നിങ്ങളുടെ ഇമെയിലുമായി കാലികമായി തുടരുന്നത് സമ്മർദ്ദവും സമയമെടുക്കുന്നതും ബോറടിപ്പിക്കുന്നതുമാണ്. വായിക്കാത്ത ഇമെയിലുകൾ ഒരു വലിയ സംഖ്യ ശേഖരിക്കുന്നത് ബുദ്ധിമുട്ടുള്ള കാര്യമല്ല. ഇക്കാരണത്താൽ, സന്ദേശങ്ങളുടെ നിരന്തരമായ ഒഴുക്ക് പരിശോധിക്കുന്നത് എളുപ്പമാണ് - മറ്റ് ജോലികളുടെ ചെലവിൽ.
എനിക്ക് ഒന്നിലധികം ഇമെയിൽ അക്കൗണ്ടുകളുണ്ട്, വായിക്കാത്തവയുടെ എണ്ണം കുറവായി നിലനിർത്താൻ എനിക്ക് ബുദ്ധിമുട്ടാണ്. അതുകൊണ്ട് എന്റെ ഇൻബോക്സ് മാനേജ്‌മെന്റ് എങ്ങനെ മെച്ചപ്പെടുത്താം എന്നതിനെക്കുറിച്ച് ഞാൻ കുറച്ച് ഗവേഷണം നടത്തുകയും നുറുങ്ങുകൾ ശേഖരിക്കുകയും ചെയ്തു. നിങ്ങളുടെ ഇൻബോക്സ് കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നത് എളുപ്പമാക്കുന്നതിനും ഇമെയിലുകൾ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതിന് കുറച്ച് സമയം ചെലവഴിക്കുന്നതിനും പ്രധാനപ്പെട്ട ഒരു സന്ദേശത്തോട് പ്രതികരിക്കാൻ നിങ്ങൾ മറക്കുന്നില്ലെന്ന് ഉറപ്പാക്കുന്നതിനും ഞാൻ കണ്ടെത്തിയ ചില സഹായകരമായ നുറുങ്ങുകൾ ഇതാ.
നിങ്ങളുടെ എല്ലാ ഇമെയിലുകളും വരുമ്പോൾ പരിശോധിക്കരുത്
ദിവസം മുഴുവനും നിങ്ങളുടെ ഇൻബോക്സിൽ ഇമെയിലുകൾ വരുന്നതിനാൽ, നിങ്ങൾ പ്രധാനപ്പെട്ട ഒരു കാര്യത്തിന്റെ മധ്യത്തിലായിരിക്കുമ്പോൾ പോലും ശ്രദ്ധ തിരിക്കുന്നത് എളുപ്പമാണ്. ഓരോന്നും കിട്ടിക്കഴിഞ്ഞാൽ വായിക്കുന്നതിനുപകരം, ഓരോ ദിവസവും കുറച്ച് സമയമെടുത്ത് നിങ്ങളുടെ ഇമെയിലുകൾക്ക് മറുപടി നൽകുക. പ്രധാനപ്പെട്ട ഇമെയിലുകൾക്കോ അറിയിപ്പുകൾക്കോ വേണ്ടി നിങ്ങൾ തിരയേണ്ടതില്ലെങ്കിൽ, നിങ്ങളുടെ ഇമെയിൽ പരിശോധിക്കാൻ ദിവസത്തിൽ കുറച്ച് ചെറിയ ഇടവേളകളിൽ ഷെഡ്യൂൾ ചെയ്യുക. അല്ലെങ്കിൽ, നിങ്ങളുടെ ഇൻബോക്‌സിന് പുറത്ത് നിൽക്കുക.
ഫോൾഡറുകളും ലേബലുകളും സൃഷ്‌ടിക്കുകയും ഉപയോഗിക്കുകയും ആ ദൈർഘ്യമേറിയ ഇമെയിലുകൾ അയയ്‌ക്കുകയും ചെയ്ത് നിങ്ങളുടെ ഇൻബോക്സ് ഓർഗനൈസുചെയ്യുന്നതിനുള്ള കഠിനമായ ജോലികൾ ചെയ്യുന്നതിന് ആഴ്‌ചയിലൊരിക്കലോ അല്ലെങ്കിൽ കുറച്ച് ദിവസത്തിലൊരിക്കലോ കൂടുതൽ സമയം ഷെഡ്യൂൾ ചെയ്യുന്നതും നല്ലതാണ്.
നിങ്ങൾ ഇപ്പോഴും നിങ്ങളുടെ ഇമെയിൽ ആപ്പിലൂടെ ബ്രൗസ് ചെയ്യുന്നതായി കാണുകയാണെങ്കിൽ, ഇമെയിൽ അറിയിപ്പുകൾ ഓഫാക്കാനും ഇമെയിൽ ആപ്പ് അടച്ച് സൂക്ഷിക്കാനും നിങ്ങളുടെ ഇൻബോക്സ് മറ്റൊരു ടാബിൽ തുറന്നിട്ടില്ലെന്ന് ഉറപ്പാക്കാനും നിങ്ങൾ ആഗ്രഹിച്ചേക്കാം.
അവയ്‌ക്കെല്ലാം ഒറ്റയടിക്ക് ഉത്തരം നൽകേണ്ടതില്ല
നിങ്ങളുടെ പതിവ് ഇൻബോക്സ് പരിശോധനകളിൽ ഒന്ന് ചെയ്യുമ്പോൾ, വേഗത്തിൽ കൈകാര്യം ചെയ്യാൻ കഴിയുന്ന ഇമെയിലുകൾ മാത്രം കൈകാര്യം ചെയ്യുക. ഒരു ഇമെയിലിന് പെട്ടെന്നുള്ള പ്രതികരണം ആവശ്യമുണ്ടെങ്കിൽ, അത് തുറന്ന് നിങ്ങളുടെ സന്ദേശങ്ങളിലൂടെ ബ്രൗസ് ചെയ്യുമ്പോൾ അതിന് ഉത്തരം നൽകുക. എന്നാൽ കൂടുതൽ സമയം ആവശ്യമാണെങ്കിൽ, പിന്നീട് ഉത്തരം നൽകാൻ ആ സമയമെടുക്കുക. നിങ്ങൾക്ക് ഈ ഇമെയിലുകൾ തരംതിരിക്കാം, ഒരു പ്രത്യേക ഫോൾഡറിൽ ഇടാം അല്ലെങ്കിൽ കൂടുതൽ സൗകര്യപ്രദമായ സമയത്ത് ഇമെയിൽ സ്വീകരിക്കുന്നതിന് സ്നൂസ് ഫീച്ചർ ഉപയോഗിക്കുക.
നിങ്ങളുടെ ഇൻബോക്സിൽ ഒന്നിലധികം വിഭാഗങ്ങളോ ഫോൾഡറുകളോ സൃഷ്ടിക്കുക
നിങ്ങളുടെ ഇമെയിലുകൾ സംഭരിക്കുന്നതിന് വ്യത്യസ്ത ഫോൾഡറുകൾ ഉപയോഗിക്കുക. പ്രാധാന്യം, അടിയന്തിരത, അവ കൈകാര്യം ചെയ്യാൻ എത്ര സമയമെടുക്കും, അല്ലെങ്കിൽ അവർക്ക് ആവശ്യമായ പ്രവർത്തനങ്ങൾ എന്നിവയെ അടിസ്ഥാനമാക്കിയുള്ളതാകാം. ജിമെയിലിലെ ഡിഫോൾട്ട് ടാബുചെയ്‌ത ലേഔട്ടും ഔട്ട്‌ലുക്കിലെ ഫോക്കസ് ചെയ്‌ത ഇൻബോക്‌സും സ്‌പാമുകളും പ്രൊമോഷണൽ ഇമെയിലുകളും ഫിൽട്ടർ ചെയ്യാനും പ്രധാനപ്പെട്ട ഇമെയിലുകൾ കണ്ടെത്തുന്നതും പരിശോധിക്കുന്നതും എളുപ്പമാക്കാനും സഹായിക്കും. Gmail-ൽ, നിങ്ങൾക്ക് ഫോർമാറ്റ് മാറ്റാനും കഴിയും, അതുവഴി നിങ്ങളുടെ ഇമെയിലുകൾ വ്യത്യസ്ത വിഭാഗങ്ങളായി അടുക്കുകയും ആ വിഭാഗങ്ങൾ ഏതാണെന്ന് നിങ്ങൾക്ക് തിരഞ്ഞെടുക്കുകയും ചെയ്യാം. അതുപോലെ, നിങ്ങളുടെ ഇമെയിൽ ഇഷ്ടാനുസൃത ഗ്രൂപ്പുകളായി ക്രമീകരിക്കാൻ Outlook നിങ്ങളെ അനുവദിക്കുന്നു.
ഫിൽട്ടറുകളും നിയമങ്ങളും ലേബലുകളും ഉപയോഗിക്കുക
ഫിൽട്ടറുകളും നിയമങ്ങളും നിർദ്ദിഷ്ട ഫോൾഡറുകളിലേക്ക് ഇൻകമിംഗ് ഇമെയിൽ സന്ദേശങ്ങൾ നേരിട്ട്. അവർക്ക് സമയം ലാഭിക്കാൻ സഹായിക്കാനും ഏറ്റവും പ്രധാനപ്പെട്ട ഇമെയിലുകളിൽ നിങ്ങളുടെ ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കാനും കഴിയും. ഫോൾഡറുകൾ ഉപയോഗിക്കുന്നതിനുപകരം വ്യത്യസ്ത ടാഗുകൾ ഉപയോഗിച്ച് നിങ്ങളുടെ സന്ദേശങ്ങൾ അടുക്കാൻ അനുവദിച്ചുകൊണ്ട് നിങ്ങളുടെ ഇമെയിലിന്റെ ട്രാക്ക് സൂക്ഷിക്കാൻ ഓർഗനൈസുചെയ്യുന്നതിനും സഹായിക്കുന്നതിനുമുള്ള ഒരു നല്ല മാർഗമാണ് ലേബലുകൾ.
അച്ചുകൾ ഉണ്ടാക്കുക
ചിലപ്പോൾ നിങ്ങൾ സമാനമായ ഇമെയിലുകൾ ആവർത്തിച്ച് അയയ്ക്കുന്നു. കാര്യങ്ങൾ എളുപ്പമാക്കുന്നതിന്, നിങ്ങൾക്ക് ഇമെയിലുകൾ അയയ്‌ക്കാൻ ഇമെയിൽ ടെംപ്ലേറ്റുകൾ സജ്ജീകരിക്കാനും ഉപയോഗിക്കാനും കഴിയും, അതുവഴി ഒരേ സന്ദേശം തുടർച്ചയായി എഴുതേണ്ടതില്ല. ഇമെയിലുകൾ വേഗത്തിൽ എഴുതാൻ സഹായിക്കുന്നതിന് നിങ്ങൾക്ക് Gmail-ൽ Smart Write, Smart Reply പോലുള്ള ടൂളുകളും ഉപയോഗിക്കാവുന്നതാണ്.
അൺസബ്സ്ക്രൈബ് ചെയ്യുക
മെയിലിംഗ് ലിസ്റ്റുകളിൽ നിന്നും പ്രൊമോഷണൽ ഇമെയിലുകളിൽ നിന്നും അൺസബ്സ്ക്രൈബ് ചെയ്യുക. നിങ്ങളുടെ വാർത്താക്കുറിപ്പുകളിലൂടെ പോയി നിങ്ങൾ ഇതിനകം വായിച്ച സന്ദേശങ്ങൾക്കായി മാത്രമേ സൈൻ അപ്പ് ചെയ്‌തിട്ടുള്ളൂവെന്ന് ഉറപ്പാക്കുകയും നിങ്ങൾ അടുത്തിടെ വായിക്കാത്ത സന്ദേശങ്ങൾ ഇല്ലാതാക്കുകയും ചെയ്യുക. കൂടാതെ, നിങ്ങൾക്ക് ആവശ്യമില്ലാത്ത ഏതെങ്കിലും സോഷ്യൽ മീഡിയ അലേർട്ടുകളിൽ നിന്ന് അൺസബ്സ്ക്രൈബ് ചെയ്യുന്നത് ഉറപ്പാക്കുക. (ഇത് ഓഫാക്കുന്നതിന് നിങ്ങളുടെ സോഷ്യൽ മീഡിയ അക്കൗണ്ട് ക്രമീകരണങ്ങളിലേക്ക് പോകേണ്ടി വന്നേക്കാം.) പകരമായി, പ്രമോഷണൽ ഇമെയിലുകൾക്കായി നിങ്ങൾക്ക് ഒരു പ്രത്യേക ഇമെയിൽ അക്കൗണ്ട് ഉപയോഗിക്കാനും നിങ്ങളുടെ പ്രധാന അക്കൗണ്ടിൽ പ്രധാനപ്പെട്ട ഇമെയിലുകൾ സൂക്ഷിക്കാനും കഴിയും.
നിങ്ങൾക്ക് ആവശ്യമില്ലാത്ത ബൾക്ക് ഇമെയിലുകൾ നിരസിക്കുക
നിങ്ങൾക്ക് ഒരു സംഭാഷണത്തിൽ ഒരു CC ലഭിക്കുകയാണെങ്കിൽ, നിങ്ങൾ അപ്‌ഡേറ്റ് ചെയ്യേണ്ടതില്ല അല്ലെങ്കിൽ നിങ്ങൾ ഒരു മറുപടി-എല്ലാ ഇമെയിൽ ത്രെഡിലും ആണെങ്കിൽ, എല്ലാ മറുപടികളും ലഭിക്കുന്നത് ഒഴിവാക്കാൻ നിങ്ങൾക്ക് ഈ ത്രെഡ് അവഗണിക്കാം. ഇത് ചെയ്യുന്നതിന്, ത്രെഡിലെ ഏത് സന്ദേശവും തുറക്കുക, സ്ക്രീനിന്റെ മുകളിലുള്ള മൂന്ന് ഡോട്ടുകൾ ടാപ്പുചെയ്യുക (വിഷയ ലൈനിന് മുകളിൽ), Gmail-ലെ ഡ്രോപ്പ്-ഡൗൺ ഓപ്ഷനുകളിൽ നിന്ന് "അവഗണിക്കുക" തിരഞ്ഞെടുക്കുക അല്ലെങ്കിൽ നിങ്ങൾ ഉപയോഗിക്കുന്നുണ്ടെങ്കിൽ "അവഗണിക്കുക" തിരഞ്ഞെടുക്കുക സാധ്യതകൾ.
നിങ്ങളുടെ ഇൻബോക്സ് ചെയ്യേണ്ട കാര്യങ്ങളുടെ പട്ടിക ആക്കരുത്
ഒരു ഇമെയിലിനോട് പ്രതികരിക്കാനുള്ള ഓർമ്മപ്പെടുത്തലായി അതിനെ "വായിക്കാത്തത്" എന്ന് അടയാളപ്പെടുത്തുന്നത് പ്രലോഭിപ്പിക്കുന്നതാണ് (തീർച്ചയായും ഞാൻ ഇതിൽ കുറ്റക്കാരനാണ്) അല്ലെങ്കിൽ നിങ്ങൾ പൂർത്തിയാക്കേണ്ട ഒരു ടാസ്‌ക് അതിൽ അടങ്ങിയിരിക്കുന്നു, പക്ഷേ ഇത് നിങ്ങളുടെ ഇൻബോക്‌സിനെ അലങ്കോലപ്പെടുത്തുകയും ചെയ്യും. ചെയ്യേണ്ട കാര്യങ്ങളുടെ പ്രത്യേക ലിസ്റ്റ് സൂക്ഷിക്കുക (അതിനായി ധാരാളം ആപ്പുകൾ ലഭ്യമാണ്, അല്ലെങ്കിൽ നിങ്ങൾക്ക് അടിസ്ഥാന കുറിപ്പുകളോ സ്റ്റിക്കി കുറിപ്പുകളോ ആപ്പ് ഉപയോഗിക്കാം) അല്ലെങ്കിൽ ഒരു പ്രത്യേക ഫോൾഡറിൽ ഇടുക. നിങ്ങൾ Gmail ഉപയോഗിക്കുകയാണെങ്കിൽ, നിങ്ങളുടെ ഇൻബോക്‌സിനൊപ്പം Google ടാസ്‌ക് ആപ്പ് ഉപയോഗിക്കാം; സ്ക്രീനിന്റെ താഴെ വലത് കോണിലുള്ള ചെറിയ "Show Side Panel" അമ്പടയാളത്തിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് അവിടെയുള്ള Tasks ഐക്കൺ തിരഞ്ഞെടുക്കുക.
നിങ്ങളുടെ ഇമെയിലുകളിൽ നിന്നുള്ള ഇനങ്ങൾ ഉപയോഗിച്ച് അവ അപ്‌ഡേറ്റ് ചെയ്യാൻ പ്രത്യേക ലിസ്‌റ്റുകൾ പ്രവർത്തിക്കുന്നത് നല്ലതാണ്. ഉദാഹരണത്തിന്, നിങ്ങളുടെ ഇമെയിലുകളിൽ നിങ്ങൾക്ക് കൂടുതൽ സമയം ലഭിക്കുമ്പോൾ വായിക്കാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്ന ലേഖനങ്ങളിലേക്കുള്ള ലിങ്കുകൾ അടങ്ങിയിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ, ഒരു വായനാ ലിസ്റ്റ് ഉപയോഗിച്ച് ആരംഭിക്കുക - അത് നിങ്ങളുടെ ഇൻബോക്സിൽ സൂക്ഷിക്കരുത്.
