اپنے کام کے بہاؤ کو بہتر بنانے کے لیے Microsoft Planner کا استعمال کیسے کریں۔

اگر آپ کے کام کی جگہ یا کاروبار مائیکروسافٹ آفس 365 کو سبسکرائب کیا۔ بہت سے بہترین ٹولز ہیں جن سے آپ اپنی کارکردگی کو بہتر بنانے کے لیے فائدہ اٹھا سکتے ہیں۔ ہم پہلے ہی ان میں سے کچھ چیزوں کو چھوا چکے ہیں، بشمول ٹیمیں و آؤٹ لک و OneDrive کے علاوہ ایک نوٹ . اب وقت آگیا ہے کہ ہم مائیکروسافٹ پلانر کی طرف توجہ دیں۔

منصوبہ ساز کا پراجیکٹ مینجمنٹ ٹول مفت یا ادا شدہ ٹریلو یا آسنا خدمات سے ملتا جلتا ہے۔ یہ بغیر کسی اضافی لاگت کے نہیں آتا ہے اور اسے آفس 365 میں بنایا گیا ہے، اور یہ آپ کی تنظیم کو اہم کاموں پر نظر رکھنے اور ورک فلو کو بہتر بنانے میں مدد کر سکتا ہے۔ OnMSFT میں اسے استعمال کرنے کے طریقے کے بارے میں یہاں مزید ہے، اور اسے اپنے کام کی جگہ پر بھی استعمال کرنے کے طریقہ کے لیے ایک گائیڈ ہے۔

"گروپز" کا استعمال کرتے ہوئے مختلف کاموں کے لیے زمرے بنائیں

منصوبہ ساز کے تجربے کے مرکز میں کچھ چیزیں ہیں جنہیں 'پلان'، 'بکٹیں' اور 'بورڈز' کہا جاتا ہے۔ سب سے پہلے، بورڈ آپ کے منصوبے، یا کرنے کی فہرست کا گھر ہے۔ سائڈبار پر (+) بٹن کا استعمال کرتے ہوئے پلانر کے تحت ایک منصوبہ بنانے کے بعد، آپ کے پاس ایک نیا پینل ہوگا۔ اس کے بعد آپ مختلف قسم کے کاموں کو منظم کرنے کے لیے بورڈ کے اندر مختلف 'گروپ' بنا سکتے ہیں۔

آپ پینل کے اوپری حصے میں "نئی بالٹی شامل کریں" کے لنک پر کلک کر کے ایسا کر سکتے ہیں۔ یہاں mekan0 پر، ہم اپنی خبروں کی کوریج کو ٹریک کرنے کے لیے Planner کا استعمال کرتے ہیں۔ ہمارے پاس دیگر اقسام کی کوریج کے لیے مختلف پینلز بھی ہیں، بشمول Office 365 اور How-Tos۔ عام طور پر، ہمارے پاس اسٹوری آئیڈیا کٹس، نیوز اسٹوریز، اور DIBS کے ساتھ ساتھ ایڈیٹرز کے لیے مکمل کہانیوں کو نشان زد کرنے کے لیے ایک خاص بالٹی بھی ہوتی ہے۔

ایک بار جب آپ بالٹی شامل کرتے ہیں، تو کنٹینر کے نام کے نیچے ایک الگ بٹن (+) ہوتا ہے۔ یہ آپ کو ایک نیا ٹاسک کارڈ بنانے اور ٹیم کے کسی رکن کو مقررہ تاریخ تفویض کرنے یا تفویض کرنے کی اجازت دے گا۔ ہمارے پاس ذیل میں اس پر مزید ہے۔

پیشرفت اور تاریخوں کو نشان زد کرکے، کارڈز پر تفصیلات شامل کرکے، اور مزید بہت کچھ کرکے کاموں کو ٹریک کریں۔

بہت سے طریقے ہیں جن سے آپ پیداواری صلاحیت کے لیے Planner میں ٹاسک کارڈز سے فائدہ اٹھا سکتے ہیں۔ آپ ڈراپ ڈاؤن مینو کو مختلف ذخیروں میں منتقل کرنے، اس کی پیشرفت کو تبدیل کرنے، اور آغاز اور مقررہ تاریخ مقرر کرنے کے لیے استعمال کر سکتے ہیں۔ آپ اپنے ساتھیوں کو یہ بتانے کے لیے ایک تفصیل بھی لکھ سکتے ہیں کہ آپ کس چیز پر کام کر رہے ہیں۔ روزگار سادگی کی خاطر، یہاں تک کہ ایک چیک لسٹ بھی ہے جو جو کچھ بھی ترتیب دیا گیا ہے اس کی پیشرفت پر نظر رکھنے میں مدد کر سکتی ہے۔

اس سے بھی بہتر، ایک ایڈ اٹیچمنٹ بٹن بھی ہے جسے آپ فائلوں یا لنکس کی فہرست بنانے کے لیے استعمال کر سکتے ہیں جو کارڈ پر ہی نظر آئیں گے۔ ہم اکثر اس خصوصیت کا استعمال یہاں OnMSFT پر کسی بھی مضمون کے ذرائع کے لنکس کا اشتراک کرنے کے لیے کرتے ہیں جن کے بارے میں ہم لکھتے ہیں۔

مزید برآں، ہر مشن کارڈ کے ساتھ ساتھ مختلف رنگوں کے 'اسٹیکرز' چل رہے ہیں۔ کل چھ دستیاب ہیں، اور آپ ہر ایک کے نام کو اپنی مرضی کے مطابق بنا سکتے ہیں۔ یہ کارڈ کے کنارے پر ایک رنگین لیبل چپکا دے گا، اور کارڈ کس چیز کا حوالہ دے رہا ہے اس کا بصری اشارہ بنانے میں مدد کرے گا۔ ہمارے لیے یہاں OnMSFT پر، ہم 'اعلی ترجیح' اور 'کم ترجیح' کے لیبل استعمال کرتے ہیں۔

اہم چیزوں کا انتخاب کرنے میں آپ کی مدد کرنے کے لیے خصوصیت کے لحاظ سے فلٹرز یا گروپ کا استعمال کریں۔

جیسا کہ آپ چارٹ میں زیادہ سے زیادہ کام اور گروپ کی فہرستیں شامل کرتے ہیں، جو کچھ ہو رہا ہے اس پر نظر رکھنا مشکل ہو سکتا ہے۔ خوش قسمتی سے، ایک فلٹر کی خصوصیت ہے جو مدد کر سکتی ہے۔ ونڈو کے اوپری دائیں جانب دستیاب، یہ آپ کو صرف آپ کے نام - یا آپ کے ساتھی کارکن کے نام کی بنیاد پر کاموں کو فلٹر کرنے کی اجازت دے گا۔

متبادل کے طور پر، آپ گروپ کی فہرستوں کی ظاہری شکل کو ٹوگل کرنے کے لیے گروپ بائے فیچر بھی استعمال کر سکتے ہیں۔ یہ آپ کو اس کے مطابق گروپ کرنے کی اجازت دے گا کہ کس کو کام تفویض کیا گیا ہے، پیش رفت کے لحاظ سے، یا مقررہ تاریخوں اور لیبلز کے مطابق۔

اپنی پیشرفت پر تجزیاتی نظر حاصل کرنے کے لیے گرافس کو آزمائیں۔

منصوبہ ساز بعض اوقات گڑبڑ کر سکتا ہے، (بطور باس یا مینیجر) آپ ہمیشہ یہ نہیں دیکھ پائیں گے کہ کس چیز پر کام ہو رہا ہے اور کون کوئی خاص کام کر رہا ہے۔ خوش قسمتی سے، مائیکروسافٹ کے پاس پلانر میں ایک نفٹی چھوٹی خصوصیت ہے جو مدد کر سکتی ہے۔

اوپر والے مینو بار سے، پلان کے نام کے آگے، آپ کو ایک آئیکن نظر آئے گا جو گراف کی طرح لگتا ہے۔ اگر آپ اس پر کلک کرتے ہیں، تو آپ کو گراف موڈ میں لے جایا جائے گا۔ آپ منصوبہ جات کی مجموعی حیثیت اور ان کاموں کے بارے میں مزید تفصیلات دیکھ سکتے ہیں جو شروع، جاری، تاخیر یا مکمل ہو چکے ہیں۔ آپ فی گروپ کاموں کی تعداد اور فی ممبر کاموں کی تعداد بھی دیکھ سکتے ہیں۔ کنٹینر کی تمام اشیاء کے ساتھ ایک فہرست سائیڈ پر بھی دکھائی جا سکتی ہے۔

اسی طرح کی ایک خصوصیت ٹیم کے ہر فرد کے لیے بھی دستیاب ہے کہ وہ اپنے کاموں کو تمام منصوبوں اور گوداموں میں بصری طور پر دیکھ سکے۔ جائزہ صفحہ شروع کرنے کے لیے بس بائیں سائڈبار پر دائرے کے آئیکن پر کلک کریں۔ آپ کو ایک بصری منظر ملے گا کہ کتنے کام باقی ہیں، اور مزید۔

آپ پلانر کا استعمال کیسے کریں گے؟

جیسا کہ آپ دیکھ سکتے ہیں، پلانر ایک بہت طاقتور ٹول ہے۔ اپنے کام کی جگہ کے ماحول میں بے ترتیبی کو ختم کرنے اور کاموں کو بہتر طریقے سے منظم کرنے کے لیے آپ ایک سے زیادہ طریقے استعمال کر سکتے ہیں۔ یہ بالکل آفس 365 میں بنایا گیا ہے، اور آپ کو مختلف سروسز یا ایپس کے درمیان سوئچ کرنے کی فکر کیے بغیر اپنی ٹیم کو منظم کرنے کے لیے درکار ہر چیز مل جاتی ہے۔ کیا آپ کو لگتا ہے کہ آپ اپنی کمپنی میں Planner استعمال کریں گے؟ ہمیں نیچے تبصروں میں بتائیں۔