Manterse ao día co teu correo electrónico pode ser estresante, lento e aburrido. Non é difícil acumular un gran número de correos electrónicos non lidos. Por iso, é fácil seguir comprobando o fluxo constante de mensaxes, a costa doutras tarefas.
Teño varias contas de correo electrónico e cústame manter baixo o número de non lidos. Así que investiguei e reunín consellos sobre como mellorar a xestión da miña caixa de entrada. Aquí tes algúns consellos útiles que atopei para facilitar o manexo da túa caixa de entrada, dedicar menos tempo a xestionar os correos electrónicos e asegurarte de non esquecer responder a unha mensaxe importante.
Non comprobes todos os teus correos electrónicos mentres entran
Con correos electrónicos que chegan á túa caixa de entrada ao longo do día, é fácil distraerte, mesmo cando estás no medio de algo importante. En lugar de ler cada un unha vez que o recibas, tómase un tempo cada día para revisar e responder aos teus correos electrónicos. Se non precisas buscar correos electrónicos ou anuncios importantes, programa algunhas pausas durante o día para comprobar o teu correo electrónico. En caso contrario, mantéñase fóra da súa caixa de entrada.
Tamén é unha boa idea programar un tempo máis longo unha vez por semana ou cada poucos días para facer parte do traballo duro organizando a túa caixa de entrada, como crear e usar cartafoles e etiquetas e enviar eses correos electrónicos longos.
Se aínda te atopas navegando pola túa aplicación de correo electrónico, tamén podes desactivar as notificacións por correo electrónico, manter a aplicación de correo electrónico pechada e asegurarte de que non deixaches a túa caixa de entrada aberta noutra pestana.
Non tes que contestalas todas á vez
Cando fagas unha das túas comprobacións habituais da caixa de entrada, trata só cos correos electrónicos que se poden tratar rapidamente. Se un correo electrónico necesita unha resposta rápida, ábreo e conteste mentres navegas polas túas mensaxes. Pero se precisa máis tempo, tómase ese tempo para contestalo máis tarde. Podes categorizar estes correos electrónicos, colocalos nun cartafol específico ou usar a función de adiar para recibir o correo electrónico nun momento máis conveniente.
Crea varias seccións ou cartafoles na túa caixa de entrada
Usa diferentes cartafoles para almacenar os teus correos electrónicos. Estes poden estar baseados na importancia, a urxencia, o tempo que tarda en tratalos ou os tipos de accións que requiren. O deseño de pestanas predeterminado en Gmail e Focused Inbox en Outlook poden axudar a filtrar o correo lixo e os correos electrónicos promocionais e facilitar a busca e a comprobación de correos electrónicos importantes. En Gmail, tamén podes cambiar o formato para que os teus correos electrónicos se clasifiquen en diferentes seccións e podes escoller cales son esas seccións. Do mesmo xeito, Outlook permíteche organizar o teu correo electrónico en grupos personalizados.
Usa filtros, regras e etiquetas
Os filtros e as regras dirixen as mensaxes de correo electrónico entrantes a cartafoles específicos. Poden axudar a aforrar tempo e asegurarse de centrar a súa atención nos correos electrónicos que máis importan. As etiquetas tamén poden ser unha boa forma de organizar e axudarche a facer un seguimento do teu correo electrónico permitíndoche clasificar as túas mensaxes por etiquetas diferentes en lugar de usar cartafoles.
facer moldes
Ás veces acabas enviando correos electrónicos similares repetidamente. Para facilitar as cousas, podes configurar e utilizar modelos de correo electrónico para enviar correos electrónicos para que non teñas que seguir escribindo a mesma mensaxe unha e outra vez. Tamén podes usar ferramentas como Smart Write e Smart Reply en Gmail para axudar a escribir correos electrónicos máis rápido.
dar de baixa
Cancelar a subscrición das listas de correo e dos correos electrónicos promocionais. Consulta os teus boletíns e asegúrate de que só te rexistrastes nas mensaxes que xa liches, e elimina as que non liches recentemente. Ademais, asegúrate de cancelar a subscrición das alertas de redes sociais que non necesites. (É posible que teñas que acceder á configuración das túas contas de redes sociais para desactivar isto.) Como alternativa, podes usar unha conta de correo electrónico separada para os correos electrónicos promocionais e manter os correos electrónicos importantes na túa conta principal.
Descarta os correos electrónicos masivos que non necesites
Se recibes un CC nunha conversa, non necesitas actualizar ou estás nun fío de correo electrónico de resposta a todas, podes ignorar este fío para evitar recibir todas as respostas. Para iso, abre calquera mensaxe do fío, toca os tres puntos na parte superior da pantalla (enriba da liña de asunto) e selecciona "Ignorar" nas opcións despregables de Gmail ou "Ignorar" se estás a usar perspectivas.
Non fagas da túa caixa de entrada a túa lista de tarefas pendentes
Pode ser tentador marcar un correo electrónico como "non lido" como recordatorio para responder a el (definitivamente son culpable diso) ou porque contén unha tarefa que debes completar, pero tamén pode desordenar a túa caixa de entrada. Manteña unha lista de tarefas separada (hai moitas aplicacións dispoñibles para iso, ou pode usar as notas básicas ou a aplicación de notas adhesivas) ou poñelas nun cartafol específico. Se usas Gmail, podes usar a aplicación Google Task xunto coa túa caixa de entrada; Simplemente faga clic na pequena frecha "Mostrar panel lateral" na esquina inferior dereita da pantalla e seleccione alí a icona de Tarefas.
É unha boa idea ter listas separadas en execución para que poidas actualizalas cos elementos dos teus correos electrónicos. Por exemplo, se os teus correos electrónicos conteñen ligazóns a artigos que queres ler cando teñas máis tempo, comeza cunha lista de lecturas; simplemente non a manteñas na túa caixa de entrada.
