İş akışınızı iyileştirmek için Microsoft Planner nasıl kullanılır?

İş yeriniz veya işiniz ise Microsoft Office 365'e abone olundu Verimliliğinizi artırmak için yararlanabileceğiniz birçok harika araç var. Aşağıdakiler de dahil olmak üzere, bunlardan bazılarına zaten değindik. takımlar و Görünüm و onedrive Ek olarak OneNote . Şimdi, dikkatimizi Microsoft Planner'a çevirme zamanı.

Planner'ın proje yönetim aracı, ücretsiz veya ücretli Trello veya Asana hizmetlerine benzer. Ek bir maliyet olmadan gelmez ve doğrudan Office 365'te yerleşik olarak bulunur ve kuruluşunuzun önemli görevleri takip etmesine ve iş akışını iyileştirmesine yardımcı olabilir. İşte OnMSFT'de nasıl kullanılacağına dair daha fazla bilgi ve onu iş yerinizde nasıl kullanacağınıza dair bir kılavuz.

"Grupları" kullanarak farklı görevler için kategoriler oluşturun

Planner'ın deneyinin merkezinde "plan", "kovalar" ve "tahtalar" olarak bilinen bazı şeyler vardır. İlk olarak, pano, planınızın veya yapılacaklar listenizin evidir. Kenar çubuğundaki (+) düğmesini kullanarak Planner altında bir plan oluşturduğunuzda, yeni bir paneliniz olur. Ardından, farklı türde görevleri düzenlemek için pano içinde farklı 'gruplar' oluşturabilirsiniz.

Bunu, panelin üst kısmındaki “Yeni Kova Ekle” bağlantısına tıklayarak yapabilirsiniz. Burada mekan0'da haber kapsamımızı takip etmek için Planner'ı kullanıyoruz. Office 365 ve Nasıl Yapılır dahil olmak üzere diğer kapsam türleri için de farklı panellerimiz var. Tipik olarak, hikaye fikir kitlerimiz, haber hikayelerimiz ve DIBS'lerimizin yanı sıra editörlerin tamamlanan hikayeleri işaretlemeleri için özel bir kovamız da vardır.

Bir kova eklediğinizde, kap adının altında ayrı bir düğme (+) bulunur. Bu, yeni bir görev kartı oluşturmanıza ve bir ekip üyesine son tarih atamanıza veya atamanıza olanak tanır. Aşağıda bununla ilgili daha fazla bilgimiz var.

İlerlemeyi ve tarihleri ​​işaretleyerek, kartlara ayrıntılar ekleyerek ve daha fazlasını yaparak görevleri takip edin

Verimlilik için Planner'daki görev kartlarından yararlanmanın birçok yolu vardır. Farklı depolara taşımak, ilerlemesini değiştirmek ve bir başlangıç ​​ve bitiş tarihi belirlemek için açılır menüyü kullanabilirsiniz. Ayrıca iş arkadaşlarınıza ne üzerinde çalıştığınızı bildirmek için bir açıklama yazabilirsiniz. iş. Basitlik adına, ayarlanmış olan her şeyin ilerlemesini takip etmeye yardımcı olabilecek bir kontrol listesi bile var.

Daha da iyisi, kartın kendisinde görünecek dosyaları veya bağlantıları listelemek için kullanabileceğiniz bir Ek Ekle düğmesi de vardır. OnMSFT'de bu özelliği, hakkında yazdığımız herhangi bir makalenin kaynaklarına bağlantı paylaşmak için sıklıkla kullanırız.

Ek olarak, her görev kartının yanında farklı renkli 'çıkartmalar' vardır. Toplam altı adet mevcuttur ve her birinin adını özelleştirebilirsiniz. Bu, kartın yan tarafına renkli bir etiket yapıştıracak ve kartın neyi kastettiğine dair görsel bir gösterge oluşturmaya yardımcı olacaktır. Burada OnMSFT'de bizim için 'yüksek öncelikli' ve 'düşük öncelikli' etiketlerini kullanıyoruz.

Neyin önemli olduğunu seçmenize yardımcı olması için filtreleri kullanın veya özelliğe göre gruplayın

Grafiğe daha fazla görev ve grup listesi ekledikçe, neler olup bittiğini takip etmek zorlaşabilir. Neyse ki, yardımcı olabilecek bir filtre özelliği var. Pencerenin sağ üst tarafında bulunan bu özellik, görevleri yalnızca adınıza veya iş arkadaşınızın adına göre filtrelemenize olanak tanır.

Alternatif olarak, grup listelerinin görünümünü değiştirmek için Gruplama Ölçütü özelliğini de kullanabilirsiniz. Bu, görevin kime atandığına, ilerleme durumuna veya son tarihlere ve etiketlere göre gruplandırmanıza olanak tanır.

İlerlemenize analitik bir bakış için grafikleri deneyin

Planlayıcı bazen dağınık olabilir, (bir patron veya yönetici olarak) her zaman neyin üzerinde çalışıldığını ve belirli bir görevi kimin yaptığını göremeyebilirsiniz. Neyse ki, Microsoft'un Planner'da yerleşik olarak yardımcı olabilecek şık ve küçük bir özelliği var.

Üst menü çubuğunda, plan adının yanında grafiğe benzeyen bir simge göreceksiniz. Buna tıklarsanız, grafik moduna geçeceksiniz. Planların genel durumunu ve başlatılan, devam eden, ertelenen veya tamamlanan görevler hakkında daha fazla ayrıntı görebilirsiniz. Ayrıca grup başına görev sayısını ve üye başına görev sayısını da görebilirsiniz. Tüm kap öğelerinin mevcut olduğu bir liste de yan tarafta görüntülenebilir.

Benzer bir özellik, ekipteki herkesin görevlerini tüm planlarda ve depolarda görsel olarak görmesi için de mevcuttur. Genel bakış sayfasını başlatmak için sol kenar çubuğundaki daire simgesine tıklamanız yeterlidir. Kaç görevin kaldığını ve daha fazlasını görsel olarak göreceksiniz.

Planner'ı nasıl kullanacaksınız?

Gördüğünüz gibi, Planner çok güçlü bir araçtır. İş yeri ortamınızdaki dağınıklığı ortadan kaldırmak ve görevleri daha iyi yönetmek için kullanabileceğiniz birden fazla yöntem vardır. Doğrudan Office 365'te yerleşik olarak bulunur ve farklı hizmetler veya uygulamalar arasında geçiş yapmak zorunda kalmadan ekibinizi yönetmek için ihtiyacınız olan her şeye sahip olursunuz. Şirketinizde Planner kullanacağınızı düşünüyor musunuz? Aşağıdaki yorumlarda bize bildirin.