Hvernig á að breyta tölvupósti fljótt í verkefni

Hvernig á að breyta tölvupósti fljótt í verkefni Þetta er grein okkar um hvernig við getum breytt tölvupósti okkar í verkefni.

Ef þú notar OHIO (bara að takast á við það einu sinni) til að flokka tölvupóstinn þinn, muntu líklega vilja breyta einhverjum tölvupósti í verkefni. Svona á að gera það á fljótlegan og skilvirkan hátt svo þú getir haldið áfram að takast á við annan tölvupóst.

Gerðu það fljótlegt og auðvelt

Innhólfið þitt er ekki verkefnalisti; Það er póstur sem kemur inn. Það er freistandi að skilja tölvupóstinn eftir í pósthólfinu því það er auðveldara, en þá eru verkefnin sem þú þarft að gera grafin í pósthólfinu.

Hér er ástæðan fyrir því að fólk lendir í vandræðum. Handvirka ferlið við að breyta tölvupósti í verkefni fer oft svona:

1. Opnaðu uppáhalds verkefnalistastjórann þinn.
2. Búðu til nýtt verkefni.
3. Afritaðu og límdu viðeigandi hluta tölvupóstsins inn í nýja verkefnið.
4. Stilltu upplýsingarnar, eins og forgang, gjalddaga, litakóða og hvað annað sem þú ert að nota.
5. Vistaðu nýja verkefnið.
6. Geymdu eða eyddu tölvupósti.

Þetta eru sex skref, bara til að bæta einhverju við verkefnalistann þinn. Engin furða að þú endar með tölvupósta sem ruglast í pósthólfinu þínu. Hvað ef þú gætir skorið þessi sex skref í fjögur? eða þrír?

Jæja þú getur! Við sýnum þér hvernig.

Tengt: 7 lítt þekktir Gmail eiginleikar sem þú ættir að prófa

Sumir tölvupóstforritarar eru betri í að búa til verkefni en aðrir

Það eru margir viðskiptavinir tiltækir til að stjórna tölvupóstinum þínum og eins og þú gætir búist við eru sumir betri en aðrir til að búa til verkefni.

Fyrir vefbiðlara gerir Gmail starfið mjög vel. Verkefnaforritið er innbyggt og það er auðvelt að breyta pósti í verkefni. Það er meira að segja flýtilykla til að búa til verkefni beint úr pósti - engin mús nauðsynleg. Ef þú vilt ekki skrifborðsforrit er Gmail líklega besti kosturinn þinn.

Fyrir Windows skrifborðsbiðlara vinnur Outlook. Thunderbird hefur nokkra innbyggða verkefnastjórnunareiginleika, sem eru ekki slæmir, en Outlook er miklu fljótlegra og gerir þér kleift að tengjast ógrynni af forritum frá þriðja aðila. Ef þú getur af einhverjum ástæðum ekki notað Outlook, þá er Thunderbird góður valkostur. Ef þú ert nú þegar að nota verkefnalista frá þriðja aðila mun Thunderbird ekki skera sinnepið.

Á Mac er myndin aðeins minna jákvæð. Apple Mail stjórnar verkefnum illa miðað við Gmail og Outlook. Ef þú vilt stjórna verkefnum á skjáborðsbiðlara, þá er líklega besti kosturinn þinn Thunderbird fyrir Mac . Eða þú getur sent tölvupóst til þriðja aðila verkefnalistastjóra og stjórnað honum þar.

Þegar kemur að farsímaforritum virka Gmail og Outlook nokkurn veginn það sama. Hvorugur þeirra er með verkefnasmíðar fyrir vefinn eða viðskiptavinaútgáfur, en báðar flytja sjálfkrafa viðbætur við forrit frá þriðja aðila. Þannig að ef þú stjórnar verkefnum þínum í Trello og hefur viðbótina setta upp í Gmail eða Outlook biðlaranum þínum, þá verður hún sjálfkrafa tiltæk þegar þú opnar samsvarandi farsímaforrit líka. Að auki, þegar þú setur upp Outlook viðbót er hún sjálfkrafa sett upp á skjáborðsbiðlaranum og öppum Farsími og vefur.

Búðu til verkefni úr Gmail

Google býður upp á forrit sem heitir Tasks, sem fylgir Gmail. Þetta er einfaldur verkefnalistastjóri með mjög fáum valmöguleikum, þó að það sé farsímaforrit sem gefur þér nokkra sérsniðna möguleika. Ef þú þarft eitthvað einfalt sem virkar vel með Gmail pósthólfinu þínu, þá er Google Tasks traustur kostur. Það er auðvelt að breyta tölvupósti í verkefni: þegar tölvupósturinn er opinn skaltu smella á Meira hnappinn á verkstikunni og velja Bæta við verkefni.

Ef þú ert lágvaxinn gerir Shift + T það sama. Verkefnaforritið opnast í hliðarstikunni og sýnir nýja verkefnið þitt.

Ef þú þarft að breyta verkefninu til að bæta við gjalddaga, viðbótarupplýsingum eða undirverkefnum skaltu smella á Breyta táknið.

Það er engin þörf á að vista breytingar þar sem þetta er gert sjálfkrafa. Þegar þú ert búinn skaltu smella á Archive hnappinn í pósthólfinu þínu (eða nota flýtilykla "e") til að færa tölvupóstinn í skjalasafnið þitt.

Þetta eru þrjú einföld skref:

1. Smelltu á Bæta við verkefni (eða notaðu flýtileiðina Shift + T).
2. Stilltu gjalddaga, frekari upplýsingar eða undirverkefni.
3. Geymdu (eða eyddu) tölvupóstinum.

Sem bónus geturðu stillt Chrome til að sýna verkefnin þín Þegar þú opnar nýjan flipa . Það er app iOS og Android fyrir Google Tasks . Það er jafn auðvelt að búa til verkefni í farsímaappinu og það er í vefappinu. Smelltu á punktana þrjá efst í póstinum og veldu „Bæta við verkefni“.

Þetta skapar nýtt verkefni samstundis.

Ef Google Tasks hefur ekki allt sem þú þarft, eða ef þú ert nú þegar ánægður með annan verkefnastjóra, þá er líklega Gmail viðbót fyrir það. Eins og er eru til viðbætur fyrir vinsæl verkefnaforrit, svo sem Any.do, Asana, Jira, Evernote, Todoist, Trello og fleiri (þótt það séu engar Microsoft verkefna- eða Apple áminningar).

Áður fórum við yfir uppsetningu Gmail viðbóta almennt og Trello viðbótina sérstaklega . Mismunandi viðbætur gefa þér mismunandi valkosti, en allar verkefnalista viðbætur leyfa þér almennt að bæta við verkefni beint úr tilteknum tölvupósti. Verkefnalistaviðbætur eru einnig fáanlegar sem vef- og farsímaforrit sem samstillast sjálfkrafa hvert við annað. Og eins og Google Tasks geturðu fengið aðgang að viðbótum þegar þú ert í Gmail farsímaforritinu.

Búðu til verkefni úr Outlook

Outlook er með innbyggt app sem heitir Tasks, sem er einnig fáanlegt sem vefapp í Office 365. Hlutirnir verða aðeins flóknari hér því það er 2015 Microsoft keypti Wunderlist Hinn frægi verkefnastjóri. Ég hef eytt síðustu fjórum árum í að breyta því í nýtt Office 365 app sem er eingöngu fyrir vefinn sem kallast (kannski svolítið hugmyndalaust) Microsoft To-Do. Það mun að lokum koma í stað innbyggðu Tasks virkni í Outlook.

Hins vegar, í bili, er Tasks appið ennþá Outlook verkefnastjórinn og það er engin nákvæm dagsetning eða Outlook útgáfa þegar þetta mun breytast. Við nefnum þetta aðeins vegna þess að ef þú ert að nota O365 muntu komast að því að öll verkefni sem þú bætir við Outlook Tasks birtast einnig í Microsoft To-Do. Verkefni sýnir ekki enn öll gögnin sem þú getur bætt við verkefni, en það mun það einhvern tíma.

Í bili er Microsoft Tasks innbyggði Outlook verkefnastjórinn, svo við munum einbeita okkur að því.

Notkun Outlook Desktop Client

Þetta er þar sem Microsoft skarar venjulega framúr, og þeir láta þig ekki niður hér heldur. Það eru margar leiðir til að búa til verkefni úr tölvupósti til að koma til móts við alla smekk. Gætir þú:

1. Dragðu og slepptu tölvupósti í verkefnagluggann.
2. Færðu eða afritaðu tölvupóstinn í Verkefnamöppuna úr hægrismelltu samhengisvalmyndinni.
3. Notaðu Quick Step til að búa til verkefni.

Við munum einbeita okkur að því að nota Quick Step þar sem þetta gefur mest fyrir peninginn og þú getur úthlutað flýtilykla á Quick Step til góðs.

Ef þú hefur aldrei notað Outlook verkefni áður, sjáðu Leiðbeiningar okkar um verkefnagluggann  Þannig að þú getur séð verkefnin þín við hlið póstsins.

Þegar verkefnaglugginn er opinn munum við búa til fljótlegt skref sem merkir tölvupóstinn sem lesinn, býr til verkefni og færir tölvupóstinn í skjalasafnið þitt. Við munum einnig bæta við flýtilykla, svo þú þarft aldrei að nota músina til að búa til verkefni úr tölvupósti.

Quick Steps gerir þér kleift að velja margar aðgerðir með því að smella á hnapp (eða flýtilykla). Það er auðvelt að búa til og jafnvel auðveldara í notkun, en ef þú hefur ekki skoðað það áður, höfum við það  Fullkominn leiðarvísir um það . Þegar þú hefur lesið þessa handbók skaltu búa til nýtt Quick Step og bæta síðan við eftirfarandi aðgerðum:

1. Búðu til verkefni með meginmáli skilaboðanna.
2. Merkja sem lesið.
3. Farðu í möppuna (og veldu geymslumöppuna þína sem möppu til að fara í).