अपने ईमेल के साथ अद्यतित रहना तनावपूर्ण, समय लेने वाला और उबाऊ हो सकता है। बड़ी संख्या में अपठित ईमेल जमा करना मुश्किल नहीं है। इस वजह से, संदेशों के निरंतर प्रवाह की जाँच करते रहना आसान है — अन्य कार्यों की कीमत पर।
मेरे पास एकाधिक ईमेल खाते हैं, और मुझे अपठित की संख्या को कम रखने में कठिनाई हो रही है। इसलिए मैंने कुछ शोध किया और अपने इनबॉक्स प्रबंधन को बेहतर बनाने के बारे में सुझाव एकत्र किए। आपके इनबॉक्स को संभालना आसान बनाने, ईमेल के साथ काम करने में कम समय व्यतीत करने, और यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप किसी महत्वपूर्ण संदेश का जवाब देना न भूलें, यहां कुछ उपयोगी टिप्स दी गई हैं।
आते ही अपने सभी ईमेल की जांच न करें
पूरे दिन आपके इनबॉक्स में ईमेल आने से, विचलित होना आसान होता है, तब भी जब आप किसी महत्वपूर्ण चीज़ के बीच में हों। हर एक को एक बार पढ़ने के बाद पढ़ने के बजाय, हर दिन कुछ समय निकालकर अपने ईमेल का जवाब दें। यदि आपको महत्वपूर्ण ईमेल या घोषणाओं की खोज करने की आवश्यकता नहीं है, तो अपना ईमेल देखने के लिए दिन के दौरान कुछ छोटे ब्रेक में शेड्यूल करें। अन्यथा, अपने इनबॉक्स से बाहर रहें।
अपने इनबॉक्स को व्यवस्थित करने, जैसे फ़ोल्डर और लेबल बनाना और उनका उपयोग करना और उन लंबे ईमेल को भेजने के लिए कुछ कठिन काम करने के लिए सप्ताह में एक बार या हर कुछ दिनों में एक लंबा समय निर्धारित करना भी एक अच्छा विचार है।
यदि आप अभी भी अपने आप को अपने ईमेल ऐप के माध्यम से ब्राउज़ करते हुए पाते हैं, तो हो सकता है कि आप ईमेल सूचनाओं को बंद करना चाहें, ईमेल ऐप को बंद रखें, और सुनिश्चित करें कि आपने अपना इनबॉक्स किसी अन्य टैब में खुला नहीं छोड़ा है।
आपको उन सभी का एक साथ उत्तर देने की आवश्यकता नहीं है
जब आप अपने नियमित इनबॉक्स चेक में से एक करते हैं, तो केवल उन ईमेल से निपटें जिन्हें जल्दी से निपटाया जा सकता है। यदि किसी ईमेल को त्वरित प्रतिक्रिया की आवश्यकता है, तो उसे खोलें और अपने संदेशों को ब्राउज़ करते समय उसका उत्तर दें। लेकिन अगर इसे और समय चाहिए, तो बाद में इसका जवाब देने के लिए समय निकालें। आप इन ईमेल को वर्गीकृत कर सकते हैं, उन्हें एक विशिष्ट फ़ोल्डर में रख सकते हैं, या ईमेल को अधिक सुविधाजनक समय पर प्राप्त करने के लिए याद दिलाएं सुविधा का उपयोग कर सकते हैं।
अपने इनबॉक्स में अनेक अनुभाग या फ़ोल्डर बनाएँ
अपने ईमेल स्टोर करने के लिए अलग-अलग फोल्डर का इस्तेमाल करें। ये महत्व, तात्कालिकता, इनसे निपटने में कितना समय लगता है, या उन्हें किस प्रकार के कार्यों की आवश्यकता होती है, पर आधारित हो सकते हैं। जीमेल में डिफ़ॉल्ट टैब्ड लेआउट और आउटलुक में फोकस्ड इनबॉक्स स्पैम और प्रचार ईमेल को फ़िल्टर करने में मदद कर सकता है और महत्वपूर्ण ईमेल ढूंढना और जांचना आसान बना सकता है। जीमेल में, आप प्रारूप भी बदल सकते हैं ताकि आपके ईमेल अलग-अलग अनुभागों में क्रमबद्ध हो जाएं, और आप चुन सकते हैं कि वे कौन से अनुभाग हैं। इसी तरह, आउटलुक आपको अपने ईमेल को कस्टम समूहों में व्यवस्थित करने देता है।
फ़िल्टर, नियम और लेबल का उपयोग करें
फ़िल्टर और नियम आने वाले ईमेल संदेशों को विशिष्ट फ़ोल्डरों में निर्देशित करते हैं। वे समय बचाने में मदद कर सकते हैं, और सुनिश्चित कर सकते हैं कि आप अपना ध्यान उन ईमेल पर केंद्रित करें जो सबसे ज्यादा मायने रखते हैं। लेबल भी व्यवस्थित करने का एक अच्छा तरीका हो सकता है और आपको अपने संदेशों को फ़ोल्डरों का उपयोग करने के बजाय अलग-अलग टैग द्वारा क्रमबद्ध करने की अनुमति देकर अपने ईमेल पर नज़र रखने में मदद कर सकता है।
सांचे बनाना
कभी-कभी आप एक जैसे ईमेल बार-बार भेजते हैं। चीजों को आसान बनाने के लिए, आप ईमेल भेजने के लिए ईमेल टेम्प्लेट सेट कर सकते हैं और उनका उपयोग कर सकते हैं ताकि आपको एक ही संदेश को बार-बार लिखना न पड़े। ईमेल को तेज़ी से लिखने में सहायता के लिए आप Gmail में स्मार्ट राइट और स्मार्ट रिप्लाई जैसे टूल का भी उपयोग कर सकते हैं।
सदस्यता समाप्त
मेलिंग सूचियों और प्रचार ईमेल से सदस्यता समाप्त करें। अपने न्यूज़लेटर्स देखें और सुनिश्चित करें कि आपने केवल उन संदेशों के लिए साइन अप किया है जिन्हें आप पहले ही पढ़ चुके हैं, और उन संदेशों को हटा दें जिन्हें आपने हाल ही में नहीं पढ़ा है। साथ ही, किसी भी सोशल मीडिया अलर्ट की सदस्यता समाप्त करना सुनिश्चित करें जिसकी आपको आवश्यकता नहीं है। (इसे बंद करने के लिए आपको अपने सोशल मीडिया अकाउंट सेटिंग्स में जाने की आवश्यकता हो सकती है।) वैकल्पिक रूप से, आप प्रचार ईमेल के लिए एक अलग ईमेल खाते का उपयोग कर सकते हैं और अपने मुख्य खाते पर महत्वपूर्ण ईमेल रख सकते हैं।
बल्क ईमेल त्यागें जिनकी आपको आवश्यकता नहीं है
यदि आपको किसी वार्तालाप में CC मिलता है, तो आपको अपडेट करने की आवश्यकता नहीं है या आप सभी ईमेल थ्रेड का उत्तर दे रहे हैं, तो आप सभी उत्तरों को प्राप्त करने से बचने के लिए इस थ्रेड को अनदेखा कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, थ्रेड में कोई भी संदेश खोलें, स्क्रीन के शीर्ष पर (विषय पंक्ति के ऊपर) तीन बिंदुओं पर टैप करें, और जीमेल में ड्रॉप-डाउन विकल्पों में से "अनदेखा करें" या यदि आप उपयोग कर रहे हैं तो "अनदेखा करें" चुनें। संभावनाओं।
अपने इनबॉक्स को अपनी टू-डू सूची न बनाएं
किसी ईमेल को "अपठित" के रूप में इसका जवाब देने के लिए एक अनुस्मारक के रूप में चिह्नित करना आकर्षक हो सकता है (मैं निश्चित रूप से इसके लिए दोषी हूं) या क्योंकि इसमें एक कार्य है जिसे आपको पूरा करने की आवश्यकता है, लेकिन यह आपके इनबॉक्स को अव्यवस्थित भी कर सकता है। एक अलग टू-डू सूची रखें (उसके लिए बहुत सारे ऐप उपलब्ध हैं, या आप मूल नोट्स या स्टिकी नोट्स ऐप का उपयोग कर सकते हैं) या इसे किसी विशिष्ट फ़ोल्डर में रखें। यदि आप Gmail का उपयोग करते हैं, तो आप अपने इनबॉक्स के साथ Google कार्य ऐप का उपयोग कर सकते हैं; बस स्क्रीन के निचले दाएं कोने में छोटे "शो साइड पैनल" तीर पर क्लिक करें, और वहां कार्य आइकन चुनें।
अलग सूचियाँ चलाना एक अच्छा विचार है ताकि आप उन्हें अपने ईमेल से आइटम के साथ अपडेट कर सकें। उदाहरण के लिए, यदि आपके ईमेल में उन लेखों के लिंक हैं जिन्हें आप अधिक समय होने पर पढ़ना चाहते हैं, तो पठन सूची से शुरू करें - बस इसे अपने इनबॉक्स में न रखें।
