Gall cael y wybodaeth ddiweddaraf am eich e-bost fod yn straen, yn cymryd llawer o amser ac yn ddiflas. Nid yw'n anodd cronni nifer fawr o negeseuon e-bost heb eu darllen. Oherwydd hyn, mae'n hawdd parhau i wirio llif cyson y negeseuon - ar draul tasgau eraill.
Mae gen i gyfrifon e-bost lluosog, ac rwy'n cael amser caled yn cadw'r nifer hwnnw o eitemau heb eu darllen yn isel. Felly gwnes ychydig o ymchwil a chasglu awgrymiadau ar sut i wella fy rheolaeth mewnflwch. Dyma rai awgrymiadau defnyddiol rydw i wedi dod o hyd iddyn nhw i'w gwneud hi'n haws trin eich mewnflwch, treulio llai o amser yn delio â negeseuon e-bost, a gwnewch yn siŵr nad ydych chi'n anghofio ymateb i neges bwysig.
Peidiwch â gwirio'ch holl e-byst wrth iddynt ddod i mewn
Gyda negeseuon e-bost yn taro'ch mewnflwch trwy gydol y dydd, mae'n hawdd tynnu sylw, hyd yn oed pan fyddwch chi yng nghanol rhywbeth pwysig. Yn lle darllen pob un ar ôl i chi ei gael, cymerwch beth amser bob dydd i fynd drwodd ac ateb eich e-byst. Os nad oes angen i chi chwilio am e-byst neu gyhoeddiadau pwysig, trefnwch ychydig o seibiannau byr yn ystod y dydd i wirio'ch e-bost. Fel arall, arhoswch allan o'ch mewnflwch.
Mae hefyd yn syniad da i drefnu cyfnod hirach o amser unwaith yr wythnos neu bob ychydig ddyddiau i wneud rhywfaint o'r gwaith caled yn trefnu eich mewnflwch, fel creu a defnyddio ffolderi a labeli ac anfon y negeseuon e-bost hir hynny.
Os ydych chi'n dal i gael eich hun yn pori trwy'ch app e-bost, efallai y byddwch hefyd am ddiffodd hysbysiadau e-bost, cadw'r ap e-bost ar gau, a sicrhau nad ydych wedi gadael eich mewnflwch ar agor mewn tab arall.
Nid oes rhaid i chi eu hateb i gyd ar unwaith
Pan fyddwch yn gwneud un o'ch gwiriadau mewnflwch rheolaidd, dylech ond ymdrin â negeseuon e-bost y gellir delio â nhw'n gyflym. Os oes angen ymateb cyflym ar e-bost, agorwch ef a'i ateb wrth bori trwy'ch negeseuon. Ond os bydd angen mwy o amser, cymerwch yr amser hwnnw i'w ateb yn nes ymlaen. Gallwch chi gategoreiddio'r negeseuon e-bost hyn, eu rhoi mewn ffolder benodol, neu ddefnyddio'r nodwedd ailatgoffa i dderbyn yr e-bost ar amser mwy cyfleus.
Creu adrannau neu ffolderi lluosog yn eich mewnflwch
Defnyddiwch ffolderi gwahanol i storio eich e-byst. Gall y rhain fod yn seiliedig ar bwysigrwydd, brys, faint o amser y mae'n ei gymryd i ddelio â nhw, neu'r mathau o gamau gweithredu sydd eu hangen arnynt. Gall y cynllun tabiau rhagosodedig yn Gmail a'r Blwch Mewn Ffocws yn Outlook helpu i hidlo negeseuon e-bost sbam a hyrwyddo a'i gwneud hi'n haws dod o hyd i e-byst pwysig a'u gwirio. Yn Gmail, gallwch hefyd newid y fformat fel bod eich e-byst yn cael eu didoli i wahanol adrannau, a gallwch ddewis beth yw'r adrannau hynny. Yn yr un modd, mae Outlook yn gadael ichi drefnu'ch e-bost yn grwpiau arferol.
Defnyddiwch ffilterau, rheolau a labeli
Mae hidlwyr a rheolau yn cyfeirio negeseuon e-bost sy'n dod i mewn i ffolderi penodol. Gallant helpu i arbed amser, a gwneud yn siŵr eich bod yn canolbwyntio eich sylw ar y negeseuon e-bost sydd bwysicaf. Gall labeli hefyd fod yn ffordd dda o drefnu a'ch helpu i gadw golwg ar eich e-bost trwy adael i chi ddidoli'ch negeseuon yn ôl gwahanol dagiau yn lle defnyddio ffolderi.
gwneud mowldiau
Weithiau byddwch chi'n anfon e-byst tebyg dro ar ôl tro. I wneud pethau'n haws, gallwch chi sefydlu a defnyddio templedi e-bost i anfon e-byst fel nad oes rhaid i chi barhau i ysgrifennu'r un neges drosodd a throsodd. Gallwch hefyd ddefnyddio offer fel Smart Write a Smart Reply yn Gmail i helpu i ysgrifennu e-byst yn gyflymach.
dad-danysgrifio
Dad-danysgrifio o restrau postio a negeseuon e-bost hyrwyddo. Ewch trwy'ch cylchlythyrau a gwnewch yn siŵr eich bod chi ddim ond wedi cofrestru ar gyfer negeseuon rydych chi wedi'u darllen yn barod, a dilëwch unrhyw negeseuon nad ydych chi wedi'u darllen yn ddiweddar. Hefyd, gwnewch yn siŵr eich bod yn dad-danysgrifio o unrhyw rybuddion cyfryngau cymdeithasol nad oes eu hangen arnoch chi. (Efallai y bydd angen i chi fynd i mewn i osodiadau eich cyfrifon cyfryngau cymdeithasol i ddiffodd hyn.) Fel arall, gallwch ddefnyddio cyfrif e-bost ar wahân ar gyfer negeseuon e-bost hyrwyddo a chadw e-byst pwysig ar eich prif gyfrif.
Taflwch e-byst swmp nad oes eu hangen arnoch
Os cewch CC mewn sgwrs, nid oes angen i chi ddiweddaru neu os ydych mewn e-bost ateb-i-gyd, gallwch anwybyddu'r edefyn hwn i osgoi derbyn pob ateb. I wneud hyn, agorwch unrhyw neges yn yr edefyn, tapiwch y tri dot ar frig y sgrin (uwchben y llinell bwnc), a dewiswch "Anwybyddu" o'r opsiynau cwymplen yn Gmail neu "Anwybyddu" os ydych chi'n defnyddio rhagolygon.
Peidiwch â gwneud eich mewnflwch yn rhestr o bethau i'w gwneud
Gall fod yn demtasiwn marcio e-bost fel un "heb ei ddarllen" fel nodyn atgoffa i ymateb iddo (dwi'n bendant yn euog o hyn) neu oherwydd ei fod yn cynnwys tasg y mae angen i chi ei chwblhau, ond gall hefyd annibendod eich mewnflwch. Cadwch restr o bethau i'w gwneud ar wahân (mae digon o apiau ar gael ar gyfer hynny, neu gallwch ddefnyddio'r app nodiadau sylfaenol neu nodiadau gludiog) neu ei roi mewn ffolder penodol. Os ydych yn defnyddio Gmail, gallwch ddefnyddio'r app Tasg Google ynghyd â'ch mewnflwch; Cliciwch ar y saeth fach “Dangos Panel Ochr” yng nghornel dde isaf y sgrin, a dewiswch yr eicon Tasgau yno.
Mae'n syniad da cael rhestrau ar wahân yn rhedeg fel y gallwch eu diweddaru gydag eitemau o'ch e-byst. Er enghraifft, os yw eich e-byst yn cynnwys dolenni i erthyglau rydych chi am eu darllen pan fydd gennych chi fwy o amser, dechreuwch gyda rhestr ddarllen - peidiwch â'i chadw yn eich mewnflwch.
