ईमेल को जल्दी से कार्यों में कैसे बदलें

ईमेल को कार्यों में त्वरित रूप से कैसे बदलें यह हमारा लेख है कि हम अपने ईमेल को कार्यों में कैसे बदल सकते हैं।

यदि आप अपने ईमेल को सॉर्ट करने के लिए OHIO (बस एक बार इसका समाधान) का उपयोग करते हैं, तो आप शायद कुछ ईमेल को कार्यों में बदलना चाहेंगे। इसे जल्दी और कुशलता से करने का तरीका यहां दिया गया है ताकि आप अपने अन्य ईमेल से निपटना जारी रख सकें।

इसे त्वरित और आसान बनाएं

आपका इनबॉक्स एक टू-डू सूची नहीं है; यह एक इनकमिंग मेल है। अपने इनबॉक्स में ईमेल छोड़ना आकर्षक है क्योंकि यह आसान है, लेकिन फिर आपको जिन कार्यों को करने की आवश्यकता होती है वे ईमेल इनबॉक्स जलप्रलय में दब जाते हैं।

ऐसे में लोगों को परेशानी हो रही है। ईमेल को कार्य में बदलने की मैन्युअल प्रक्रिया अक्सर इस प्रकार होती है:

1. अपना पसंदीदा कार्य सूची प्रबंधक खोलें।
2. एक नया कार्य बनाएँ।
3. ईमेल के प्रासंगिक भागों को नए कार्य में कॉपी और पेस्ट करें।
4. विवरण सेट करें, जैसे प्राथमिकता, नियत तिथि, रंग कोड, और जो कुछ भी आप उपयोग कर रहे हैं।
5. नया कार्य सहेजें।
6. ईमेल संग्रहित करें या हटाएं.

वे छह चरण हैं, बस अपनी टू-डू सूची में कुछ जोड़ने के लिए। कोई आश्चर्य नहीं कि आप अपने इनबॉक्स को अव्यवस्थित करने वाले ईमेल के साथ समाप्त हो जाते हैं। क्या होगा अगर आप उन छह चरणों को चार में काट सकते हैं? या तीन?

अच्छा आप कर सकते हैं! हम आपको दिखाएंगे कि कैसे।

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कुछ ईमेल क्लाइंट दूसरों की तुलना में कार्य बनाने में बेहतर होते हैं

आपके ईमेल को प्रबंधित करने के लिए कई क्लाइंट उपलब्ध हैं, और जैसा कि आप उम्मीद कर सकते हैं, कुछ कार्य बनाने के लिए दूसरों की तुलना में बेहतर हैं।

वेब क्लाइंट के लिए, जीमेल बहुत अच्छा काम करता है। कार्य ऐप में बनाया गया है, और मेल को कार्य में बदलना आसान है। मेल से सीधे कार्य बनाने के लिए एक कीबोर्ड शॉर्टकट भी है - किसी माउस की आवश्यकता नहीं है। यदि आप एक डेस्कटॉप क्लाइंट नहीं चाहते हैं, तो जीमेल शायद आपकी सबसे अच्छी शर्त है।

विंडोज डेस्कटॉप क्लाइंट के लिए, आउटलुक जीतता है। थंडरबर्ड में कुछ अंतर्निहित कार्य प्रबंधन विशेषताएं हैं, जो खराब नहीं हैं, लेकिन आउटलुक बहुत अधिक तरल है और आपको असंख्य तृतीय-पक्ष एप्लिकेशन से कनेक्ट करने की अनुमति देता है। यदि किसी कारण से आप आउटलुक का उपयोग नहीं कर सकते हैं, तो थंडरबर्ड एक अच्छा विकल्प है। यदि आप पहले से ही किसी तृतीय-पक्ष टू-डू सूची प्रबंधक का उपयोग कर रहे हैं, तो थंडरबर्ड सरसों को नहीं काटेगा।

मैक पर, तस्वीर थोड़ी कम सकारात्मक है। ऐप्पल मेल जीमेल और आउटलुक की तुलना में खराब तरीके से कार्यों का प्रबंधन करता है। यदि आप डेस्कटॉप क्लाइंट पर कार्यों का प्रबंधन करना चाहते हैं, तो शायद आपका सबसे अच्छा विकल्प है Mac . के लिए थंडरबर्ड . या आप किसी तृतीय-पक्ष टू-डू सूची प्रबंधक को एक ईमेल भेज सकते हैं और उसे वहां प्रबंधित कर सकते हैं।

जब मोबाइल ऐप्स की बात आती है, तो जीमेल और आउटलुक काफी हद तक एक जैसे काम करते हैं। उनमें से किसी के पास वेब या क्लाइंट संस्करणों के लिए कार्य निर्माता नहीं हैं, लेकिन दोनों स्वचालित रूप से तृतीय-पक्ष एप्लिकेशन में ऐड-ऑन पोर्ट करते हैं। इसलिए, यदि आप ट्रेलो में अपने कार्यों का प्रबंधन करते हैं और आपके जीमेल या आउटलुक क्लाइंट में ऐड-ऑन स्थापित है, तो यह स्वचालित रूप से उपलब्ध होगा जब आप संबंधित मोबाइल ऐप भी खोलेंगे। इसके अतिरिक्त, जब आप एक आउटलुक ऐड-इन स्थापित करते हैं, तो यह स्वचालित रूप से डेस्कटॉप क्लाइंट पर स्थापित हो जाता है और आवेदन मोबाइल और वेब।

Gmail से कार्य बनाएं

Google टास्क नामक एक ऐप प्रदान करता है, जिसे जीमेल में बनाया गया है। यह बहुत कम विकल्पों के साथ एक सरल टू-डू सूची प्रबंधक है, हालांकि एक मोबाइल ऐप है जो आपको कुछ अतिरिक्त अनुकूलन विकल्प देता है। अगर आपको कुछ आसान चाहिए जो आपके जीमेल इनबॉक्स के साथ मजबूती से काम करे, तो Google कार्य एक ठोस विकल्प है। किसी ईमेल को कार्य में बदलना आसान है: ईमेल खुलने के साथ, टास्कबार में अधिक बटन पर क्लिक करें और इसमें जोड़ें का चयन करें।

यदि आप एक छोटे व्यक्ति हैं, तो Shift + T भी यही काम करता है। कार्य ऐप आपके नए कार्य को प्रदर्शित करते हुए साइडबार में खुलता है।

यदि आपको नियत तिथि, अतिरिक्त विवरण या उप-कार्य जोड़ने के लिए कार्य को संपादित करने की आवश्यकता है, तो संपादित करें आइकन पर क्लिक करें।

परिवर्तनों को सहेजने की कोई आवश्यकता नहीं है, क्योंकि यह स्वचालित रूप से किया जाता है। जब आपका काम हो जाए, तो ईमेल को अपने संग्रह में ले जाने के लिए अपने इनबॉक्स में संग्रह बटन पर क्लिक करें (या कीबोर्ड शॉर्टकट "ई" का उपयोग करें)।

ये तीन सरल चरण हैं:

1. कार्य में जोड़ें विकल्प पर क्लिक करें (या शॉर्टकट Shift + T का उपयोग करें)।
2. एक नियत तिथि, अतिरिक्त विवरण या उप-कार्य निर्धारित करें।
3. ईमेल को आर्काइव (या डिलीट) करें।

बोनस के रूप में, आप क्रोम को अपने कार्यों को प्रदर्शित करने के लिए सेट कर सकते हैं जब आप एक नया टैब खोलते हैं . एक ऐप है Google कार्य के लिए iOS और Android . मोबाइल ऐप में कार्य बनाना उतना ही आसान है जितना कि वेब ऐप में। मेल के शीर्ष पर तीन बिंदुओं पर क्लिक करें और "कार्य में जोड़ें" चुनें।

यह तुरंत एक नया कार्य बनाता है।

यदि Google कार्य में वह सब कुछ नहीं है जिसकी आपको आवश्यकता है, या यदि आप पहले से ही किसी अन्य कार्य प्रबंधक के साथ सहज हैं, तो संभवतः इसके लिए एक Gmail ऐड-ऑन है। वर्तमान में लोकप्रिय टू-डू ऐप्स के लिए ऐड-ऑन हैं, जैसे Any.do, आसन, जीरा, एवरनोट, टोडोइस्ट, ट्रेलो, और अन्य (हालाँकि कोई Microsoft To-Do या Apple रिमाइंडर नहीं हैं)।

पहले, हमने सामान्य रूप से Gmail ऐड-ऑन और ट्रेलो ऐड-ऑन स्थापित करना कवर किया था विशेष रूप से . अलग-अलग ऐड-ऑन आपको अलग-अलग विकल्प देते हैं, लेकिन सभी टू-डू लिस्ट ऐड-ऑन आम तौर पर आपको एक विशिष्ट ईमेल से सीधे एक कार्य जोड़ने की अनुमति देते हैं। टू-डू लिस्ट ऐड-ऑन वेब और मोबाइल ऐप के रूप में भी उपलब्ध हैं जो एक दूसरे के साथ स्वचालित रूप से सिंक होते हैं। और Google कार्य की तरह, जब आप Gmail मोबाइल ऐप में होते हैं तो आप ऐड-ऑन तक पहुंच सकते हैं।

आउटलुक से कार्य बनाएं

आउटलुक में टास्क नामक एक बिल्ट-इन ऐप है, जो ऑफिस 365 में एक वेब ऐप के रूप में भी उपलब्ध है। यहां चीजें थोड़ी अधिक जटिल हो जाती हैं क्योंकि यह 2015 है माइक्रोसॉफ्ट ने वंडरलिस्ट खरीदी प्रसिद्ध कार्य प्रबंधक। मैंने पिछले चार साल इसे एक नए वेब-ओनली ऑफिस 365 ऐप में बदल दिया है, जिसे (शायद थोड़ा अकल्पनीय) माइक्रोसॉफ्ट टू-डू कहा जाता है। यह अंततः आउटलुक में अंतर्निहित कार्य कार्यक्षमता को बदल देगा।

हालाँकि, अभी के लिए, कार्य ऐप अभी भी आउटलुक टास्क मैनेजर है, और यह कब बदलेगा इसकी कोई सटीक तारीख या आउटलुक संस्करण नहीं है। हम इसका उल्लेख केवल इसलिए करते हैं क्योंकि यदि आप O365 का उपयोग करते हैं, तो आप पाएंगे कि आपके द्वारा Outlook कार्य में जोड़े जाने वाले सभी कार्य Microsoft To-Do में भी दिखाई देते हैं। टू-डू अभी तक वह सभी डेटा नहीं दिखाता है जिसे आप किसी कार्य में जोड़ सकते हैं, लेकिन यह किसी बिंदु पर होगा।

अभी के लिए, Microsoft कार्य अंतर्निहित Outlook कार्य प्रबंधक है, इसलिए हम उस पर ध्यान केंद्रित करेंगे।

आउटलुक डेस्कटॉप क्लाइंट का उपयोग करना

यह वह जगह है जहाँ Microsoft पारंपरिक रूप से उत्कृष्टता प्राप्त करता है, और वे आपको यहाँ भी निराश नहीं करते हैं। सभी स्वादों को पूरा करने के लिए ईमेल से कार्य बनाने के कई तरीके हैं। क्या तुम:

1. एक ईमेल संदेश को कार्य फलक में खींचें और छोड़ें।
2. राइट-क्लिक संदर्भ मेनू से ईमेल को कार्य फ़ोल्डर में ले जाएं या कॉपी करें।
3. कार्य बनाने के लिए त्वरित चरण का उपयोग करें।

हम क्विक स्टेप का उपयोग करने पर ध्यान केंद्रित करेंगे क्योंकि यह आपके हिरन के लिए सबसे अधिक धमाकेदार प्रदान करता है, और आप अच्छे उपाय के लिए क्विक स्टेप को एक कीबोर्ड शॉर्टकट असाइन कर सकते हैं।

यदि आपने पहले कभी आउटलुक टास्क का उपयोग नहीं किया है, तो देखें कार्य फलक के लिए हमारी मार्गदर्शिका  तो आप अपने कार्यों को अपने मेल के आगे देख सकते हैं।

कार्य फलक के खुलने के बाद, हम एक त्वरित चरण बनाएंगे जो ईमेल को पढ़ा गया के रूप में चिह्नित करता है, एक कार्य बनाता है, और ईमेल को आपके संग्रह में ले जाता है। हम एक कीबोर्ड शॉर्टकट भी जोड़ेंगे, इसलिए आपको ईमेल से कोई कार्य बनाने के लिए कभी भी अपने माउस का उपयोग नहीं करना पड़ेगा।

त्वरित कदम आपको एक बटन (या कीबोर्ड शॉर्टकट) के क्लिक के साथ कई क्रियाओं का चयन करने की अनुमति देता है। इसे बनाना आसान है और उपयोग में भी आसान, लेकिन अगर आपने इसे पहले नहीं देखा है, तो हमारे पास है  इसके बारे में अंतिम गाइड . एक बार जब आप इस मार्गदर्शिका को पढ़ लें, तो एक नया त्वरित चरण बनाएं, और फिर निम्नलिखित क्रियाएं जोड़ें:

1. संदेश के मुख्य भाग के साथ एक कार्य बनाएँ।
2. पढ़े हुए का चिह्न।
3. फ़ोल्डर में नेविगेट करें (और जाने के लिए फ़ोल्डर के रूप में अपने संग्रह फ़ोल्डर का चयन करें)।