আপনার ইমেলের সাথে আপ টু ডেট থাকা চাপযুক্ত, সময় গ্রাসকারী এবং বিরক্তিকর হতে পারে। বিপুল সংখ্যক অপঠিত ইমেল জমা করা কঠিন নয়। এই কারণে, বার্তাগুলির ধ্রুবক প্রবাহ পরীক্ষা করা সহজ — অন্যান্য কাজের খরচে।
আমার একাধিক ইমেল অ্যাকাউন্ট আছে, এবং অপঠিত সংখ্যা কম রাখতে আমার খুব কষ্ট হচ্ছে। তাই আমি কিছু গবেষণা করেছি এবং কীভাবে আমার ইনবক্স পরিচালনার উন্নতি করতে পারি সে সম্পর্কে টিপস সংগ্রহ করেছি৷ আপনার ইনবক্স পরিচালনা করা সহজ করতে, ইমেলগুলির সাথে কম সময় ব্যয় করতে এবং একটি গুরুত্বপূর্ণ বার্তার প্রতিক্রিয়া জানাতে ভুলবেন না তা নিশ্চিত করার জন্য আমি এখানে কিছু সহায়ক টিপস পেয়েছি৷
আপনার সমস্ত ইমেলগুলি আসার সাথে সাথে চেক করবেন না
সারাদিন আপনার ইনবক্সে ইমেল আসায়, আপনি গুরুত্বপূর্ণ কিছুর মাঝখানে থাকলেও বিভ্রান্ত হওয়া সহজ। আপনি একবার পেয়ে গেলে প্রতিটি পড়ার পরিবর্তে, প্রতিদিন কিছু সময় নিন এবং আপনার ইমেলের উত্তর দিন। আপনার যদি গুরুত্বপূর্ণ ইমেল বা ঘোষণাগুলির জন্য অনুসন্ধান করার প্রয়োজন না হয়, আপনার ইমেল চেক করার জন্য দিনের মধ্যে কয়েকটি ছোট বিরতিতে সময়সূচী করুন। অন্যথায়, আপনার ইনবক্সের বাইরে থাকুন।
আপনার ইনবক্সকে সংগঠিত করার জন্য কিছু কঠিন কাজ করার জন্য সপ্তাহে একবার বা প্রতি কয়েক দিনে দীর্ঘ সময় নির্ধারণ করাও একটি ভাল ধারণা, যেমন ফোল্ডার এবং লেবেল তৈরি করা এবং ব্যবহার করা এবং সেই দীর্ঘ ইমেলগুলি পাঠানো।
আপনি যদি এখনও নিজেকে আপনার ইমেল অ্যাপের মাধ্যমে ব্রাউজ করতে দেখেন, তাহলে আপনি ইমেল বিজ্ঞপ্তিগুলি বন্ধ করতে, ইমেল অ্যাপটি বন্ধ রাখতে এবং অন্য ট্যাবে আপনার ইনবক্স খোলা রাখেননি তা নিশ্চিত করতে চাইতে পারেন।
আপনি একবারে তাদের সব উত্তর দিতে হবে না
আপনি যখন আপনার নিয়মিত ইনবক্স চেকগুলির মধ্যে একটি করেন, শুধুমাত্র সেই ইমেলগুলির সাথে ডিল করুন যা দ্রুত মোকাবেলা করা যায়৷ যদি একটি ইমেল একটি দ্রুত প্রতিক্রিয়া প্রয়োজন, এটি খুলুন এবং আপনি আপনার বার্তা ব্রাউজ করার সময় এটি উত্তর. তবে যদি আরও সময়ের প্রয়োজন হয় তবে পরে উত্তর দিতে সেই সময় নিন। আপনি এই ইমেলগুলিকে শ্রেণীবদ্ধ করতে পারেন, একটি নির্দিষ্ট ফোল্ডারে রাখতে পারেন, বা আরও সুবিধাজনক সময়ে ইমেলটি পেতে স্নুজ বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করতে পারেন।
আপনার ইনবক্সে একাধিক বিভাগ বা ফোল্ডার তৈরি করুন
আপনার ইমেল সংরক্ষণ করতে বিভিন্ন ফোল্ডার ব্যবহার করুন. এগুলি গুরুত্ব, জরুরীতা, তাদের সাথে মোকাবিলা করতে কতক্ষণ লাগে, বা তাদের প্রয়োজনীয় ক্রিয়াকলাপগুলির উপর ভিত্তি করে হতে পারে। Gmail-এ ডিফল্ট ট্যাবড লেআউট এবং আউটলুকের ফোকাসড ইনবক্স স্প্যাম এবং প্রচারমূলক ইমেলগুলিকে ফিল্টার করতে এবং গুরুত্বপূর্ণ ইমেলগুলি খুঁজে পাওয়া এবং পরীক্ষা করা সহজ করে তুলতে পারে৷ Gmail-এ, আপনি বিন্যাসও পরিবর্তন করতে পারেন যাতে আপনার ইমেলগুলি বিভিন্ন বিভাগে সাজানো হয় এবং আপনি সেই বিভাগগুলি কী তা চয়ন করতে পারেন৷ একইভাবে, আউটলুক আপনাকে কাস্টম গ্রুপে আপনার ইমেল সংগঠিত করতে দেয়।
ফিল্টার, নিয়ম এবং লেবেল ব্যবহার করুন
ফিল্টার এবং নিয়ম নির্দিষ্ট ফোল্ডারে সরাসরি ইনকামিং ইমেল বার্তা. তারা সময় বাঁচাতে সাহায্য করতে পারে এবং নিশ্চিত করুন যে আপনি সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ ইমেলগুলিতে আপনার মনোযোগ কেন্দ্রীভূত করেছেন। ফোল্ডারগুলি ব্যবহার করার পরিবর্তে আপনাকে আপনার বার্তাগুলিকে বিভিন্ন ট্যাগ দ্বারা বাছাই করতে দিয়ে লেবেলগুলি সংগঠিত করার এবং আপনার ইমেলের ট্র্যাক রাখতে সহায়তা করার একটি ভাল উপায় হতে পারে৷
ছাঁচ তৈরি করুন
কখনও কখনও আপনি একই ধরনের ইমেল বারবার পাঠান। জিনিসগুলি সহজ করার জন্য, আপনি ইমেল পাঠাতে ইমেল টেমপ্লেট সেট আপ করতে এবং ব্যবহার করতে পারেন যাতে আপনাকে একই বার্তা বারবার লিখতে না হয়। আপনি দ্রুত ইমেল লিখতে সাহায্য করতে Gmail-এ স্মার্ট রাইটিং এবং স্মার্ট রিপ্লাই-এর মতো টুল ব্যবহার করতে পারেন।
সদস্যতা ত্যাগ করুন
মেইলিং তালিকা এবং প্রচারমূলক ইমেল থেকে সদস্যতা ত্যাগ করুন। আপনার নিউজলেটারগুলির মাধ্যমে যান এবং নিশ্চিত করুন যে আপনি শুধুমাত্র সেই বার্তাগুলির জন্য সাইন আপ করেছেন যা আপনি ইতিমধ্যে পড়েছেন, এবং আপনি সম্প্রতি পড়েননি এমন কোনো বার্তা মুছুন৷ এছাড়াও, আপনার প্রয়োজন নেই এমন কোনো সামাজিক মিডিয়া সতর্কতা থেকে সদস্যতা ত্যাগ করতে ভুলবেন না। (এটি বন্ধ করার জন্য আপনাকে আপনার সামাজিক মিডিয়া অ্যাকাউন্ট সেটিংসে যেতে হতে পারে।) বিকল্পভাবে, আপনি প্রচারমূলক ইমেলগুলির জন্য একটি পৃথক ইমেল অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করতে পারেন এবং গুরুত্বপূর্ণ ইমেলগুলি আপনার প্রধান অ্যাকাউন্টে রাখতে পারেন।
আপনার প্রয়োজন নেই এমন বাল্ক ইমেল বাতিল করুন
আপনি যদি একটি কথোপকথনে একটি CC পান, আপনাকে আপডেট করার প্রয়োজন নেই বা আপনি একটি উত্তর-সমস্ত ইমেল থ্রেডে আছেন, আপনি সমস্ত উত্তর প্রাপ্তি এড়াতে এই থ্রেডটিকে উপেক্ষা করতে পারেন৷ এটি করার জন্য, থ্রেডে যেকোন বার্তা খুলুন, স্ক্রিনের শীর্ষে (বিষয় লাইনের উপরে) তিনটি বিন্দুতে আলতো চাপুন এবং Gmail-এর ড্রপ-ডাউন বিকল্পগুলি থেকে "উপেক্ষা করুন" বা আপনি যদি ব্যবহার করেন তবে "উপেক্ষা করুন" নির্বাচন করুন। সম্ভাবনা
আপনার ইনবক্সকে আপনার করণীয় তালিকা তৈরি করবেন না
এটি একটি ইমেলকে "অপঠিত" হিসাবে চিহ্নিত করার জন্য একটি অনুস্মারক হিসাবে এটির প্রতিক্রিয়া জানাতে প্রলুব্ধ হতে পারে (আমি অবশ্যই এটির জন্য দোষী) বা এটিতে এমন একটি কাজ রয়েছে যা আপনাকে সম্পূর্ণ করতে হবে, তবে এটি আপনার ইনবক্সকে বিশৃঙ্খলও করতে পারে৷ একটি পৃথক করণীয় তালিকা রাখুন (এর জন্য প্রচুর অ্যাপ উপলব্ধ রয়েছে, অথবা আপনি মৌলিক নোট বা স্টিকি নোট অ্যাপ ব্যবহার করতে পারেন) বা এটি একটি নির্দিষ্ট ফোল্ডারে রাখুন। আপনি যদি Gmail ব্যবহার করেন, আপনি আপনার ইনবক্সের সাথে Google টাস্ক অ্যাপ ব্যবহার করতে পারেন; স্ক্রিনের নীচের ডানদিকের কোণায় অবস্থিত ছোট্ট "শো সাইড প্যানেল" তীরটিতে ক্লিক করুন এবং সেখানে টাস্ক আইকনটি নির্বাচন করুন৷
আলাদা তালিকা চালু রাখা ভালো ধারণা যাতে আপনি আপনার ইমেল থেকে আইটেমগুলির সাথে আপডেট করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনার ইমেলগুলিতে আপনি যে নিবন্ধগুলি পড়তে চান তার লিঙ্কগুলি থাকে যখন আপনার কাছে বেশি সময় থাকে তবে একটি পড়ার তালিকা দিয়ে শুরু করুন — কেবল এটি আপনার ইনবক্সে রাখবেন না।
