كيفية استخدام Microsoft Planner لتحسين تدفق عملك

كيفية استخدام Microsoft Planner

أداة إدارة المشاريع Microsoft Planner تشبه الخدمات المجانية أو المدفوعة مثل Trello أو Asana. يمكن أن يساعدك Planner المدمج في Office 365 على تقليل الفوضى في العمل وتحسين سير العمل. إليك الطريقة.

  • إنشاء فئات لمهام مختلفة في Planner باستخدام “المستودعات”
  • تتبع المهام في Planner عن طريق تعيين التقدم والتواريخ وإضافة التفاصيل على البطاقات والمزيد
  • استخدم عوامل التصفية أو التجميع حسب الميزة لمساعدتك في انتقاء المهام المهمة
  • جرب الرسوم البيانية لإلقاء نظرة تحليلية على تقدمك

إذا كان مكان عملك أو عملك مشتركًا في Microsoft Office 365 ، فهناك العديد من الأدوات الرائعة التي يمكنك الاستفادة منها لتحسين كفاءتك. لقد تطرقنا بالفعل إلى بعض هذه الأشياء ، بما في ذلك Teams و Outlook و OneDrive بالإضافة إلى OneNote . الآن ، حان الوقت لتوجيه انتباهنا نحو Microsoft Planner.

أداة إدارة المشاريع Planner تشبه خدمات Trello أو Asana المجانية أو المدفوعة. لا يأتي بدون تكلفة إضافية وهو مضمن مباشرة في Office 365 ، ويمكن أن يساعد مؤسستك على تتبع المهام المهمة وتحسين سير العمل. إليك المزيد حول كيفية استخدامها في OnMSFT ، ودليل لكيفية استخدامها أيضًا في مكان عملك.

إنشاء فئات لمهام مختلفة باستخدام “مجموعات”

في قلب تجربة Planner توجد بعض الأشياء المعروفة باسم “الخطة” و “الدلاء” و “اللوحات”. أولاً ، اللوحة هي موطن خطتك ، أو قائمة المهام. بمجرد إنشاء خطة ضمن Planner باستخدام الزر (+) على الشريط الجانبي ، سيكون لديك لوحة جديدة. يمكنك بعد ذلك إنشاء “مجموعات” مختلفة داخل اللوحة لتنظيم أنواع مختلفة من المهام.

يمكنك القيام بذلك عن طريق الضغط على رابط “إضافة دلو جديد” أعلى اللوحة. هنا في mekan0، نستخدم Planner لتتبع تغطيتنا الإخبارية. لدينا أيضًا لوحات مختلفة لأنواع التغطية الأخرى ، بما في ذلك Office 365 و How-Tos. عادة ، لدينا أيضًا مجموعات لأفكار القصص ، والقصص الإخبارية ، و DIBS ، بالإضافة إلى دلو خاص للمحررين لتمييز القصص المكتملة.

بمجرد إضافة دلو ، يوجد زر منفصل (+) أسفل اسم الحاوية. سيسمح لك ذلك بإنشاء بطاقة مهمة جديدة وتعيين تاريخ استحقاق أو تعيينها إلى أحد أعضاء الفريق. لدينا المزيد عن ذلك أدناه.

كيفية استخدام Microsoft Planner لتحسين سير عملك
نظرة على لوحة عينة في مخطط مايكروسوفت

تتبع المهام من خلال تحديد التقدم والتواريخ وإضافة التفاصيل على البطاقات والمزيد

هناك العديد من الطرق التي يمكنك من خلالها الاستفادة من بطاقات المهام في Planner لميزة الإنتاجية. يمكنك استخدام القائمة المنسدلة لنقلها إلى مستودعات مختلفة وتغيير تقدمها وتعيين تاريخ البدء وتاريخ الاستحقاق. يمكنك أيضًا كتابة وصف للسماح لزملائك بمعرفة ما تعمل به. تشغيل. من أجل البساطة ، هناك حتى قائمة مرجعية يمكن أن تساعد في تتبع التقدم في كل ما تم تعيينه.استخدتم

والأفضل من ذلك ، هناك أيضًا زر “إضافة مرفق” والذي يمكنك استخدامه لإدراج الملفات أو الروابط التي ستكون مرئية على البطاقة نفسها. غالبًا ما نستخدم هذه الميزة هنا في OnMSFT لمشاركة الروابط إلى مصادر أي مقالات نكتب عنها.

بالإضافة إلى ذلك ، هناك “ملصقات” ملونة مختلفة تعمل على طول جانب كل بطاقة مهمة. يتوفر ما مجموعه ستة ، ويمكنك تخصيص الاسم لكل واحد. سيؤدي ذلك إلى لصق ملصق ملون على جانب البطاقة ، ويساعد في تكوين إشارة مرئية على ما تشير إليه البطاقة. بالنسبة لنا هنا في OnMSFT ، نستخدم تسميات “أولوية عالية” و “أولوية منخفضة”.

كيفية استخدام Microsoft Planner لتحسين سير عملك
بطاقة عينة في مخطط Microsoft

استخدم عوامل التصفية أو التجميع حسب الميزة لمساعدتك في اختيار ما يهم

كلما أضفت المزيد والمزيد من المهام وقوائم المجموعات إلى المخطط ، قد يصبح من الصعب تتبع ما يحدث. لحسن الحظ ، هناك ميزة تصفية يمكن أن تساعد. متاح في أعلى الجانب الأيمن من النافذة ، وهذا سيتيح لك تصفية المهام بناءً على اسمك فقط – أو اسم زميلك في العمل.

كبديل ، يمكنك أيضًا استخدام ميزة “التجميع حسب” لتبديل مظهر قوائم المجموعات. سيسمح لك ذلك بالتجميع حسب الشخص الذي تم تعيين المهمة إليه أو حسب التقدم أو حسب تواريخ الاستحقاق والتسميات.

كيفية استخدام Microsoft Planner لتحسين سير عملك
الخيار “المعين إلى” ضمن المجموعة بواسطة

جرب الرسوم البيانية لإلقاء نظرة تحليلية على تقدمك

يمكن أن يصاب المخطط بالفوضى في بعض الأحيان ، (بصفتك رئيسًا أو مديرًا) قد لا تتمكن دائمًا من رؤية ما يتم العمل عليه ومن يقوم بمهمة محددة. لحسن الحظ ، تمتلك Microsoft ميزة صغيرة وأنيقة مدمجة في Planner يمكنها المساعدة.

من شريط القائمة العلوي ، بجوار اسم الخطة ، سترى رمزًا يشبه الرسم البياني. إذا قمت بالنقر فوق هذا ، فسيتم تحويلك إلى وضع الرسم البياني. يمكنك الاطلاع على الحالة الإجمالية للخطط ومزيد من التفاصيل حول المهام التي بدأت أو قيد التقدم أو متأخرة أو مكتملة. يمكنك أيضًا مشاهدة عدد المهام لكل مجموعة وعدد المهام لكل عضو. يمكن أيضًا عرض قائمة على الجانب ، مع جميع عناصر الحاوية المتاحة.

تتوفر ميزة مماثلة أيضًا لأي شخص في الفريق لرؤية مهامهم بصريًا عبر جميع الخطط والمستودعات. ما عليك سوى النقر على رمز الدائرة على الشريط الجانبي الأيسر لتشغيل صفحة نظرة عامة. ستحصل على عرض مرئي لعدد المهام المتبقية ، والمزيد.

كيفية استخدام Microsoft Planner لتحسين سير عملك
الرسوم البيانية في المخطط

كيف ستستخدم Planner؟

كما ترى ، يعد Planner أداة قوية للغاية. هناك أكثر من طريقة يمكنك استخدامها للقضاء على الفوضى وإدارة المهام بشكل أفضل في بيئة مكان عملك. إنه مُدمج في Office 365 مباشرةً ، ويمكنك الحصول على كل ما تحتاجه لإدارة فريقك دون الحاجة إلى القلق بشأن الاضطرار إلى التبديل بين الخدمات أو التطبيقات المختلفة. هل تعتقد أنك ستستخدم Planner في شركتك؟ اسمحوا لنا أن نعرف في التعليقات أدناه.

قم بنشر المقال على

أضف تعليق