உங்கள் மின்னஞ்சலை கட்டுப்பாட்டை மீறாமல் தடுப்பது எப்படி

உங்கள் மின்னஞ்சலைப் புதுப்பித்த நிலையில் வைத்திருப்பது மன அழுத்தத்தையும், நேரத்தை எடுத்துக்கொள்வதையும், சலிப்பை ஏற்படுத்துவதாகவும் இருக்கும். படிக்காத மின்னஞ்சல்களை அதிக அளவில் குவிப்பது கடினம் அல்ல. இதன் காரணமாக, செய்திகளின் நிலையான ஓட்டத்தை சரிபார்ப்பது எளிதானது - மற்ற பணிகளின் இழப்பில்.

என்னிடம் பல மின்னஞ்சல் கணக்குகள் உள்ளன, மேலும் படிக்காதவர்களின் எண்ணிக்கையை குறைவாக வைத்திருப்பது எனக்கு கடினமாக உள்ளது. எனவே எனது இன்பாக்ஸ் நிர்வாகத்தை எவ்வாறு மேம்படுத்துவது என்பது குறித்து சில ஆராய்ச்சிகள் செய்து உதவிக்குறிப்புகளைச் சேகரித்தேன். உங்கள் இன்பாக்ஸை எளிதாகக் கையாள்வதற்கும், மின்னஞ்சல்களைக் கையாள்வதில் குறைந்த நேரத்தைச் செலவிடுவதற்கும், முக்கியமான செய்திக்கு பதிலளிக்க மறக்காமல் இருப்பதற்கும் நான் கண்டறிந்த சில பயனுள்ள உதவிக்குறிப்புகள் இதோ.

உங்கள் மின்னஞ்சல்கள் வரும் போது அவற்றைச் சரிபார்க்க வேண்டாம்

நாள் முழுவதும் மின்னஞ்சல்கள் உங்கள் இன்பாக்ஸைத் தாக்குவதால், நீங்கள் முக்கியமான விஷயத்தின் நடுவில் இருக்கும்போது கூட கவனத்தை சிதறடிப்பது எளிது. கிடைத்தவுடன் ஒவ்வொன்றையும் படிப்பதற்குப் பதிலாக, ஒவ்வொரு நாளும் சிறிது நேரம் எடுத்து உங்கள் மின்னஞ்சல்களுக்குப் பதிலளிக்கவும். முக்கியமான மின்னஞ்சல்கள் அல்லது அறிவிப்புகளைத் தேட வேண்டிய அவசியமில்லை எனில், உங்கள் மின்னஞ்சலைச் சரிபார்க்க பகலில் சில சிறிய இடைவெளிகளில் திட்டமிடவும். இல்லையெனில், உங்கள் இன்பாக்ஸிற்கு வெளியே இருங்கள்.

கோப்புறைகள் மற்றும் லேபிள்களை உருவாக்குதல் மற்றும் பயன்படுத்துதல் மற்றும் அந்த நீண்ட மின்னஞ்சல்களை அனுப்புதல் போன்ற உங்கள் இன்பாக்ஸை ஒழுங்கமைக்க கடினமான வேலைகளைச் செய்ய வாரத்திற்கு ஒரு முறை அல்லது சில நாட்களுக்கு ஒரு முறை நீண்ட நேரத்தை திட்டமிடுவது நல்லது.

நீங்கள் இன்னும் உங்கள் மின்னஞ்சல் ஆப்ஸ் மூலம் உலாவுவதைக் கண்டால், மின்னஞ்சல் அறிவிப்புகளை முடக்கவும், மின்னஞ்சல் பயன்பாட்டை மூடி வைக்கவும் மற்றும் உங்கள் இன்பாக்ஸை வேறொரு தாவலில் திறக்கவில்லை என்பதை உறுதிப்படுத்தவும்.

ஒரேயடியாக பதில் சொல்ல வேண்டியதில்லை

உங்கள் வழக்கமான இன்பாக்ஸ் சோதனைகளில் ஒன்றைச் செய்யும்போது, ​​விரைவாகச் சமாளிக்கக்கூடிய மின்னஞ்சல்களை மட்டும் கையாளவும். மின்னஞ்சலுக்கு விரைவான பதில் தேவைப்பட்டால், அதைத் திறந்து, உங்கள் செய்திகளை உலாவும்போது பதிலளிக்கவும். ஆனால் அதற்கு அதிக நேரம் தேவைப்பட்டால், பின்னர் பதிலளிக்க அந்த நேரத்தை எடுத்துக் கொள்ளுங்கள். இந்த மின்னஞ்சல்களை நீங்கள் வகைப்படுத்தலாம், அவற்றை ஒரு குறிப்பிட்ட கோப்புறையில் வைக்கலாம் அல்லது உறக்கநிலை அம்சத்தைப் பயன்படுத்தி மின்னஞ்சலை மிகவும் வசதியான நேரத்தில் பெறலாம்.

உங்கள் இன்பாக்ஸில் பல பிரிவுகள் அல்லது கோப்புறைகளை உருவாக்கவும்

உங்கள் மின்னஞ்சல்களைச் சேமிக்க வெவ்வேறு கோப்புறைகளைப் பயன்படுத்தவும். இவை முக்கியத்துவம், அவசரம், அவற்றைச் சமாளிப்பதற்கு எவ்வளவு நேரம் எடுக்கும், அல்லது அவை தேவைப்படும் செயல்களின் வகைகள் ஆகியவற்றின் அடிப்படையில் இருக்கலாம். ஸ்பேம் மற்றும் விளம்பர மின்னஞ்சல்களை வடிகட்டவும், முக்கியமான மின்னஞ்சல்களைக் கண்டறிவதையும் சரிபார்ப்பதையும் எளிதாக்குவதற்கு ஜிமெயில் மற்றும் அவுட்லுக்கில் உள்ள ஃபோகஸ்டு இன்பாக்ஸில் இயல்புநிலை டேப் செய்யப்பட்ட தளவமைப்பு உதவும். Gmail இல், உங்கள் மின்னஞ்சல்கள் வெவ்வேறு பிரிவுகளாக வரிசைப்படுத்தப்படும் வகையில் வடிவமைப்பையும் மாற்றலாம், மேலும் அந்த பிரிவுகள் என்ன என்பதை நீங்கள் தேர்வு செய்யலாம். அதேபோல், Outlook உங்கள் மின்னஞ்சலை தனிப்பயன் குழுக்களாக ஒழுங்கமைக்க உதவுகிறது.

வடிப்பான்கள், விதிகள் மற்றும் லேபிள்களைப் பயன்படுத்தவும்

வடிகட்டிகள் மற்றும் விதிகள் குறிப்பிட்ட கோப்புறைகளுக்கு உள்வரும் மின்னஞ்சல் செய்திகளை நேரடியாக அனுப்புகின்றன. அவை நேரத்தைச் சேமிக்க உதவுவதோடு, மிகவும் முக்கியமான மின்னஞ்சல்களில் உங்கள் கவனத்தைச் செலுத்துவதை உறுதிசெய்யவும் உதவும். கோப்புறைகளைப் பயன்படுத்துவதற்குப் பதிலாக வெவ்வேறு குறிச்சொற்கள் மூலம் உங்கள் செய்திகளை வரிசைப்படுத்த அனுமதிப்பதன் மூலம் உங்கள் மின்னஞ்சலை ஒழுங்கமைக்கவும் கண்காணிக்கவும் லேபிள்கள் ஒரு சிறந்த வழியாகும்.

அச்சுகள் செய்ய

சில நேரங்களில் நீங்கள் ஒரே மாதிரியான மின்னஞ்சல்களை மீண்டும் மீண்டும் அனுப்புகிறீர்கள். விஷயங்களை எளிதாக்க, நீங்கள் மின்னஞ்சல்களை அனுப்ப மின்னஞ்சல் டெம்ப்ளேட்களை அமைக்கலாம் மற்றும் பயன்படுத்தலாம், இதனால் நீங்கள் ஒரே செய்தியை மீண்டும் மீண்டும் எழுத வேண்டியதில்லை. மின்னஞ்சல்களை வேகமாக எழுத உதவும் ஸ்மார்ட் ரைட் மற்றும் ஸ்மார்ட் ரிப்ளை போன்ற கருவிகளையும் ஜிமெயிலில் பயன்படுத்தலாம்.

குழுவிலக

அஞ்சல் பட்டியல்கள் மற்றும் விளம்பர மின்னஞ்சல்களில் இருந்து குழுவிலகவும். உங்கள் செய்திமடல்களைப் பார்த்து, நீங்கள் ஏற்கனவே படித்த செய்திகளுக்கு மட்டுமே பதிவுசெய்துள்ளீர்கள் என்பதை உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள், மேலும் சமீபத்தில் நீங்கள் படிக்காத செய்திகளை நீக்கவும். மேலும், உங்களுக்குத் தேவையில்லாத எந்த சமூக ஊடக விழிப்பூட்டல்களிலிருந்தும் குழுவிலகுவதை உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள். (இதை முடக்க உங்கள் சமூக ஊடக கணக்கு அமைப்புகளுக்குச் செல்ல வேண்டியிருக்கலாம்.) மாற்றாக, விளம்பர மின்னஞ்சல்களுக்கு தனி மின்னஞ்சல் கணக்கைப் பயன்படுத்தலாம் மற்றும் முக்கிய மின்னஞ்சல்களை உங்கள் பிரதான கணக்கில் வைத்திருக்கலாம்.

உங்களுக்குத் தேவையில்லாத மொத்த மின்னஞ்சல்களை நிராகரிக்கவும்

உரையாடலில் நீங்கள் CCஐப் பெற்றால், நீங்கள் புதுப்பிக்க வேண்டிய அவசியமில்லை அல்லது நீங்கள் எல்லா மின்னஞ்சல் தொடரிலும் இருந்தால், எல்லா பதில்களையும் பெறுவதைத் தவிர்க்க இந்தத் தொடரிழையைப் புறக்கணிக்கலாம். இதைச் செய்ய, நூலில் உள்ள எந்தச் செய்தியையும் திறந்து, திரையின் மேற்புறத்தில் உள்ள மூன்று புள்ளிகளைத் தட்டவும் (தலைப்பு வரிக்கு மேலே), Gmail இல் உள்ள கீழ்தோன்றும் விருப்பங்களிலிருந்து "புறக்கணி" என்பதைத் தேர்ந்தெடுக்கவும் அல்லது நீங்கள் பயன்படுத்தினால் "புறக்கணி" என்பதைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். வாய்ப்புகள்.

உங்கள் இன்பாக்ஸை உங்கள் செய்ய வேண்டிய பட்டியலாக மாற்ற வேண்டாம்

மின்னஞ்சலுக்குப் பதிலளிப்பதற்கான நினைவூட்டலாக அதை "படிக்காதது" எனக் குறிப்பது தூண்டுதலாக இருக்கலாம் (நிச்சயமாக இதில் நான் குற்றவாளிதான்) அல்லது நீங்கள் முடிக்க வேண்டிய பணி அதில் இருப்பதால், அது உங்கள் இன்பாக்ஸை ஒழுங்கீனம் செய்யலாம். செய்ய வேண்டியவைகளின் பட்டியலை தனித்தனியாக வைத்திருங்கள் (அதற்காக ஏராளமான பயன்பாடுகள் உள்ளன, அல்லது நீங்கள் அடிப்படை குறிப்புகள் அல்லது ஒட்டும் குறிப்புகள் பயன்பாட்டைப் பயன்படுத்தலாம்) அல்லது அதை ஒரு குறிப்பிட்ட கோப்புறையில் வைக்கவும். நீங்கள் Gmail ஐப் பயன்படுத்தினால், உங்கள் இன்பாக்ஸுடன் Google Task பயன்பாட்டைப் பயன்படுத்தலாம்; திரையின் கீழ் வலது மூலையில் உள்ள சிறிய "Show Side Panel" அம்புக்குறியைக் கிளிக் செய்து, அங்குள்ள Tasks ஐகானைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.

தனித்தனி பட்டியல்கள் இயங்குவது நல்லது, இதனால் உங்கள் மின்னஞ்சல்களில் உள்ள உருப்படிகளுடன் அவற்றைப் புதுப்பிக்கலாம். எடுத்துக்காட்டாக, உங்கள் மின்னஞ்சல்களில் அதிக நேரம் இருக்கும்போது நீங்கள் படிக்க விரும்பும் கட்டுரைகளுக்கான இணைப்புகள் இருந்தால், வாசிப்புப் பட்டியலுடன் தொடங்கவும் - அதை உங்கள் இன்பாக்ஸில் வைக்க வேண்டாம்.