اپنے ای میل کو قابو سے باہر ہونے سے کیسے روکا جائے۔

اپنے ای میل کے ساتھ اپ ٹو ڈیٹ رہنا دباؤ، وقت طلب اور بورنگ ہو سکتا ہے۔ بغیر پڑھے ہوئے ای میلز کی بڑی تعداد کو جمع کرنا مشکل نہیں ہے۔ اس کی وجہ سے، پیغامات کے مسلسل بہاؤ کو چیک کرتے رہنا آسان ہے — دوسرے کاموں کی قیمت پر۔

میرے پاس متعدد ای میل اکاؤنٹس ہیں، اور مجھے اس تعداد کو کم رکھنے میں مشکل پیش آرہی ہے۔ لہذا میں نے کچھ تحقیق کی اور اپنے ان باکس کے انتظام کو بہتر بنانے کے طریقے کے بارے میں تجاویز جمع کیں۔ یہ کچھ مفید تجاویز ہیں جو مجھے آپ کے ان باکس کو سنبھالنے میں آسانی پیدا کرنے، ای میلز سے نمٹنے میں کم وقت لگانے، اور یقینی بنائیں کہ آپ کسی اہم پیغام کا جواب دینا نہ بھولیں۔

اپنی تمام ای میلز کو ان کے آتے ہی چیک نہ کریں۔

دن بھر آپ کے ان باکس میں آنے والی ای میلز کے ساتھ، آپ کی توجہ ہٹانا آسان ہے، یہاں تک کہ جب آپ کسی اہم کام کے بیچ میں ہوں۔ ہر ایک کو ایک بار پڑھنے کے بجائے، ہر روز کچھ وقت نکالیں اور اپنی ای میلز کا جواب دیں۔ اگر آپ کو اہم ای میلز یا اعلانات تلاش کرنے کی ضرورت نہیں ہے، تو اپنی ای میل چیک کرنے کے لیے دن میں چند مختصر وقفوں میں شیڈول بنائیں۔ بصورت دیگر، اپنے ان باکس سے دور رہیں۔

اپنے ان باکس کو منظم کرنے جیسے فولڈرز اور لیبلز بنانا اور استعمال کرنا اور وہ لمبی ای میلز بھیجنا جیسے مشکل کام کرنے کے لیے ہفتے میں ایک بار یا ہر چند دنوں میں ایک طویل وقت کا وقت مقرر کرنا بھی اچھا خیال ہے۔

اگر آپ اب بھی اپنے آپ کو اپنی ای میل ایپ کے ذریعے براؤز کرتے ہوئے پاتے ہیں، تو آپ ای میل اطلاعات کو بھی بند کرنا چاہتے ہیں، ای میل ایپ کو بند رکھنا چاہتے ہیں، اور یقینی بنائیں کہ آپ نے اپنے ان باکس کو کسی اور ٹیب میں کھلا نہیں چھوڑا ہے۔

آپ کو ان سب کا ایک ساتھ جواب دینے کی ضرورت نہیں ہے۔

جب آپ اپنے باقاعدہ ان باکس چیک میں سے ایک کرتے ہیں، تو صرف ان ای میلز سے نمٹتے ہیں جن سے جلدی نمٹا جا سکتا ہے۔ اگر کسی ای میل کو فوری جواب کی ضرورت ہے، تو اسے کھولیں اور اپنے پیغامات کو براؤز کرتے وقت اس کا جواب دیں۔ لیکن اگر اس کے لیے مزید وقت درکار ہے تو بعد میں اس کا جواب دینے کے لیے اتنا وقت نکالیں۔ آپ ان ای میلز کی درجہ بندی کر سکتے ہیں، انہیں ایک مخصوص فولڈر میں رکھ سکتے ہیں، یا زیادہ آسان وقت پر ای میل موصول کرنے کے لیے اسنوز فیچر استعمال کر سکتے ہیں۔

اپنے ان باکس میں متعدد سیکشنز یا فولڈرز بنائیں

اپنی ای میلز کو ذخیرہ کرنے کے لیے مختلف فولڈرز کا استعمال کریں۔ یہ اہمیت، عجلت، ان سے نمٹنے میں کتنا وقت لگتا ہے، یا ان کے لیے ضروری اقدامات کی نوعیت پر مبنی ہو سکتے ہیں۔ Gmail میں ڈیفالٹ ٹیب شدہ لے آؤٹ اور آؤٹ لک میں فوکسڈ ان باکس سپیم اور پروموشنل ای میلز کو فلٹر کرنے میں مدد کر سکتا ہے اور اہم ای میلز کو تلاش کرنا اور چیک کرنا آسان بنا سکتا ہے۔ Gmail میں، آپ فارمیٹ کو بھی تبدیل کر سکتے ہیں تاکہ آپ کی ای میلز کو مختلف حصوں میں ترتیب دیا جائے، اور آپ منتخب کر سکتے ہیں کہ وہ سیکشنز کیا ہیں۔ اسی طرح، آؤٹ لک آپ کو اپنی ای میل کو حسب ضرورت گروپس میں ترتیب دینے دیتا ہے۔

فلٹرز، قواعد اور لیبل استعمال کریں۔

فلٹرز اور قواعد آنے والے ای میل پیغامات کو مخصوص فولڈرز پر بھیجتے ہیں۔ وہ وقت بچانے میں مدد کر سکتے ہیں، اور اس بات کو یقینی بناتے ہیں کہ آپ اپنی توجہ ان ای میلز پر مرکوز کریں جو سب سے اہم ہیں۔ لیبلز آپ کو اپنے پیغامات کو فولڈرز استعمال کرنے کے بجائے مختلف ٹیگز کے ذریعے ترتیب دینے کی اجازت دے کر اپنے ای میل کو منظم کرنے اور اس پر نظر رکھنے میں مدد کرنے کا ایک اچھا طریقہ بھی ہو سکتا ہے۔

سانچے بنائیں

بعض اوقات آپ بار بار اسی طرح کی ای میلز بھیجتے ہیں۔ چیزوں کو آسان بنانے کے لیے، آپ ای میل بھیجنے کے لیے ای میل ٹیمپلیٹس ترتیب دے سکتے ہیں اور استعمال کر سکتے ہیں تاکہ آپ کو ایک ہی پیغام کو بار بار لکھتے رہنا نہ پڑے۔ آپ ای میلز کو تیزی سے لکھنے میں مدد کے لیے Gmail میں Smart Write اور Smart Reply جیسے ٹولز بھی استعمال کر سکتے ہیں۔

سبسکرائب کریں

میلنگ لسٹوں اور پروموشنل ای میلز سے ان سبسکرائب کریں۔ اپنے نیوز لیٹرز کو دیکھیں اور یقینی بنائیں کہ آپ نے صرف ان پیغامات کے لیے سائن اپ کیا ہے جو آپ پہلے ہی پڑھ چکے ہیں، اور کوئی بھی پیغام حذف کریں جنہیں آپ نے حال ہی میں نہیں پڑھا ہے۔ اس کے علاوہ، کسی بھی سوشل میڈیا انتباہات سے ان سبسکرائب کرنا یقینی بنائیں جس کی آپ کو ضرورت نہیں ہے۔ (اسے بند کرنے کے لیے آپ کو اپنے سوشل میڈیا اکاؤنٹس کی ترتیبات میں جانے کی ضرورت پڑ سکتی ہے۔) متبادل کے طور پر، آپ پروموشنل ای میلز کے لیے علیحدہ ای میل اکاؤنٹ استعمال کر سکتے ہیں اور اہم ای میلز کو اپنے مرکزی اکاؤنٹ پر رکھ سکتے ہیں۔

بڑی تعداد میں ای میلز کو مسترد کریں جن کی آپ کو ضرورت نہیں ہے۔

اگر آپ کو گفتگو میں سی سی ملتی ہے، تو آپ کو اپ ڈیٹ کرنے کی ضرورت نہیں ہے یا آپ جوابی ای میل تھریڈ میں ہیں، آپ تمام جوابات موصول ہونے سے بچنے کے لیے اس تھریڈ کو نظر انداز کر سکتے ہیں۔ ایسا کرنے کے لیے، تھریڈ میں کوئی بھی پیغام کھولیں، اسکرین کے اوپری حصے میں (سبجیکٹ لائن کے اوپر) تین نقطوں پر ٹیپ کریں، اور جی میل میں ڈراپ ڈاؤن آپشنز میں سے "نظر انداز کریں" یا اگر آپ استعمال کر رہے ہیں تو "نظر انداز کریں" کو منتخب کریں۔ امکانات

اپنے ان باکس کو اپنے کام کی فہرست نہ بنائیں

کسی ای میل کو جواب دینے کی یاد دہانی کے طور پر اسے "بغیر پڑھا ہوا" کے بطور نشان زد کرنا پرکشش ہو سکتا ہے (میں یقینی طور پر اس کا قصوروار ہوں) یا اس وجہ سے کہ اس میں ایک ایسا کام ہے جسے آپ کو مکمل کرنا ہے، لیکن یہ آپ کے ان باکس کو بھی خراب کر سکتا ہے۔ کام کرنے کی ایک الگ فہرست رکھیں (اس کے لیے کافی ایپس دستیاب ہیں، یا آپ بنیادی نوٹ یا سٹکی نوٹ ایپ استعمال کر سکتے ہیں) یا اسے کسی مخصوص فولڈر میں رکھ دیں۔ اگر آپ Gmail استعمال کرتے ہیں، تو آپ اپنے ان باکس کے ساتھ گوگل ٹاسک ایپ بھی استعمال کر سکتے ہیں۔ بس اسکرین کے نیچے دائیں کونے میں چھوٹے "شو سائیڈ پینل" کے تیر پر کلک کریں، اور وہاں ٹاسکس آئیکن کو منتخب کریں۔

الگ الگ فہرستوں کا چلنا اچھا خیال ہے تاکہ آپ انہیں اپنی ای میلز کے آئٹمز کے ساتھ اپ ڈیٹ کر سکیں۔ مثال کے طور پر، اگر آپ کی ای میلز میں ان مضامین کے لنکس ہیں جنہیں آپ پڑھنا چاہتے ہیں جب آپ کے پاس زیادہ وقت ہو، تو پڑھنے کی فہرست سے شروع کریں — بس اسے اپنے ان باکس میں نہ رکھیں۔