কীভাবে দ্রুত ইমেলগুলিকে টাস্কে পরিণত করবেন

কিভাবে দ্রুত ইমেলগুলিকে টাস্কে রূপান্তর করা যায় এটি আমাদের নিবন্ধ কিভাবে আমরা আমাদের ইমেলগুলিকে টাস্কে পরিণত করতে পারি।

আপনি যদি আপনার ইমেল বাছাই করার জন্য OHIO ব্যবহার করেন (শুধু একবার এটির সাথে ডিল করুন), আপনি সম্ভবত কিছু ইমেলকে টাস্কে পরিণত করতে চাইবেন। এটি কীভাবে দ্রুত এবং দক্ষতার সাথে করা যায় তা এখানে রয়েছে যাতে আপনি আপনার অন্যান্য ইমেলগুলির সাথে লেনদেন চালিয়ে যেতে পারেন৷

এটি দ্রুত এবং সহজ করুন

আপনার ইনবক্স একটি করণীয় তালিকা নয়; এটা একটা ইনকামিং মেইল। এটি আপনার ইনবক্সে ইমেলগুলি রেখে যেতে প্রলুব্ধ করে কারণ এটি সহজ, কিন্তু তারপরে আপনাকে যে কাজগুলি করতে হবে তা ইমেল ইনবক্সের জলে চাপা পড়ে যায়৷

এখানে কেন মানুষ সমস্যায় পড়ে। একটি ইমেলকে একটি টাস্কে রূপান্তর করার জন্য ম্যানুয়াল প্রক্রিয়া প্রায়শই এইরকম হয়:

1. আপনার প্রিয় টাস্ক লিস্ট ম্যানেজার খুলুন।
2. একটি নতুন টাস্ক তৈরি করুন।
3. নতুন টাস্কে ইমেলের প্রাসঙ্গিক অংশগুলি কপি এবং পেস্ট করুন।
4. বিশদ বিবরণ সেট করুন, যেমন অগ্রাধিকার, নির্ধারিত তারিখ, রঙের কোড এবং আপনি যা কিছু ব্যবহার করছেন।
5. নতুন টাস্ক সংরক্ষণ করুন.
6. আর্কাইভ বা ইমেল মুছে দিন.

সেগুলি হল ছয়টি ধাপ, শুধুমাত্র আপনার করণীয় তালিকায় কিছু যোগ করার জন্য। এতে অবাক হওয়ার কিছু নেই যে আপনি আপনার ইনবক্সে বিশৃঙ্খল ইমেলগুলি দিয়ে শেষ করবেন৷ আপনি যদি সেই ছয়টি ধাপকে চার ভাগে কাটাতে পারেন? বা তিন?

আচ্ছা আপনি পারেন! আমরা আপনাকে দেখাব কিভাবে.

সম্পর্কিত: 7টি স্বল্প-পরিচিত Gmail বৈশিষ্ট্য যা আপনার চেষ্টা করা উচিত

কিছু ইমেল ক্লায়েন্ট অন্যদের তুলনায় কাজ তৈরি করতে ভাল

আপনার ইমেল পরিচালনা করার জন্য অনেক ক্লায়েন্ট উপলব্ধ রয়েছে এবং আপনি যেমনটি আশা করতে পারেন, কিছু কাজ তৈরি করার জন্য অন্যদের চেয়ে ভাল।

ওয়েব ক্লায়েন্টদের জন্য, Gmail খুব ভালো কাজ করে। টাস্ক অ্যাপটি অন্তর্নির্মিত, এবং মেলকে একটি টাস্কে পরিণত করা সহজ। সরাসরি মেল থেকে একটি টাস্ক তৈরি করার জন্য একটি কীবোর্ড শর্টকাটও আছে - কোনো মাউসের প্রয়োজন নেই৷ আপনি যদি একটি ডেস্কটপ ক্লায়েন্ট না চান, Gmail সম্ভবত আপনার সেরা বাজি।

উইন্ডোজ ডেস্কটপ ক্লায়েন্টদের জন্য, আউটলুক জিতেছে। থান্ডারবার্ডের কিছু অন্তর্নির্মিত টাস্ক ম্যানেজমেন্ট বৈশিষ্ট্য রয়েছে, যা খারাপ নয়, তবে আউটলুক অনেক বেশি তরল এবং আপনাকে অসংখ্য তৃতীয় পক্ষের অ্যাপের সাথে সংযোগ করতে দেয়। যদি কোনো কারণে আপনি Outlook ব্যবহার করতে না পারেন, থান্ডারবার্ড একটি ভাল বিকল্প। আপনি যদি ইতিমধ্যেই তৃতীয় পক্ষের করণীয় তালিকা ব্যবস্থাপক ব্যবহার করছেন, থান্ডারবার্ড সরিষা কাটবে না।

একটি ম্যাকে, ছবিটি একটু কম ইতিবাচক। Apple মেল Gmail এবং Outlook এর তুলনায় খারাপভাবে কাজ পরিচালনা করে। আপনি যদি ডেস্কটপ ক্লায়েন্টে কাজগুলি পরিচালনা করতে চান তবে সম্ভবত আপনার সেরা বিকল্প ম্যাকের জন্য থান্ডারবার্ড . অথবা আপনি একটি তৃতীয় পক্ষের করণীয় তালিকা পরিচালককে একটি ইমেল পাঠাতে পারেন এবং সেখানে এটি পরিচালনা করতে পারেন।

যখন মোবাইল অ্যাপের কথা আসে, Gmail এবং Outlook প্রায় একই রকম কাজ করে। তাদের কারোরই ওয়েব বা ক্লায়েন্ট সংস্করণের জন্য টাস্ক বিল্ডার নেই, তবে উভয়ই তৃতীয় পক্ষের অ্যাপে স্বয়ংক্রিয়ভাবে অ্যাড-অন পোর্ট করে। সুতরাং, আপনি যদি ট্রেলোতে আপনার কাজগুলি পরিচালনা করেন এবং আপনার Gmail বা আউটলুক ক্লায়েন্টে অ্যাড-অন ইনস্টল করে থাকেন, আপনি যখন সংশ্লিষ্ট মোবাইল অ্যাপটি খুলবেন তখন এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে উপলব্ধ হবে৷ উপরন্তু, যখন একটি Outlook অ্যাড-ইন ইনস্টল করা হয়, এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে ডেস্কটপ ক্লায়েন্টে ইনস্টল করা হয় এবং অ্যাপস মোবাইল এবং ওয়েব।

Gmail থেকে কাজ তৈরি করুন

গুগল টাস্কস নামে একটি অ্যাপ সরবরাহ করে, যা Gmail-এ অন্তর্নির্মিত। এটি খুব কম বিকল্প সহ একটি সহজ করণীয় তালিকা পরিচালক, যদিও একটি মোবাইল অ্যাপ রয়েছে যা আপনাকে কিছু অতিরিক্ত কাস্টমাইজেশন বিকল্প দেয়। আপনার যদি সহজ কিছুর প্রয়োজন হয় যা আপনার Gmail ইনবক্সের সাথে শক্তভাবে কাজ করে, তাহলে Google টাস্ক একটি কঠিন পছন্দ। একটি ইমেলকে একটি টাস্কে পরিণত করা একটি হাওয়া: ইমেল খোলার সাথে সাথে, টাস্কবারে আরও বোতামে ক্লিক করুন এবং করতে যোগ করুন নির্বাচন করুন৷

আপনি যদি একজন সংক্ষিপ্ত ব্যক্তি হন, Shift + T একই কাজ করে। টাস্ক অ্যাপ আপনার নতুন টাস্ক প্রদর্শন করে সাইডবারে খোলে।

আপনি একটি নির্দিষ্ট তারিখ, অতিরিক্ত বিবরণ, বা সাবটাস্ক যোগ করার জন্য টাস্ক সম্পাদনা করতে হলে, সম্পাদনা আইকনে ক্লিক করুন।

পরিবর্তনগুলি সংরক্ষণ করার দরকার নেই, কারণ এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে সম্পন্ন হয়। আপনার কাজ শেষ হয়ে গেলে, আপনার ইনবক্সে আর্কাইভ বোতামে ক্লিক করুন (অথবা কীবোর্ড শর্টকাট "e" ব্যবহার করুন) আপনার আর্কাইভে ইমেলটি সরাতে।

এই তিনটি সহজ পদক্ষেপ:

1. Add to Tasks অপশনে ক্লিক করুন (বা শর্টকাট Shift + T ব্যবহার করুন)।
2. একটি নির্দিষ্ট তারিখ, অতিরিক্ত বিবরণ, বা সাবটাস্ক সেট করুন।
3. ইমেল সংরক্ষণাগার (বা মুছে দিন)।

বোনাস হিসাবে, আপনি আপনার কাজগুলি প্রদর্শন করতে Chrome সেট করতে পারেন৷ আপনি যখন একটি নতুন ট্যাব খুলবেন . একটি অ্যাপ আছে Google টাস্কের জন্য iOS এবং Android . মোবাইল অ্যাপে একটি টাস্ক তৈরি করা যতটা সহজ তা ওয়েব অ্যাপে। মেলের উপরের তিনটি বিন্দুতে ক্লিক করুন এবং "কাজে যোগ করুন" নির্বাচন করুন।

এটি অবিলম্বে একটি নতুন টাস্ক তৈরি করে।

যদি Google Tasks-এ আপনার প্রয়োজনীয় সবকিছু না থাকে, অথবা আপনি যদি ইতিমধ্যেই অন্য টাস্ক ম্যানেজারের সাথে স্বাচ্ছন্দ্যবোধ করেন, তাহলে সম্ভবত এটির জন্য একটি Gmail অ্যাড-অন আছে। বর্তমানে জনপ্রিয় টু-ডু অ্যাপগুলির জন্য অ্যাড-অন রয়েছে, যেমন Any.do, Asana, Jira, Evernote, Todoist, Trello, এবং অন্যান্য (যদিও Microsoft To-do বা Apple অনুস্মারক নেই)।

পূর্বে, আমরা সাধারণভাবে জিমেইল অ্যাড-অন এবং ট্রেলো অ্যাড-অন ইনস্টল করার বিষয়ে কভার করেছি বিশেষভাবে . বিভিন্ন অ্যাড-অন আপনাকে বিভিন্ন বিকল্প দেয়, কিন্তু সমস্ত করণীয় তালিকা অ্যাড-অনগুলি সাধারণত আপনাকে একটি নির্দিষ্ট ইমেল থেকে সরাসরি একটি কাজ যোগ করার অনুমতি দেয়। করণীয় তালিকার অ্যাড-অনগুলি ওয়েব এবং মোবাইল অ্যাপ হিসাবে উপলব্ধ যা একে অপরের সাথে স্বয়ংক্রিয়ভাবে সিঙ্ক হয়। এবং Google টাস্কের মতো, আপনি যখন Gmail মোবাইল অ্যাপে থাকবেন তখন আপনি অ্যাড-অনগুলি অ্যাক্সেস করতে পারবেন৷

আউটলুক থেকে কাজ তৈরি করুন

Outlook-এর Tasks নামে একটি অন্তর্নির্মিত অ্যাপ রয়েছে, যা Office 365-এ একটি ওয়েব অ্যাপ হিসেবেও উপলব্ধ। বিষয়গুলি এখানে একটু জটিল হয়ে উঠেছে কারণ এটি 2015 সালের। মাইক্রোসফট ওয়ান্ডারলিস্ট কিনেছে বিখ্যাত টাস্ক ম্যানেজার। আমি এটিকে একটি নতুন ওয়েব-অনলি অফিস 365 অ্যাপে পরিণত করতে গত চার বছর অতিবাহিত করেছি (সম্ভবত কিছুটা অকল্পনীয়) মাইক্রোসফ্ট টু-ডু। এটি অবশেষে Outlook-এ বিল্ট ইন টাস্ক কার্যকারিতা প্রতিস্থাপন করবে।

যাইহোক, আপাতত, টাস্ক অ্যাপটি এখনও আউটলুক টাস্ক ম্যানেজার, এবং কখন এটি পরিবর্তন হবে তার কোন সঠিক তারিখ বা আউটলুক সংস্করণ নেই। আমরা এটি উল্লেখ করছি শুধুমাত্র কারণ আপনি যদি O365 ব্যবহার করেন, তাহলে আপনি দেখতে পাবেন যে আপনি Outlook Tasks-এ যোগ করা যেকোনো কাজ Microsoft To-Do-তেও প্রদর্শিত হবে। করণীয় এখনও আপনি একটি টাস্কে যোগ করতে পারেন এমন সমস্ত ডেটা দেখায় না, তবে এটি কিছু সময়ে দেখাবে।

আপাতত, মাইক্রোসফ্ট টাস্ক হল অন্তর্নির্মিত আউটলুক টাস্ক ম্যানেজার, তাই আমরা এতে ফোকাস করব।

আউটলুক ডেস্কটপ ক্লায়েন্ট ব্যবহার করে

এখানেই মাইক্রোসফ্ট ঐতিহ্যগতভাবে উৎকৃষ্ট, এবং তারা আপনাকে এখানেও হতাশ করে না। একটি ইমেল থেকে সমস্ত স্বাদ পূরণ করার জন্য একটি টাস্ক তৈরি করার একাধিক উপায় রয়েছে৷ পারবেন কি:

1. টাস্ক প্যানে একটি ইমেল বার্তা টেনে আনুন।
2. ডান-ক্লিক প্রসঙ্গ মেনু থেকে টাস্ক ফোল্ডারে ইমেলটি সরান বা অনুলিপি করুন।
3. একটি টাস্ক তৈরি করতে দ্রুত পদক্ষেপ ব্যবহার করুন।

আমরা দ্রুত পদক্ষেপ ব্যবহার করার উপর ফোকাস করব কারণ এটি আপনার অর্থের জন্য সবচেয়ে বেশি ধাক্কা দেয় এবং আপনি ভাল পরিমাপের জন্য দ্রুত পদক্ষেপে একটি কীবোর্ড শর্টকাট বরাদ্দ করতে পারেন।

আপনি যদি আগে কখনো আউটলুক টাস্ক ব্যবহার না করে থাকেন তাহলে দেখুন টাস্ক প্যানে আমাদের গাইড  তাই আপনি আপনার মেইলের পাশে আপনার কাজগুলি দেখতে পারেন।

টাস্ক প্যানটি খোলা হয়ে গেলে, আমরা একটি দ্রুত পদক্ষেপ তৈরি করব যা ইমেলটিকে পঠিত হিসাবে চিহ্নিত করবে, একটি টাস্ক তৈরি করবে এবং ইমেলটিকে আপনার সংরক্ষণাগারে নিয়ে যাবে৷ আমরা একটি কীবোর্ড শর্টকাটও যোগ করব, তাই আপনাকে কখনই ইমেল থেকে একটি টাস্ক তৈরি করতে আপনার মাউস ব্যবহার করতে হবে না৷

দ্রুত পদক্ষেপগুলি আপনাকে একটি বোতাম (বা কীবোর্ড শর্টকাট) ক্লিক করে একাধিক ক্রিয়া নির্বাচন করতে দেয়। এটি তৈরি করা সহজ এবং ব্যবহার করা আরও সহজ, তবে আপনি যদি আগে এটি পরীক্ষা না করে থাকেন তবে আমাদের আছে৷  এটি সম্পর্কে চূড়ান্ত গাইড . একবার আপনি এই নির্দেশিকাটি পড়লে, একটি নতুন দ্রুত পদক্ষেপ তৈরি করুন, তারপরে নিম্নলিখিত ক্রিয়াগুলি যোগ করুন:

1. মেসেজ বডি দিয়ে একটি টাস্ক তৈরি করুন।
2. পঠিত হিসেবে চিহ্নিত করুন.
3. ফোল্ডারে নেভিগেট করুন (এবং আপনার সংরক্ষণাগার ফোল্ডারে যেতে ফোল্ডার হিসাবে নির্বাচন করুন)।