Sut i Drosi E-byst yn Dasgau yn Gyflym Dyma ein herthygl ar sut y gallwn droi ein e-byst yn dasgau.
Os ydych chi'n defnyddio OHIO (dim ond delio ag ef unwaith) i ddidoli eich e-bost, mae'n debyg y byddwch am droi rhai negeseuon e-bost yn dasgau. Dyma sut i'w wneud yn gyflym ac yn effeithlon fel y gallwch barhau i ddelio â'ch e-byst eraill.
Gwnewch hi'n gyflym ac yn hawdd
Nid yw eich mewnflwch yn rhestr o bethau i'w gwneud; Mae'n bost sy'n dod i mewn. Mae'n demtasiwn gadael e-byst yn eich mewnflwch oherwydd ei fod yn haws, ond yna mae'r tasgau y mae angen i chi eu gwneud yn cael eu claddu yn y dilyw mewnflwch e-bost.
Dyma pam mae pobl yn mynd i drafferth. Mae'r broses â llaw ar gyfer trosi e-bost yn dasg yn aml yn mynd fel hyn:
- Agorwch eich hoff reolwr rhestr dasgau.
- Creu tasg newydd.
- Copïwch a gludwch y rhannau perthnasol o'r e-bost i'r dasg newydd.
- Gosodwch y manylion, fel blaenoriaeth, dyddiad dyledus, cod lliw, a beth bynnag arall rydych chi'n ei ddefnyddio.
- Arbedwch y dasg newydd.
- Archifo neu ddileu e-bost.
Dyna chwe cham, dim ond i ychwanegu rhywbeth at eich rhestr o bethau i'w gwneud. Does ryfedd eich bod chi'n cael e-byst yn anniben yn eich mewnflwch. Beth pe gallech dorri'r chwe cham hynny yn bedwar? neu dri?
Wel gallwch chi! Byddwn yn dangos i chi sut.
Cysylltiedig: 7 Nodwedd Gmail Anhysbys y Dylech Drio
Mae rhai cleientiaid e-bost yn well am greu tasgau nag eraill
Mae yna lawer o gleientiaid ar gael i reoli eich e-bost, ac fel y gallech ddisgwyl, mae rhai yn well nag eraill ar gyfer creu tasgau.
Ar gyfer cleientiaid gwe, mae Gmail yn gwneud y gwaith yn dda iawn. Mae'r app Tasks wedi'i ymgorffori, ac mae'n hawdd troi post yn dasg. Mae hyd yn oed llwybr byr bysellfwrdd i greu tasg yn uniongyrchol o'r post - nid oes angen llygoden. Os nad ydych chi eisiau cleient bwrdd gwaith, mae'n debyg mai Gmail yw'ch bet gorau.
Ar gyfer cleientiaid bwrdd gwaith Windows, Outlook sy'n ennill. Mae gan Thunderbird rai nodweddion rheoli tasgau adeiledig, nad ydyn nhw'n ddrwg, ond mae Outlook yn llawer mwy hylif ac yn caniatáu ichi gysylltu â myrdd o apiau trydydd parti. Os na allwch ddefnyddio Outlook am ryw reswm, mae Thunderbird yn ddewis arall da. Os ydych chi eisoes yn defnyddio rheolwr rhestr i'w wneud trydydd parti, ni fydd Thunderbird yn torri'r mwstard.
Ar Mac, mae'r llun ychydig yn llai cadarnhaol. Mae Apple Mail yn rheoli tasgau'n wael o'i gymharu â Gmail ac Outlook. Os ydych chi eisiau rheoli tasgau ar gleient bwrdd gwaith, yna mae'n debyg mai'ch opsiwn gorau yw Thunderbird ar gyfer Mac . Neu gallwch anfon e-bost at reolwr rhestr i'w wneud trydydd parti a'i reoli yno.
O ran apiau symudol, mae Gmail ac Outlook yn gweithio fwy neu lai yr un peth. Nid oes gan yr un ohonynt adeiladwyr tasgau ar gyfer y we na fersiynau cleient, ond mae'r ddau yn trosglwyddo ychwanegion i apiau trydydd parti yn awtomatig. Felly, os ydych chi'n rheoli'ch tasgau yn Trello a bod yr ychwanegiad wedi'i osod yn eich cleient Gmail neu Outlook, bydd ar gael yn awtomatig pan fyddwch chi'n agor yr app symudol cyfatebol hefyd. Yn ogystal, pan fyddwch yn gosod ychwanegiad Outlook, caiff ei osod yn awtomatig ar y cleient bwrdd gwaith ac apiau Symudol a'r we.
Gan mai Gmail ac Outlook yw hufen y cnwd penodol hwn, byddwn yn canolbwyntio ar y rheini. Os oes gennych chi hoff gleient sy'n delio'n dda â chreu tasgau, rhowch wybod i ni yn y sylwadau, a byddwn yn cymryd golwg.
Creu tasgau o Gmail
Mae Google yn darparu ap o'r enw Tasks, sydd wedi'i gynnwys gyda Gmail. Mae'n rheolwr rhestr syml i'w wneud gydag ychydig iawn o opsiynau, er bod yna app symudol sy'n rhoi rhai opsiynau addasu ychwanegol i chi. Os oes angen rhywbeth syml arnoch sy'n gweithio'n dynn gyda'ch mewnflwch Gmail, mae Google Tasks yn ddewis cadarn. Mae troi e-bost yn dasg yn awel: gyda'r e-bost ar agor, cliciwch ar y botwm Mwy yn y bar tasgau a dewis Ychwanegu i'w Wneud.
Os ydych chi'n berson byr, mae Shift + T yn gwneud yr un peth. Mae'r app Tasgau yn agor yn y bar ochr sy'n dangos eich tasg newydd.
Os oes angen i chi olygu'r dasg i ychwanegu dyddiad dyledus, manylion ychwanegol, neu is-dasgau, cliciwch yr eicon Golygu.
Nid oes angen arbed newidiadau, gan fod hyn yn cael ei wneud yn awtomatig. Pan fyddwch chi wedi gorffen, cliciwch ar y botwm Archif yn eich mewnflwch (neu defnyddiwch y llwybr byr bysellfwrdd "e") i symud yr e-bost i'ch archif.
Dyma dri cham syml:
- Cliciwch ar yr opsiwn Ychwanegu at Dasgau (neu defnyddiwch y llwybr byr Shift + T).
- Gosodwch ddyddiad dyledus, manylion ychwanegol, neu is-dasgau.
- Archifo (neu ddileu) yr e-bost.
Fel bonws, gallwch chi osod Chrome i arddangos eich tasgau Pan fyddwch chi'n agor tab newydd . Mae yna app iOS ac Android ar gyfer Tasgau Google . Mae mor hawdd creu tasg yn yr app symudol ag ydyw yn yr app gwe. Cliciwch ar y tri dot ar frig y post a dewis “Ychwanegu at Dasgau.”
Mae hyn yn creu tasg newydd ar unwaith.
Os nad oes gan Google Tasks bopeth sydd ei angen arnoch chi, neu os ydych chi eisoes yn gyfforddus gyda rheolwr tasgau arall, mae'n debyg bod yna ychwanegiad Gmail ar ei gyfer. Ar hyn o bryd mae yna ychwanegion ar gyfer apiau i'w gwneud poblogaidd, fel Any.do, Asana, Jira, Evernote, Todoist, Trello, ac eraill (er nad oes Microsoft To-Do nac Apple Reminders).
Yn flaenorol, fe wnaethom gwmpasu gosod ychwanegion Gmail yn gyffredinol, ac ategyn Trello yn benodol . Mae gwahanol ychwanegion yn rhoi gwahanol opsiynau i chi, ond yn gyffredinol mae pob ychwanegiad rhestr i'w wneud yn caniatáu ichi ychwanegu tasg yn uniongyrchol o e-bost penodol. Mae ychwanegion rhestr o bethau i'w gwneud hefyd ar gael fel apiau gwe a symudol sy'n cysoni'n awtomatig â'i gilydd. Ac fel Google Tasks, gallwch gael mynediad at ychwanegion pan fyddwch yn ap symudol Gmail.
Creu tasgau o Outlook
Mae gan Outlook ap adeiledig o'r enw Tasks, sydd hefyd ar gael fel app gwe yn Office 365. Mae pethau'n mynd ychydig yn fwy cymhleth yma oherwydd ei fod yn 2015 Prynodd Microsoft Wunderlist Y rheolwr tasg enwog. Rwyf wedi treulio'r pedair blynedd diwethaf yn ei droi'n ap Office 365 newydd ar y we yn unig o'r enw (efallai ychydig yn ddiddychymyg) Microsoft To-Do. Yn y pen draw, bydd yn disodli'r swyddogaeth Tasgau adeiledig yn Outlook.
Fodd bynnag, am y tro, mae'r app Tasgau yn dal i fod yn rheolwr tasg Outlook, ac nid oes union ddyddiad na fersiwn Outlook pan fydd hyn yn newid. Rydym yn sôn am hyn yn unig oherwydd os ydych chi'n defnyddio O365, fe welwch fod unrhyw dasgau rydych chi'n eu hychwanegu at Outlook Tasks hefyd yn ymddangos yn Microsoft To-Do. Nid yw To-Do yn dangos yr holl ddata y gallwch ei ychwanegu at dasg eto, ond bydd yn digwydd ar ryw adeg.
Am y tro, Microsoft Tasks yw'r rheolwr tasgau Outlook adeiledig, felly byddwn yn canolbwyntio ar hynny.
Defnyddio'r Cleient Bwrdd Gwaith Outlook
Dyma lle mae Microsoft yn rhagori yn draddodiadol, ac nid ydynt yn eich siomi yma chwaith. Mae sawl ffordd o greu tasg o e-bost i ddarparu ar gyfer pob chwaeth. Allech chi:
- Llusgwch a gollwng neges e-bost i'r cwarel tasg.
- Symudwch neu copïwch yr e-bost i'r ffolder Tasgau o'r ddewislen cyd-destun clic dde.
- Defnyddiwch Quick Step i greu tasg.
Byddwn yn canolbwyntio ar ddefnyddio Quick Step gan mai hwn sy'n darparu'r glec fwyaf ar gyfer eich arian, a gallwch neilltuo llwybr byr bysellfwrdd i Quick Step i fesur da.
Os nad ydych erioed wedi defnyddio Outlook Tasks o'r blaen, gweler Ein canllaw i'r cwarel tasg Felly gallwch weld eich tasgau wrth ymyl eich post.
Unwaith y bydd y cwarel tasg ar agor, byddwn yn creu cam cyflym sy'n nodi bod yr e-bost wedi'i ddarllen, yn creu tasg, ac yn symud yr e-bost i'ch archif. Byddwn hefyd yn ychwanegu llwybr byr bysellfwrdd, felly ni fydd byth yn rhaid i chi ddefnyddio'ch llygoden i greu tasg o e-bost.
Mae Camau Cyflym yn caniatáu ichi ddewis gweithredoedd lluosog trwy glicio botwm (neu lwybr byr bysellfwrdd). Mae'n hawdd ei greu a hyd yn oed yn haws i'w ddefnyddio, ond os nad ydych wedi ei wirio o'r blaen, mae gennym ni Canllaw terfynol amdano . Unwaith y byddwch wedi darllen y canllaw hwn, crëwch Gam Cyflym newydd, ac yna ychwanegwch y camau gweithredu canlynol:
- Creu tasg gyda'r corff neges.
- Marciwch fel y darllenwyd.
- Llywiwch i'r ffolder (a dewiswch eich ffolder archif fel y ffolder i fynd iddo).
Dewiswch lwybr byr bysellfwrdd ar ei gyfer, rhowch enw iddo (fel, “Creu tasg ac archif”), yna cliciwch Cadw. Mae bellach i'w weld yn yr adran Cartref > Camau Cyflym.
Nawr, pan fyddwch chi eisiau troi e-bost yn dasg, cliciwch ar Quick Step (neu defnyddiwch lwybr byr bysellfwrdd), a bydd yn creu tasg newydd. Mae'n cymryd y teitl o linell pwnc yr e-bost, a'r corff e-bost yn dod yn gynnwys.
Golygwch unrhyw fanylion rydych chi eu heisiau (mae yna lawer mwy o opsiynau addasu yn Outlook Tasks nag sydd yn Gmail Tasks) a chliciwch ar Cadw a Chau.
Yn wahanol i Gmail, mae angen i chi arbed y dasg newydd, ond hefyd yn wahanol i Gmail, mae Quick Step yn archifo'r e-bost i chi.
Felly dyma dri cham syml ar gyfer Outlook hefyd:
- Cliciwch Quick Step (neu defnyddiwch y llwybr byr a osodwyd gennych).
- Addaswch unrhyw opsiynau neu fanylion fel y gwelwch yn dda.
- Cliciwch Cadw a Chau.
Defnyddio'r Outlook Web App
Ar y pwynt hwn, efallai y byddwch yn disgwyl i ni ddangos i chi sut i greu tasg gan ddefnyddio ap gwe Outlook (Outlook.com). Ni fyddwn oherwydd nad oes ffordd frodorol i droi e-bost yn dasg yn yr app gwe Outlook. Gallwch farcio'r post, sy'n golygu y bydd yn ymddangos yn y rhestr dasgau, ond dyna ni.
Mae hon yn sensoriaeth syndod gan Microsoft. Ni allwn helpu ond teimlwn y bydd newid ar ryw adeg i Microsoft To-Do a fydd yn cynnwys integreiddio Outlook > To-Do tynn.
Mae pethau ychydig yn well o ran integreiddio apiau trydydd parti. Ar hyn o bryd mae yna ychwanegion ar gyfer apiau i'w gwneud poblogaidd, fel Asana, Jira, Evernote, a Trello, yn ogystal ag eraill (er nad oes unrhyw Tasgau Gmail nac Apple Reminders). Mae gwahanol ychwanegion yn rhoi gwahanol opsiynau i chi, ond, yn yr un modd â Gmail, mae ategion rhestr o bethau i'w gwneud yn gyffredinol yn caniatáu ichi ychwanegu tasg yn uniongyrchol o e-bost penodol, gan gysoni'r we ac apiau symudol yn awtomatig.
Defnyddio'r Outlook Mobile App
Yn union fel yr app gwe Outlook, nid oes unrhyw ffordd frodorol i droi post yn dasg o'r app symudol Outlook, er bod Microsoft To-Do ar gael ar gyfer y ddau iOS و Android . Mae'n cadw golwg ar negeseuon e-bost rydych chi wedi'u nodi yn unrhyw un o'r apps Outlook, ond nid yw hynny'n union yr un peth ag integreiddio tasgau. Os ydych chi eisiau trosi e-byst Outlook yn dasgau Outlook, mae gwir angen i chi ddefnyddio'r cleient Outlook.
Os ydych chi'n defnyddio rheolwr rhestr tasgau trydydd parti, gallwch gyrchu'r ychwanegion pan fyddwch chi yn ap symudol Outlook.
Creu tasgau o Apple Mail
Os ydych chi'n defnyddio Apple Mail, eich unig opsiynau go iawn yw anfon eich post ymlaen at ap trydydd parti (fel Any.do neu Todoist) a rheoli'ch tasgau yno, neu lusgo a gollwng e-byst i'ch nodiadau atgoffa. Felly, ar gyfer Apple, y broses â llaw yw:
- Agorwch eich hoff reolwr rhestr dasgau.
- Anfonwch yr e-bost ymlaen at ap trydydd parti neu ei ollwng yn y nodiadau atgoffa.
- Gosodwch y manylion, fel blaenoriaeth, dyddiad dyledus, cod lliw, a beth bynnag arall rydych chi'n ei ddefnyddio.
- Arbedwch y dasg newydd.
- Archifo neu ddileu e-bost.
Nid oes llawer y gallwch ei wneud i wella'r broses hon oherwydd nid yw Apple wedi clymu Post a Nodyn Atgoffa yn rhy dynn. Nid yw'r cwmni ychwaith yn caniatáu llawer o integreiddio ag apiau trydydd parti. Hyd nes y bydd hyn yn newid (ac rydym yn amau y bydd yn digwydd unrhyw bryd yn fuan), eich opsiwn gorau yw anfon eich post ymlaen at reolwr rhestr i'w wneud trydydd parti.
Os yw'n well gennych ddelio â'ch e-byst unwaith yn unig, dylai creu tasgau fod mor gyflym a hawdd â phosibl. Fel arall, bydd eich mewnflwch yn parhau i fod yn rhestr o bethau i'w gwneud.
Gyda rheolwyr rhestr o bethau i'w gwneud ac ychwanegion trydydd parti, mae Gmail ac Outlook yn rhoi'r offer sydd eu hangen arnoch i greu tasgau o e-byst yn gyflym, yn hawdd ac yn effeithlon.
