Cómo convertir rápidamente correos electrónicos en tareas Este es nuestro artículo en el que vamos a hablar sobre cómo podemos convertir nuestros correos electrónicos en tareas.
Si usa OHIO (solo trátelo una vez) para ordenar su correo electrónico, probablemente querrá convertir algunos correos electrónicos en tareas. A continuación, le mostramos cómo hacerlo de manera rápida y eficiente para que pueda continuar lidiando con sus otros correos electrónicos.
Hazlo rápido y fácil
Su bandeja de entrada no es una lista de tareas pendientes; Es un correo entrante. Es tentador dejar correos electrónicos en su bandeja de entrada porque es más fácil, pero luego las tareas que necesita hacer quedan enterradas en la avalancha de la bandeja de entrada de correo electrónico.
He aquí por qué la gente se mete en problemas. El proceso manual para convertir un correo electrónico en una tarea suele ser así:
- Abra su administrador de lista de tareas favorito.
- Crear una nueva tarea.
- Copie y pegue las partes relevantes del correo electrónico en la nueva tarea.
- Establezca los detalles, como prioridad, fecha de vencimiento, código de color y cualquier otra cosa que esté usando.
- Guarde la nueva tarea.
- Archivar o eliminar correo electrónico.
Esos son seis pasos, solo para agregar algo a su lista de tareas pendientes. No es de extrañar que termines con correos electrónicos abarrotando tu bandeja de entrada. ¿Qué pasaría si pudieras dividir esos seis pasos en cuatro? o tres?
¡Bien tu puedes! Te mostraremos cómo.
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Algunos clientes de correo electrónico son mejores para crear tareas que otros
Hay muchos clientes disponibles para administrar su correo electrónico y, como es de esperar, algunos son mejores que otros para crear tareas.
Para clientes web, Gmail hace el trabajo muy bien. La aplicación Tareas está integrada y es fácil convertir el correo en una tarea. Incluso hay un atajo de teclado para crear una tarea directamente desde el correo, no se requiere mouse. Si no desea un cliente de escritorio, Gmail es probablemente su mejor opción.
Para los clientes de escritorio de Windows, Outlook gana. Thunderbird tiene algunas funciones integradas de gestión de tareas, que no son malas, pero Outlook es mucho más fluido y te permite conectarte a una gran cantidad de aplicaciones de terceros. Si por alguna razón no puedes usar Outlook, Thunderbird es una buena alternativa. Si ya está utilizando un administrador de listas de tareas de terceros, Thunderbird no cortará la mostaza.
En una Mac, la imagen es un poco menos positiva. Apple Mail administra las tareas de manera deficiente en comparación con Gmail y Outlook. Si desea administrar tareas en un cliente de escritorio, probablemente su mejor opción sea Thunderbird para Mac . O puede enviar un correo electrónico a un administrador de listas de tareas de terceros y administrarlo allí.
Cuando se trata de aplicaciones móviles, Gmail y Outlook funcionan prácticamente igual. Ninguno de ellos tiene creadores de tareas para la web o versiones de cliente, pero ambos portan complementos automáticamente a aplicaciones de terceros. Por lo tanto, si administra sus tareas en Trello y tiene el complemento instalado en su cliente de Gmail o Outlook, también estará disponible automáticamente cuando abra la aplicación móvil correspondiente. Además, cuando instala un complemento de Outlook, se instala automáticamente en el cliente de escritorio Y aplicaciones Móvil y la web.
Dado que Gmail y Outlook son la crema de este cultivo en particular, nos centraremos en ellos. Si tiene un cliente favorito que maneja bien la creación de tareas, háganoslo saber en los comentarios y le echaremos un vistazo.
Crear tareas desde Gmail
Google proporciona una aplicación llamada Tareas, que está integrada en Gmail. Se trata de un sencillo gestor de listas de tareas con muy pocas opciones, aunque existe una aplicación móvil que te ofrece algunas opciones de personalización adicionales. Si necesita algo simple que funcione perfectamente con su bandeja de entrada de Gmail, Google Tasks es una opción sólida. Convertir un correo electrónico en una tarea es muy sencillo: con el correo electrónico abierto, haga clic en el botón Más en la barra de tareas y seleccione Agregar a tareas pendientes.
Si eres una persona de baja estatura, Shift + T hace lo mismo. La aplicación Tareas se abre en la barra lateral y muestra su nueva tarea.
Si necesita editar la tarea para agregar una fecha de vencimiento, detalles adicionales o subtareas, haga clic en el ícono Editar.
No es necesario guardar los cambios, ya que esto se hace automáticamente. Cuando haya terminado, haga clic en el botón Archivar en su bandeja de entrada (o use el atajo de teclado "e") para mover el correo electrónico a su archivo.
Estos son tres sencillos pasos:
- Haga clic en la opción Agregar a tareas (o use el atajo Shift + T).
- Establezca una fecha de vencimiento, detalles adicionales o subtareas.
- Archive (o elimine) el correo electrónico.
Como beneficio adicional, puede configurar Chrome para mostrar sus tareas Cuando abres una nueva pestaña . hay una aplicación iOS y Android para Tareas de Google . Es tan fácil crear una tarea en la aplicación móvil como en la aplicación web. Haga clic en los tres puntos en la parte superior del correo y seleccione "Agregar a tareas".
Esto crea una nueva tarea al instante.
Si Google Tasks no tiene todo lo que necesita, o si ya se siente cómodo con otro administrador de tareas, probablemente haya un complemento de Gmail para él. Actualmente hay complementos para aplicaciones de tareas pendientes populares, como Any.do, Asana, Jira, Evernote, Todoist, Trello y otras (aunque no hay Microsoft To-Do o Apple Reminders).
Anteriormente, cubrimos la instalación de complementos de Gmail en general, y el complemento de Trello en específicamente . Los diferentes complementos le brindan diferentes opciones, pero todos los complementos de la lista de tareas generalmente le permiten agregar una tarea directamente desde un correo electrónico específico. Los complementos de la lista de tareas también están disponibles como aplicaciones web y móviles que se sincronizan automáticamente entre sí. Y al igual que Google Tasks, puede acceder a los complementos cuando está en la aplicación móvil de Gmail.
Crear tareas desde Outlook
Outlook tiene una aplicación integrada llamada Tareas, que también está disponible como aplicación web en Office 365. Las cosas se complican un poco aquí porque estamos en 2015. Microsoft compró Wunderlist El famoso administrador de tareas. Pasé los últimos cuatro años convirtiéndolo en una nueva aplicación de Office 365 solo para la web llamada (quizás un poco poco imaginativa) Microsoft To-Do. Eventualmente reemplazará la funcionalidad integrada de Tareas en Outlook.
Sin embargo, por ahora, la aplicación Tareas sigue siendo el administrador de tareas de Outlook, y no hay una fecha exacta o una versión de Outlook en la que esto cambie. Mencionamos esto solo porque si usa O365, encontrará que cualquier tarea que agregue a Tareas de Outlook también aparecerá en Microsoft To-Do. To-Do aún no muestra todos los datos que puede agregar a una tarea, pero lo hará en algún momento.
Por ahora, Microsoft Tasks es el administrador de tareas integrado de Outlook, así que nos centraremos en eso.
Uso del cliente de escritorio de Outlook
Aquí es donde Microsoft se destaca tradicionalmente, y tampoco lo decepcionan aquí. Existen múltiples formas de crear una tarea a partir de un correo electrónico para satisfacer todos los gustos. Podrías:
- Arrastre y suelte un mensaje de correo electrónico en el panel de tareas.
- Mueva o copie el correo electrónico a la carpeta Tareas desde el menú contextual del botón derecho.
- Use Paso rápido para crear una tarea.
Nos centraremos en el uso de Quick Step, ya que proporciona el máximo beneficio por su dinero, y puede asignar un atajo de teclado a Quick Step por si acaso.
Si nunca antes ha usado Tareas de Outlook, consulte Nuestra guía para el panel de tareas Para que puedas ver tus tareas junto a tu correo.
Una vez que el panel de tareas esté abierto, crearemos un paso rápido que marque el correo electrónico como leído, cree una tarea y mueva el correo electrónico a su archivo. También agregaremos un atajo de teclado, para que nunca tengas que usar el mouse para crear una tarea desde un correo electrónico.
Pasos rápidos le permite seleccionar múltiples acciones con solo hacer clic en un botón (o atajo de teclado). Es fácil de crear y aún más fácil de usar, pero si no lo ha probado antes, tenemos Guía definitiva al respecto . Una vez que haya leído esta guía, cree un nuevo paso rápido y luego agregue las siguientes acciones:
- Cree una tarea con el cuerpo del mensaje.
- Marcar como leído.
- Navegue a la carpeta (y seleccione su carpeta de archivo como la carpeta a la que ir).
Elija un atajo de teclado para él, asígnele un nombre (como, "Crear tarea y archivar"), luego haga clic en Guardar. Ahora está visible en la sección Inicio > Pasos rápidos.
Ahora, cuando desee convertir un correo electrónico en una tarea, simplemente haga clic en Paso rápido (o use un atajo de teclado) y se creará una nueva tarea. Toma el título de la línea de asunto del correo electrónico y el cuerpo del correo electrónico se convierte en el contenido.
Edite los detalles que desee (hay muchas más opciones de personalización en las tareas de Outlook que en las tareas de Gmail) y haga clic en Guardar y cerrar.
A diferencia de Gmail, debe guardar la nueva tarea, pero también a diferencia de Gmail, Quick Step archiva el correo electrónico por usted.
Así que aquí hay tres pasos simples para Outlook también:
- Haga clic en Paso rápido (o use el acceso directo que configuró).
- Ajuste cualquier opción o detalle como mejor le parezca.
- Haga clic en Guardar y cerrar.
Uso de la aplicación web de Outlook
En este punto, puede esperar que le mostremos cómo crear una tarea usando la aplicación web de Outlook (Outlook.com). No lo haremos porque no existe una forma nativa de convertir un correo electrónico en una tarea en la aplicación web de Outlook. Puede marcar el correo, lo que significa que aparecerá en la lista de tareas, pero eso es todo.
Esta es una censura sorprendente de Microsoft. No podemos evitar sentir que, en algún momento, habrá un cambio a Microsoft To-Do que incluirá una estrecha integración de Outlook > To-Do.
Las cosas son un poco mejores cuando se trata de la integración de aplicaciones de terceros. Actualmente hay complementos para aplicaciones de tareas pendientes populares, como Asana, Jira, Evernote y Trello, entre otras (aunque no hay tareas de Gmail ni recordatorios de Apple). Los diferentes complementos le brindan diferentes opciones, pero, al igual que con Gmail, los complementos de la lista de tareas generalmente le permiten agregar una tarea directamente desde un correo electrónico específico, sincronizando tanto la web como las aplicaciones móviles automáticamente.
Uso de la aplicación móvil de Outlook
Al igual que la aplicación web de Outlook, no existe una forma nativa de convertir el correo en una tarea desde la aplicación móvil de Outlook, aunque Microsoft To-Do está disponible para ambos. iOS و Android . Realiza un seguimiento de los correos electrónicos que ha marcado en cualquiera de las aplicaciones de Outlook, pero eso no es lo mismo que la integración de tareas. Si desea convertir correos electrónicos de Outlook en tareas de Outlook, realmente necesita usar el cliente de Outlook.
Si usa un administrador de listas de tareas de terceros, puede acceder a los complementos cuando esté en la aplicación móvil de Outlook.
Crear tareas desde Apple Mail
Si usa Apple Mail, sus únicas opciones reales son reenviar su correo a una aplicación de terceros (como Any.do o Todoist) y administrar sus tareas allí, o arrastrar y soltar correos electrónicos en sus recordatorios. Entonces, para Apple, el proceso manual es:
- Abra su administrador de lista de tareas favorito.
- Reenvíe el correo electrónico a una aplicación de terceros o colóquelo en los recordatorios.
- Establezca los detalles, como prioridad, fecha de vencimiento, código de color y cualquier otra cosa que esté usando.
- Guarde la nueva tarea.
- Archivar o eliminar correo electrónico.
No hay mucho que puedas hacer para mejorar este proceso porque Apple no ha vinculado demasiado el correo y los recordatorios. La compañía tampoco permite mucha integración con aplicaciones de terceros. Hasta que esto cambie (y dudamos que suceda pronto), su mejor opción es reenviar su correo a un administrador de listas de tareas externo.
Si prefiere tratar sus correos electrónicos solo una vez, la creación de tareas debería ser lo más rápida y fácil posible. De lo contrario, su bandeja de entrada seguirá siendo una lista de tareas pendientes.
Con administradores de listas de tareas y complementos de terceros, Gmail y Outlook le brindan las herramientas que necesita para crear tareas a partir de correos electrónicos de manera rápida, fácil y eficiente.
