri. De asemenea, compania nu permite multă integrare cu aplicații terțe. Până când acest lucru se va schimba (și ne îndoim că se va întâmpla în curând), cea mai bună opțiune este să redirecționați e-mailul către un manager terță parte de liste de activități.
Dacă preferați să vă ocupați de e-mailuri o singură dată, crearea sarcinilor ar trebui să fie cât mai rapidă și ușoară posibil. În caz contrar, căsuța dvs. de e-mail va rămâne o listă de lucruri de făcut.
Cu manageri de liste de sarcini și suplimente de la terți, Gmail și Outlook vă oferă instrumentele de care aveți nevoie pentru a crea sarcini din e-mailuri rapid, ușor și eficient.
