Como converter rapidamente correos electrónicos en tarefas Este é o noso artigo sobre como podemos converter os nosos correos electrónicos en tarefas.
Se usas OHIO (só tratalo unha vez) para ordenar o teu correo electrónico, é probable que queiras converter algúns correos electrónicos en tarefas. Aquí tes como facelo de forma rápida e eficiente para que poidas seguir xestionando os teus outros correos electrónicos.
Faino rápido e sinxelo
A túa caixa de entrada non é unha lista de tarefas pendentes; É un correo entrante. É tentador deixar os correos electrónicos na túa caixa de entrada porque é máis fácil, pero despois as tarefas que debes facer están enterradas no diluvio da caixa de entrada de correo electrónico.
Velaí por que a xente se mete en problemas. O proceso manual para converter un correo electrónico nunha tarefa adoita ser así:
- Abre o teu xestor de listas de tarefas favoritas.
- Crea unha nova tarefa.
- Copia e pega as partes relevantes do correo electrónico na nova tarefa.
- Establece os detalles, como a prioridade, a data de vencemento, o código de cores e calquera outra cousa que esteas a usar.
- Garda a nova tarefa.
- Arquiva ou elimina o correo electrónico.
Son seis pasos, só para engadir algo á túa lista de tarefas. Non é de estrañar que acabes con correos electrónicos desordenados na túa caixa de entrada. E se puideses cortar eses seis pasos en catro? ou tres?
Pois podes! Imos amosarche como.
Relacionados: 7 funcións de Gmail pouco coñecidas que debes probar
Algúns clientes de correo electrónico son mellores para crear tarefas que outros
Hai moitos clientes dispoñibles para xestionar o teu correo electrónico e, como podes esperar, algúns son mellores que outros para crear tarefas.
Para os clientes web, Gmail fai o traballo moi ben. A aplicación Tarefas está integrada e é fácil converter o correo nunha tarefa. Incluso hai un atallo de teclado para crear unha tarefa directamente desde o correo electrónico, sen necesidade de rato. Se non queres un cliente de escritorio, Gmail é probablemente a túa mellor opción.
Para os clientes de escritorio de Windows, Outlook gaña. Thunderbird ten algunhas funcións integradas de xestión de tarefas, que non están nada mal, pero Outlook é moito máis fluído e permítelle conectarse a unha infinidade de aplicacións de terceiros. Se por algún motivo non podes usar Outlook, Thunderbird é unha boa alternativa. Se xa estás usando un xestor de listas de tarefas de terceiros, Thunderbird non cortará a mostaza.
Nunha Mac, a imaxe é un pouco menos positiva. Apple Mail xestiona mal as tarefas en comparación con Gmail e Outlook. Se queres xestionar tarefas nun cliente de escritorio, probablemente a túa mellor opción sexa Thunderbird para Mac . Ou pode enviar un correo electrónico a un xestor de listas de tarefas de terceiros e xestionalo alí.
Cando se trata de aplicacións móbiles, Gmail e Outlook funcionan practicamente igual. Ningún dos dous ten creadores de tarefas para versións web ou cliente, pero ambos portan automaticamente complementos a aplicacións de terceiros. Así, se xestionas as túas tarefas en Trello e tes o complemento instalado no teu cliente de Gmail ou Outlook, tamén estará dispoñible automaticamente cando abras a aplicación móbil correspondente. Ademais, cando se instala un complemento de Outlook, instálase automaticamente no cliente de escritorio e aplicacións Móbil e web.
Dado que Gmail e Outlook son a nata deste cultivo en particular, centrarémonos neles. Se tes un cliente favorito que xestiona ben a creación de tarefas, avísanos nos comentarios e botarémoslle unha ollada.
Crea tarefas desde Gmail
Google ofrece unha aplicación chamada Tarefas, que se inclúe con Gmail. É un xestor de listas de tarefas sinxelas con moi poucas opcións, aínda que hai unha aplicación móbil que che ofrece algunhas opcións de personalización adicionais. Se necesitas algo sinxelo que funcione perfectamente coa túa caixa de entrada de Gmail, Google Tasks é unha opción sólida. Converter un correo electrónico nunha tarefa é moi sinxelo: co correo electrónico aberto, fai clic no botón Máis da barra de tarefas e selecciona Engadir a tarefas.
Se es unha persoa baixa, Maiús + T fai o mesmo. A aplicación Tarefas ábrese na barra lateral que mostra a túa nova tarefa.
Se precisa editar a tarefa para engadir unha data de vencemento, detalles adicionais ou subtarefas, faga clic na icona Editar.
Non é necesario gardar os cambios, xa que isto faise automaticamente. Cando remates, fai clic no botón Arquivar da túa caixa de entrada (ou utiliza o atallo de teclado "e") para mover o correo electrónico ao teu arquivo.
Estes son tres pasos sinxelos:
- Fai clic na opción Engadir a tarefas (ou usa o atallo Maiúsculas + T).
- Establece unha data de vencemento, detalles adicionais ou subtarefas.
- Arquiva (ou elimina) o correo electrónico.
Como extra, podes configurar Chrome para mostrar as túas tarefas Cando abres unha nova pestana . Hai unha aplicación iOS e Android para Google Tasks . É tan sinxelo crear unha tarefa na aplicación móbil como na aplicación web. Fai clic nos tres puntos na parte superior do correo e selecciona "Engadir a tarefas".
Isto crea unha nova tarefa ao instante.
Se Google Tasks non ten todo o que necesitas ou se xa estás cómodo con outro xestor de tarefas, probablemente haxa un complemento de Gmail para iso. Actualmente hai complementos para aplicacións de tarefas populares, como Any.do, Asana, Jira, Evernote, Todoist, Trello e outras (aínda que non hai Microsoft To-Do nin recordatorios de Apple).
Anteriormente cubrimos a instalación de complementos de Gmail en xeral e o complemento de Trello concretamente . Os diferentes complementos ofrécenche diferentes opcións, pero todos os complementos da lista de tarefas adoitan permitirche engadir unha tarefa directamente desde un correo electrónico específico. Os complementos da lista de tarefas tamén están dispoñibles como aplicacións web e móbiles que se sincronizan automaticamente entre si. E como Google Tasks, podes acceder aos complementos cando esteas na aplicación móbil de Gmail.
Crea tarefas desde Outlook
Outlook ten unha aplicación integrada chamada Tarefas, que tamén está dispoñible como aplicación web en Office 365. Aquí as cousas complícanse un pouco máis porque é 2015 Microsoft comprou Wunderlist O famoso xestor de tarefas. Pasei os últimos catro anos converténdoa nunha nova aplicación de Office 365 só para a web chamada (quizais un pouco pouco imaxinativa) Microsoft To-Do. Finalmente substituirá a funcionalidade integrada de Tarefas en Outlook.
Non obstante, polo momento, a aplicación Tarefas segue sendo o xestor de tarefas de Outlook e non hai unha data exacta nin unha versión de Outlook na que isto cambiará. Mencionámolo só porque se usas O365, verás que as tarefas que engadas a Tarefas de Outlook tamén aparecen en Microsoft To-Do. To-Do aínda non mostra todos os datos que podes engadir a unha tarefa, pero si nalgún momento.
Polo momento, Microsoft Tasks é o xestor de tarefas de Outlook integrado, polo que centrarémonos niso.
Usando o cliente de escritorio de Outlook
Aquí é onde Microsoft sobresae tradicionalmente, e aquí tampouco te decepcionan. Hai varias formas de crear unha tarefa a partir dun correo electrónico para satisfacer todos os gustos. Poderías:
- Arrastre e solte unha mensaxe de correo electrónico no panel de tarefas.
- Move ou copie o correo electrónico ao cartafol Tarefas desde o menú contextual do botón dereito do rato.
- Use Quick Step para crear unha tarefa.
Centrarémonos en usar Quick Step, xa que isto proporciona o máximo rendemento e podes asignarlle un atallo de teclado a Quick Step para facer unha boa medida.
Se nunca usou Tarefas de Outlook antes, consulte A nosa guía para o panel de tarefas Así podes ver as túas tarefas xunto ao teu correo.
Unha vez aberto o panel de tarefas, crearemos un paso rápido que marca o correo electrónico como lido, crea unha tarefa e move o correo electrónico ao teu arquivo. Tamén engadiremos un atallo de teclado, polo que nunca terás que usar o rato para crear unha tarefa desde un correo electrónico.
Pasos rápidos permítelle seleccionar varias accións facendo clic nun botón (ou atallo de teclado). É doado de crear e aínda máis fácil de usar, pero se non o comprobou antes, témolo Guía definitiva sobre iso . Unha vez que lea esta guía, cree un novo paso rápido e, a continuación, engada as seguintes accións:
- Crea unha tarefa co corpo da mensaxe.
- Marcar como lido.
- Navega ata o cartafol (e selecciona o cartafol do arquivo como cartafol ao que ir).
Escolla un atallo de teclado para el, ponlle un nome (como "Crear tarefa e arquivar") e, a continuación, fai clic en Gardar. Agora está visible na sección Inicio > Pasos rápidos.
Agora, cando queiras converter un correo electrónico nunha tarefa, simplemente fai clic en Paso rápido (ou utiliza un atallo de teclado) e creará unha nova tarefa. Toma o título da liña de asunto do correo electrónico e o corpo do correo electrónico convértese no contido.
Edita os detalles que queiras (hai moitas máis opcións de personalización en Tarefas de Outlook que en Tarefas de Gmail) e fai clic en Gardar e pechar.
A diferenza de Gmail, necesitas gardar a nova tarefa, pero tamén a diferenza de Gmail, Quick Step arquiva o correo electrónico por ti.
Entón, aquí tes tres pasos sinxelos para Outlook tamén:
- Fai clic en Paso rápido (ou utiliza o atallo que definiches).
- Axusta as opcións ou detalles segundo consideres oportuno.
- Fai clic en Gardar e pechar.
Usando a aplicación web de Outlook
Neste punto, podes esperar que che mostremos como crear unha tarefa usando a aplicación web de Outlook (Outlook.com). Non o faremos porque non hai unha forma nativa de converter un correo electrónico nunha tarefa na aplicación web de Outlook. Podes marcar o correo, o que significa que aparecerá na lista de tarefas, pero xa está.
Esta é unha censura sorprendente de Microsoft. Non podemos evitar sentir que nalgún momento haberá un cambio a Microsoft To-Do, que incluirá unha estreita integración de Outlook > To-Do.
As cousas son un pouco mellores cando se trata de integración de aplicacións de terceiros. Actualmente hai complementos para aplicacións de tarefas populares, como Asana, Jira, Evernote e Trello, así como outras (aínda que non hai tarefas de Gmail nin recordatorios de Apple). Diferentes complementos ofrécenche diferentes opcións, pero, como sucede con Gmail, os complementos da lista de tarefas xeralmente permítenche engadir unha tarefa directamente desde un correo electrónico específico, sincronizando tanto a web como as aplicacións móbiles automaticamente.
Use a aplicación Outlook Mobile
Do mesmo xeito que a aplicación web de Outlook, non hai ningunha forma nativa de converter o correo nunha tarefa desde a aplicación móbil de Outlook, aínda que Microsoft To-Do está dispoñible para ambos. IOS و androide . Fai un seguimento dos correos electrónicos que marcaches en calquera das aplicacións de Outlook, pero iso non é realmente o mesmo que a integración de tarefas. Se queres converter correos electrónicos de Outlook en tarefas de Outlook, realmente necesitas usar o cliente de Outlook.
Se utilizas un xestor de listas de tarefas de terceiros, podes acceder aos complementos cando esteas na aplicación móbil de Outlook.
Crea tarefas desde Apple Mail
Se usas Apple Mail, as túas únicas opcións reais son reenviar o teu correo a unha aplicación de terceiros (como Any.do ou Todoist) e xestionar as túas tarefas alí, ou arrastrar e soltar correos electrónicos nos teus recordatorios. Entón, para Apple, o proceso manual é:
- Abre o teu xestor de listas de tarefas favoritas.
- Reenvía o correo electrónico a unha aplicación de terceiros ou colócao nos recordatorios.
- Establece os detalles, como a prioridade, a data de vencemento, o código de cores e calquera outra cousa que esteas a usar.
- Garda a nova tarefa.
- Arquiva ou elimina o correo electrónico.
Non hai moito que poidas facer para mellorar este proceso porque Apple non atou demasiado Correo e recordatorios. A compañía tampouco permite moita integración con aplicacións de terceiros. Ata que isto cambie (e dubidamos que ocorra en breve), a túa mellor opción é reenviar o teu correo a un xestor de listas de tarefas de terceiros.
Se prefires tratar os teus correos electrónicos só unha vez, a creación de tarefas debe ser o máis rápida e sinxela posible. En caso contrario, a túa caixa de entrada seguirá sendo unha lista de tarefas pendentes.
Con xestores de listas de tarefas e complementos de terceiros, Gmail e Outlook ofrécenche as ferramentas que necesitas para crear tarefas a partir de correos electrónicos de forma rápida, sinxela e eficiente.
