എങ്ങനെ ഇമെയിലുകളെ ടാസ്ക്കുകളാക്കി വേഗത്തിൽ പരിവർത്തനം ചെയ്യാം, ഞങ്ങളുടെ ഇമെയിലുകളെ എങ്ങനെ ടാസ്ക്കുകളാക്കി മാറ്റാം എന്നതിനെക്കുറിച്ചുള്ള ഞങ്ങളുടെ ലേഖനമാണിത്.
നിങ്ങളുടെ ഇമെയിൽ അടുക്കാൻ OHIO (ഒരിക്കൽ മാത്രം കൈകാര്യം ചെയ്യുക) ഉപയോഗിക്കുകയാണെങ്കിൽ, ചില ഇമെയിലുകൾ ടാസ്ക്കുകളാക്കി മാറ്റാൻ നിങ്ങൾ ആഗ്രഹിച്ചേക്കാം. ഇത് എങ്ങനെ വേഗത്തിലും കാര്യക്ഷമമായും ചെയ്യാമെന്നത് ഇതാ, അതിനാൽ നിങ്ങളുടെ മറ്റ് ഇമെയിലുകൾ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നത് തുടരാം.
ഇത് വേഗത്തിലും എളുപ്പത്തിലും ആക്കുക
നിങ്ങളുടെ ഇൻബോക്സ് ചെയ്യേണ്ട കാര്യങ്ങളുടെ പട്ടികയല്ല; അതൊരു ഇൻകമിംഗ് മെയിൽ ആണ്. നിങ്ങളുടെ ഇൻബോക്‌സിൽ ഇമെയിലുകൾ ഇടാൻ ഇത് പ്രലോഭിപ്പിക്കുന്നതാണ്, കാരണം ഇത് എളുപ്പമാണ്, എന്നാൽ നിങ്ങൾ ചെയ്യേണ്ട ജോലികൾ ഇമെയിൽ ഇൻബോക്സ് പ്രളയത്തിൽ കുഴിച്ചിടുന്നു.
ആളുകൾ കുഴപ്പത്തിലാകുന്നതിന്റെ കാരണം ഇതാ. ഒരു ഇമെയിലിനെ ഒരു ടാസ്‌ക്കാക്കി മാറ്റുന്നതിനുള്ള മാനുവൽ പ്രക്രിയ പലപ്പോഴും ഇതുപോലെയാണ്:
- നിങ്ങളുടെ പ്രിയപ്പെട്ട ടാസ്ക് ലിസ്റ്റ് മാനേജർ തുറക്കുക.
- ഒരു പുതിയ ടാസ്ക് സൃഷ്ടിക്കുക.
- പുതിയ ടാസ്‌ക്കിലേക്ക് ഇമെയിലിന്റെ പ്രസക്ത ഭാഗങ്ങൾ പകർത്തി ഒട്ടിക്കുക.
- മുൻഗണന, അവസാന തീയതി, വർണ്ണ കോഡ്, നിങ്ങൾ ഉപയോഗിക്കുന്ന മറ്റെന്തെങ്കിലും പോലുള്ള വിശദാംശങ്ങൾ സജ്ജമാക്കുക.
- പുതിയ ടാസ്ക് സംരക്ഷിക്കുക.
- ഇമെയിൽ ആർക്കൈവ് ചെയ്യുക അല്ലെങ്കിൽ ഇല്ലാതാക്കുക.
നിങ്ങളുടെ ചെയ്യേണ്ടവയുടെ ലിസ്റ്റിലേക്ക് എന്തെങ്കിലും ചേർക്കുന്നതിന് വേണ്ടിയുള്ള ആറ് ഘട്ടങ്ങളാണ് അവ. നിങ്ങളുടെ ഇൻബോക്സ് അലങ്കോലപ്പെടുത്തുന്ന ഇമെയിലുകളിൽ നിങ്ങൾ അവസാനിക്കുന്നതിൽ അതിശയിക്കാനില്ല. ആ ആറ് പടികൾ നാലായി മുറിക്കാൻ കഴിഞ്ഞാലോ? അതോ മൂന്നോ?
ശരി, നിങ്ങൾക്ക് കഴിയും! എങ്ങനെയെന്ന് ഞങ്ങൾ കാണിച്ചുതരാം.
ബന്ധപ്പെട്ട: നിങ്ങൾ ശ്രമിക്കേണ്ട 7 അജ്ഞാത Gmail സവിശേഷതകൾ
ചില ഇമെയിൽ ക്ലയന്റുകൾ മറ്റുള്ളവരെ അപേക്ഷിച്ച് ടാസ്‌ക്കുകൾ സൃഷ്‌ടിക്കുന്നതിൽ മികച്ചവരാണ്
നിങ്ങളുടെ ഇമെയിൽ മാനേജുചെയ്യാൻ നിരവധി ക്ലയന്റുകൾ ലഭ്യമാണ്, നിങ്ങൾ പ്രതീക്ഷിക്കുന്നതുപോലെ, ചിലത് ടാസ്‌ക്കുകൾ സൃഷ്‌ടിക്കുന്നതിന് മറ്റുള്ളവയേക്കാൾ മികച്ചതാണ്.
വെബ് ക്ലയന്റുകളെ സംബന്ധിച്ചിടത്തോളം, Gmail ഈ ജോലി വളരെ നന്നായി ചെയ്യുന്നു. Tasks ആപ്പ് അന്തർനിർമ്മിതമാണ്, മെയിലിനെ ഒരു ടാസ്‌കാക്കി മാറ്റുന്നത് എളുപ്പമാണ്. മെയിലിൽ നിന്ന് നേരിട്ട് ഒരു ടാസ്ക് സൃഷ്ടിക്കാൻ ഒരു കീബോർഡ് കുറുക്കുവഴി പോലുമുണ്ട് - മൗസിന്റെ ആവശ്യമില്ല. നിങ്ങൾക്ക് ഒരു ഡെസ്ക്ടോപ്പ് ക്ലയന്റ് ആവശ്യമില്ലെങ്കിൽ, Gmail ആണ് നിങ്ങളുടെ ഏറ്റവും മികച്ച പന്തയം.
വിൻഡോസ് ഡെസ്ക്ടോപ്പ് ക്ലയന്റുകൾക്ക്, Outlook വിജയിക്കുന്നു. തണ്ടർബേർഡിന് ചില ബിൽറ്റ്-ഇൻ ടാസ്ക് മാനേജ്‌മെന്റ് ഫീച്ചറുകൾ ഉണ്ട്, അവ മോശമല്ല, എന്നാൽ ഔട്ട്ലുക്ക് കൂടുതൽ ദ്രാവകമാണ്, കൂടാതെ എണ്ണമറ്റ മൂന്നാം കക്ഷി ആപ്പുകളിലേക്ക് കണക്റ്റുചെയ്യാൻ നിങ്ങളെ അനുവദിക്കുന്നു. ചില കാരണങ്ങളാൽ നിങ്ങൾക്ക് Outlook ഉപയോഗിക്കാൻ കഴിയുന്നില്ലെങ്കിൽ, Thunderbird നല്ലൊരു ബദലാണ്. നിങ്ങൾ ഇതിനകം ഒരു മൂന്നാം കക്ഷി ചെയ്യേണ്ടവ ലിസ്റ്റ് മാനേജരാണ് ഉപയോഗിക്കുന്നതെങ്കിൽ, തണ്ടർബേർഡ് കടുക് മുറിക്കില്ല.
ഒരു മാക്കിൽ, ചിത്രം പോസിറ്റീവ് കുറവാണ്. Gmail, Outlook എന്നിവയുമായി താരതമ്യപ്പെടുത്തുമ്പോൾ ആപ്പിൾ മെയിൽ ടാസ്‌ക്കുകൾ മോശമായി കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നു. ഒരു ഡെസ്ക്ടോപ്പ് ക്ലയന്റിൽ ടാസ്‌ക്കുകൾ നിയന്ത്രിക്കാൻ നിങ്ങൾ ആഗ്രഹിക്കുന്നുവെങ്കിൽ, ഒരുപക്ഷേ നിങ്ങളുടെ ഏറ്റവും മികച്ച ഓപ്ഷൻ ആയിരിക്കും മാക്കിനുള്ള തണ്ടർബേർഡ് . അല്ലെങ്കിൽ നിങ്ങൾക്ക് ഒരു മൂന്നാം കക്ഷി ചെയ്യേണ്ടവ ലിസ്റ്റ് മാനേജർക്ക് ഇമെയിൽ അയച്ച് അത് അവിടെ മാനേജ് ചെയ്യാം.
മൊബൈൽ ആപ്പുകളുടെ കാര്യത്തിൽ, Gmail, Outlook എന്നിവ ഏറെക്കുറെ ഒരുപോലെയാണ് പ്രവർത്തിക്കുന്നത്. അവയ്‌ക്കൊന്നും വെബിനോ ക്ലയന്റ് പതിപ്പുകൾക്കോ ടാസ്ക് ബിൽഡറുകൾ ഇല്ല, എന്നാൽ രണ്ടും സ്വയമേവ മൂന്നാം കക്ഷി ആപ്പുകളിലേക്ക് ആഡ്-ഓണുകൾ പോർട്ട് ചെയ്യുന്നു. അതിനാൽ, നിങ്ങൾ Trello-യിൽ നിങ്ങളുടെ ടാസ്‌ക്കുകൾ നിയന്ത്രിക്കുകയും നിങ്ങളുടെ Gmail അല്ലെങ്കിൽ Outlook ക്ലയന്റിലും ആഡ്-ഓൺ ഇൻസ്റ്റാൾ ചെയ്‌തിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ, നിങ്ങൾ അനുബന്ധ മൊബൈൽ ആപ്പ് തുറക്കുമ്പോൾ അത് സ്വയമേവ ലഭ്യമാകും. കൂടാതെ, നിങ്ങൾ ഒരു Outlook ആഡ്-ഇൻ ഇൻസ്റ്റാൾ ചെയ്യുമ്പോൾ, അത് ഡെസ്ക്ടോപ്പ് ക്ലയന്റിൽ സ്വയമേവ ഇൻസ്റ്റാൾ ചെയ്യപ്പെടും ആപ്പുകളും മൊബൈലും വെബും.
Gmail, Outlook എന്നിവ ഈ പ്രത്യേക വിളയുടെ ക്രീം ആയതിനാൽ, ഞങ്ങൾ അവയിൽ ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കും. ടാസ്ക് സൃഷ്‌ടിക്കൽ നന്നായി കൈകാര്യം ചെയ്യുന്ന ഒരു പ്രിയപ്പെട്ട ക്ലയന്റ് നിങ്ങൾക്കുണ്ടെങ്കിൽ, അഭിപ്രായങ്ങളിൽ ഞങ്ങളെ അറിയിക്കുക, ഞങ്ങൾ നോക്കാം.
Gmail-ൽ നിന്ന് ടാസ്‌ക്കുകൾ സൃഷ്ടിക്കുക
Gmail-ൽ അന്തർനിർമ്മിതമായ ടാസ്‌ക്‌സ് എന്ന ആപ്പ് Google നൽകുന്നു. നിങ്ങൾക്ക് ചില അധിക ഇഷ്‌ടാനുസൃതമാക്കൽ ഓപ്ഷനുകൾ നൽകുന്ന ഒരു മൊബൈൽ ആപ്പ് ഉണ്ടെങ്കിലും, വളരെ കുറച്ച് ഓപ്‌ഷനുകളുള്ള ലളിതമായ ചെയ്യേണ്ടവ ലിസ്റ്റ് മാനേജറാണിത്. നിങ്ങളുടെ ജിമെയിൽ ഇൻബോക്‌സുമായി കർശനമായി പ്രവർത്തിക്കുന്ന ലളിതമായ എന്തെങ്കിലും നിങ്ങൾക്ക് വേണമെങ്കിൽ, ഗൂഗിൾ ടാസ്‌ക്കുകൾ ഒരു മികച്ച തിരഞ്ഞെടുപ്പാണ്. ഒരു ഇമെയിലിനെ ഒരു ടാസ്‌കാക്കി മാറ്റുന്നത് ഒരു കാറ്റ് ആണ്: ഇമെയിൽ തുറന്നാൽ, ടാസ്‌ക്‌ബാറിലെ കൂടുതൽ ബട്ടണിൽ ക്ലിക്കുചെയ്‌ത് ചെയ്യേണ്ടവയിലേക്ക് ചേർക്കുക തിരഞ്ഞെടുക്കുക.
നിങ്ങൾ ഉയരം കുറഞ്ഞ ആളാണെങ്കിൽ, Shift + T ഇതുതന്നെ ചെയ്യുന്നു. നിങ്ങളുടെ പുതിയ ടാസ്ക് പ്രദർശിപ്പിക്കുന്ന സൈഡ്‌ബാറിൽ ടാസ്ക് ആപ്പ് തുറക്കുന്നു.
നിശ്ചിത തീയതിയോ അധിക വിശദാംശങ്ങളോ ഉപ ടാസ്‌ക്കുകളോ ചേർക്കുന്നതിന് നിങ്ങൾക്ക് ടാസ്ക് എഡിറ്റുചെയ്യണമെങ്കിൽ, എഡിറ്റ് ഐക്കണിൽ ക്ലിക്കുചെയ്യുക.
ഇത് യാന്ത്രികമായി ചെയ്യുന്നതിനാൽ മാറ്റങ്ങൾ സംരക്ഷിക്കേണ്ട ആവശ്യമില്ല. നിങ്ങൾ ചെയ്തുകഴിഞ്ഞാൽ, നിങ്ങളുടെ ആർക്കൈവിലേക്ക് ഇമെയിൽ നീക്കാൻ ഇൻബോക്സിലെ ആർക്കൈവ് ബട്ടൺ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക (അല്ലെങ്കിൽ കീബോർഡ് കുറുക്കുവഴി "e" ഉപയോഗിക്കുക).
ഇവ മൂന്ന് ലളിതമായ ഘട്ടങ്ങളാണ്:
- ടാസ്ക്കുകളിലേക്ക് ചേർക്കുക ഓപ്ഷൻ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക (അല്ലെങ്കിൽ Shift + T കുറുക്കുവഴി ഉപയോഗിക്കുക).
- ഒരു നിശ്ചിത തീയതി, അധിക വിശദാംശങ്ങൾ അല്ലെങ്കിൽ ഉപ ടാസ്‌ക്കുകൾ എന്നിവ സജ്ജമാക്കുക.
- ഇമെയിൽ ആർക്കൈവ് ചെയ്യുക (അല്ലെങ്കിൽ ഇല്ലാതാക്കുക).
ഒരു ബോണസ് എന്ന നിലയിൽ, നിങ്ങളുടെ ടാസ്‌ക്കുകൾ പ്രദർശിപ്പിക്കുന്നതിന് Chrome സജ്ജമാക്കാൻ കഴിയും നിങ്ങൾ ഒരു പുതിയ ടാബ് തുറക്കുമ്പോൾ . ഒരു ആപ്പ് ഉണ്ട് Google ടാസ്‌ക്കുകൾക്കുള്ള iOS, Android . വെബ് ആപ്പിലെന്നപോലെ മൊബൈൽ ആപ്പിലും ഒരു ടാസ്ക് സൃഷ്ടിക്കുന്നത് എളുപ്പമാണ്. മെയിലിന്റെ മുകളിലുള്ള മൂന്ന് ഡോട്ടുകളിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് "ടാസ്ക്കുകളിലേക്ക് ചേർക്കുക" തിരഞ്ഞെടുക്കുക.
ഇത് തൽക്ഷണം ഒരു പുതിയ ടാസ്ക് സൃഷ്ടിക്കുന്നു.
നിങ്ങൾക്ക് ആവശ്യമുള്ളതെല്ലാം Google ടാസ്‌ക്കിൽ ഇല്ലെങ്കിലോ മറ്റൊരു ടാസ്ക് മാനേജറുമായി നിങ്ങൾ ഇതിനകം സംതൃപ്തനാണെങ്കിൽ, അതിനായി ഒരു Gmail ആഡ്-ഓൺ ഉണ്ടായിരിക്കാം. Any.do, Asana, Jira, Evernote, Todoist, Trello എന്നിവയും മറ്റുള്ളവയും (Microsoft To-Do അല്ലെങ്കിൽ Apple റിമൈൻഡറുകളൊന്നും ഇല്ലെങ്കിലും) പോലുള്ള ജനപ്രിയ ചെയ്യേണ്ട ആപ്പുകൾക്കായി നിലവിൽ ആഡ്-ഓണുകൾ ഉണ്ട്.
പൊതുവായി Gmail ആഡ്-ഓണുകളും Trello ആഡ്-ഓണും ഇൻസ്റ്റാൾ ചെയ്യുന്നതിനെക്കുറിച്ച് ഞങ്ങൾ മുമ്പ് കവർ ചെയ്‌തു പ്രത്യേകമായി . വ്യത്യസ്‌ത ആഡ്-ഓണുകൾ നിങ്ങൾക്ക് വ്യത്യസ്‌ത ഓപ്ഷനുകൾ നൽകുന്നു, എന്നാൽ ചെയ്യേണ്ട എല്ലാ ലിസ്റ്റ് ആഡ്-ഓണുകളും ഒരു നിർദ്ദിഷ്‌ട ഇമെയിലിൽ നിന്ന് നേരിട്ട് ഒരു ടാസ്ക് ചേർക്കാൻ നിങ്ങളെ അനുവദിക്കുന്നു. ചെയ്യേണ്ടവയുടെ ലിസ്റ്റ് ആഡ്-ഓണുകൾ പരസ്പരം സ്വയമേവ സമന്വയിപ്പിക്കുന്ന വെബ്, മൊബൈൽ ആപ്പുകളായി ലഭ്യമാണ്. കൂടാതെ Google ടാസ്‌ക്കുകൾ പോലെ, നിങ്ങൾ Gmail മൊബൈൽ ആപ്പിൽ ആയിരിക്കുമ്പോൾ ആഡ്-ഓണുകൾ ആക്‌സസ് ചെയ്യാൻ കഴിയും.
Outlook-ൽ നിന്ന് ടാസ്‌ക്കുകൾ സൃഷ്ടിക്കുക
ഔട്ട്‌ലുക്കിന് ടാസ്‌ക്‌സ് എന്ന ബിൽറ്റ്-ഇൻ ആപ്പ് ഉണ്ട്, അത് ഓഫീസ് 365-ൽ ഒരു വെബ് ആപ്പായി ലഭ്യമാണ്. ഇത് 2015 ആയതിനാൽ ഇവിടെ കാര്യങ്ങൾ കുറച്ചുകൂടി സങ്കീർണ്ണമാണ്. മൈക്രോസോഫ്റ്റ് വണ്ടർലിസ്റ്റ് വാങ്ങി പ്രശസ്ത ടാസ്ക് മാനേജർ. മൈക്രോസോഫ്റ്റ് ചെയ്യേണ്ടത് എന്ന് വിളിക്കപ്പെടുന്ന (ഒരുപക്ഷേ അൽപ്പം ഭാവനാശൂന്യമായ) ഒരു പുതിയ വെബ്-ഓൺലി ഓഫീസ് 365 ആപ്പാക്കി മാറ്റാൻ ഞാൻ കഴിഞ്ഞ നാല് വർഷമായി ചെലവഴിച്ചു. ഇത് ഔട്ട്‌ലുക്കിലെ ബിൽറ്റ് ഇൻ ടാസ്ക് പ്രവർത്തനങ്ങളെ മാറ്റിസ്ഥാപിക്കും.
എന്നിരുന്നാലും, ഇപ്പോൾ, ടാസ്‌ക്‌സ് ആപ്പ് ഇപ്പോഴും ഔട്ട്ലുക്ക് ടാസ്ക് മാനേജരാണ്, ഇത് എപ്പോൾ മാറുമെന്ന് കൃത്യമായ തീയതിയോ ഔട്ട്ലുക്ക് പതിപ്പോ ഇല്ല. ഞങ്ങൾ ഇത് പരാമർശിക്കുന്നത് നിങ്ങൾ O365 ഉപയോഗിക്കുകയാണെങ്കിൽ, Outlook ടാസ്ക്കുകളിലേക്ക് നിങ്ങൾ ചേർക്കുന്ന എല്ലാ ജോലികളും Microsoft To-Do-യിലും ദൃശ്യമാകുന്നത് നിങ്ങൾ കണ്ടെത്തും. ചെയ്യേണ്ടത് ഇതുവരെ നിങ്ങൾക്ക് ഒരു ടാസ്‌ക്കിലേക്ക് ചേർക്കാനാകുന്ന എല്ലാ ഡാറ്റയും കാണിക്കുന്നില്ല, പക്ഷേ അത് ഒരു ഘട്ടത്തിൽ കാണിക്കും.
ഇപ്പോൾ, മൈക്രോസോഫ്റ്റ് ടാസ്‌ക്കുകൾ ബിൽറ്റ്-ഇൻ ഔട്ട്ലുക്ക് ടാസ്ക് മാനേജരാണ്, അതിനാൽ ഞങ്ങൾ അതിൽ ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കും.
ഔട്ട്ലുക്ക് ഡെസ്ക്ടോപ്പ് ക്ലയന്റ് ഉപയോഗിക്കുന്നു
ഇവിടെയാണ് മൈക്രോസോഫ്റ്റ് പരമ്പരാഗതമായി മികവ് പുലർത്തുന്നത്, ഇവിടെയും അവർ നിങ്ങളെ നിരാശപ്പെടുത്തുന്നില്ല. എല്ലാ അഭിരുചികളും നിറവേറ്റുന്നതിനായി ഒരു ഇമെയിലിൽ നിന്ന് ഒരു ടാസ്ക് സൃഷ്ടിക്കാൻ ഒന്നിലധികം മാർഗങ്ങളുണ്ട്. നിങ്ങൾക്കാകുമോ:
- ടാസ്ക് പാളിയിലേക്ക് ഒരു ഇമെയിൽ സന്ദേശം വലിച്ചിടുക.
- വലത്-ക്ലിക്ക് സന്ദർഭ മെനുവിൽ നിന്ന് ടാസ്ക് ഫോൾഡറിലേക്ക് ഇമെയിൽ നീക്കുക അല്ലെങ്കിൽ പകർത്തുക.
- ഒരു ടാസ്ക് സൃഷ്ടിക്കാൻ ദ്രുത ഘട്ടം ഉപയോഗിക്കുക.
ക്വിക്ക് സ്റ്റെപ്പ് ഉപയോഗിക്കുന്നതിൽ ഞങ്ങൾ ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കും, കാരണം ഇത് നിങ്ങളുടെ ബക്കിന് ഏറ്റവും മികച്ച നേട്ടം നൽകുന്നു, നല്ല അളവിനായി നിങ്ങൾക്ക് ക്വിക്ക് സ്റ്റെപ്പിലേക്ക് ഒരു കീബോർഡ് കുറുക്കുവഴി നൽകാം.
നിങ്ങൾ ഇതുവരെ ഔട്ട്ലുക്ക് ടാസ്‌ക്കുകൾ ഉപയോഗിച്ചിട്ടില്ലെങ്കിൽ, കാണുക ടാസ്ക് പാളിയിലേക്കുള്ള ഞങ്ങളുടെ ഗൈഡ് അതിനാൽ നിങ്ങളുടെ മെയിലിന് അടുത്തായി നിങ്ങളുടെ ജോലികൾ കാണാൻ കഴിയും.
ടാസ്ക് പാളി തുറന്നാൽ, ഇമെയിൽ വായിച്ചതായി അടയാളപ്പെടുത്തുകയും ഒരു ടാസ്ക് സൃഷ്‌ടിക്കുകയും ഇമെയിൽ നിങ്ങളുടെ ആർക്കൈവിലേക്ക് നീക്കുകയും ചെയ്യുന്ന ഒരു ദ്രുത ഘട്ടം ഞങ്ങൾ സൃഷ്‌ടിക്കും. ഞങ്ങൾ ഒരു കീബോർഡ് കുറുക്കുവഴിയും ചേർക്കും, അതിനാൽ ഒരു ഇമെയിലിൽ നിന്ന് ഒരു ടാസ്ക് സൃഷ്ടിക്കാൻ നിങ്ങൾക്ക് ഒരിക്കലും മൗസ് ഉപയോഗിക്കേണ്ടി വരില്ല.
ഒരു ബട്ടണിന്റെ (അല്ലെങ്കിൽ കീബോർഡ് കുറുക്കുവഴി) ക്ലിക്കിലൂടെ ഒന്നിലധികം പ്രവർത്തനങ്ങൾ തിരഞ്ഞെടുക്കാൻ ദ്രുത ഘട്ടങ്ങൾ നിങ്ങളെ അനുവദിക്കുന്നു. ഇത് സൃഷ്ടിക്കാൻ എളുപ്പവും ഉപയോഗിക്കാൻ എളുപ്പവുമാണ്, എന്നാൽ നിങ്ങൾ ഇത് മുമ്പ് പരിശോധിച്ചിട്ടില്ലെങ്കിൽ, ഞങ്ങൾക്കുണ്ട് അതിനെക്കുറിച്ചുള്ള ആത്യന്തിക ഗൈഡ് . നിങ്ങൾ ഈ ഗൈഡ് വായിച്ചുകഴിഞ്ഞാൽ, ഒരു പുതിയ ദ്രുത ഘട്ടം സൃഷ്ടിക്കുക, തുടർന്ന് ഇനിപ്പറയുന്ന പ്രവർത്തനങ്ങൾ ചേർക്കുക:
- സന്ദേശ ബോഡി ഉപയോഗിച്ച് ഒരു ടാസ്ക് സൃഷ്ടിക്കുക.
- വായിച്ചതായി അടയാളപ്പെടുത്തുക.
- ഫോൾഡറിലേക്ക് നാവിഗേറ്റ് ചെയ്യുക (നിങ്ങളുടെ ആർക്കൈവ് ഫോൾഡറിലേക്ക് പോകേണ്ട ഫോൾഡറായി തിരഞ്ഞെടുക്കുക).
അതിനായി ഒരു കീബോർഡ് കുറുക്കുവഴി തിരഞ്ഞെടുക്കുക, അതിന് ഒരു പേര് നൽകുക ("ടാസ്‌ക്കും ആർക്കൈവും സൃഷ്ടിക്കുക" പോലെ), തുടർന്ന് സംരക്ഷിക്കുക ക്ലിക്കുചെയ്യുക. ഇത് ഇപ്പോൾ ഹോം > ക്വിക്ക് സ്റ്റെപ്പുകൾ എന്ന വിഭാഗത്തിൽ ദൃശ്യമാണ്.
ഇപ്പോൾ, നിങ്ങൾക്ക് ഒരു ഇമെയിൽ ടാസ്ക് ആക്കി മാറ്റാൻ താൽപ്പര്യപ്പെടുമ്പോൾ, ദ്രുത ഘട്ടത്തിൽ ക്ലിക്കുചെയ്യുക (അല്ലെങ്കിൽ ഒരു കീബോർഡ് കുറുക്കുവഴി ഉപയോഗിക്കുക), അത് ഒരു പുതിയ ടാസ്ക് സൃഷ്‌ടിക്കും. ഇത് ഇമെയിൽ സബ്ജക്റ്റ് ലൈനിൽ നിന്ന് ശീർഷകം എടുക്കുന്നു, ഇമെയിൽ ബോഡി ഉള്ളടക്കമായി മാറുന്നു.
നിങ്ങൾക്ക് ആവശ്യമുള്ള ഏത് വിശദാംശങ്ങളും എഡിറ്റ് ചെയ്യുക (Gmail ടാസ്‌ക്കുകളിൽ ഉള്ളതിനേക്കാൾ കൂടുതൽ ഇഷ്‌ടാനുസൃതമാക്കൽ ഓപ്ഷനുകൾ Outlook ടാസ്‌ക്കുകളിൽ ഉണ്ട്) തുടർന്ന് Save & Close ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
Gmail-ൽ നിന്ന് വ്യത്യസ്തമായി, നിങ്ങൾ പുതിയ ടാസ്ക് സംരക്ഷിക്കേണ്ടതുണ്ട്, മാത്രമല്ല Gmail-ൽ നിന്ന് വ്യത്യസ്തമായി, ദ്രുത ഘട്ടം നിങ്ങൾക്കായി ഇമെയിൽ ആർക്കൈവ് ചെയ്യുന്നു.
അതിനാൽ Outlook-നുള്ള മൂന്ന് ലളിതമായ ഘട്ടങ്ങൾ ഇതാ:
- ദ്രുത ഘട്ടം ക്ലിക്കുചെയ്യുക (അല്ലെങ്കിൽ നിങ്ങൾ സജ്ജമാക്കിയ കുറുക്കുവഴി ഉപയോഗിക്കുക).
- നിങ്ങൾക്ക് അനുയോജ്യമെന്ന് തോന്നുന്ന തരത്തിൽ ഏതെങ്കിലും ഓപ്ഷനുകളും വിശദാംശങ്ങളും ക്രമീകരിക്കുക.
- സേവ് ചെയ്ത് ക്ലോസ് ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
ഔട്ട്ലുക്ക് വെബ് ആപ്പ് ഉപയോഗിക്കുന്നു
ഈ ഘട്ടത്തിൽ, Outlook വെബ് ആപ്പ് (Outlook.com) ഉപയോഗിച്ച് ഒരു ടാസ്ക് എങ്ങനെ സൃഷ്‌ടിക്കാമെന്ന് ഞങ്ങൾ നിങ്ങളെ കാണിക്കുമെന്ന് നിങ്ങൾ പ്രതീക്ഷിച്ചേക്കാം. ഔട്ട്ലുക്ക് വെബ് ആപ്പിൽ ഒരു ഇമെയിലിനെ ഒരു ടാസ്ക് ആക്കി മാറ്റാൻ നേറ്റീവ് മാർഗമില്ലാത്തതിനാൽ ഞങ്ങൾ അങ്ങനെ ചെയ്യില്ല. നിങ്ങൾക്ക് മെയിൽ അടയാളപ്പെടുത്താൻ കഴിയും, അതായത് ടാസ്ക് ലിസ്റ്റിൽ അത് ദൃശ്യമാകും, പക്ഷേ അത്രമാത്രം.
മൈക്രോസോഫ്റ്റിൽ നിന്നുള്ള അതിശയിപ്പിക്കുന്ന സെൻസർഷിപ്പാണിത്. ഒരു ഘട്ടത്തിൽ, മൈക്രോസോഫ്റ്റ് ചെയ്യേണ്ടവയിലേക്ക് ഒരു ഷിഫ്റ്റ് ഉണ്ടാകുമെന്ന് ഞങ്ങൾക്ക് തോന്നാതിരിക്കാൻ കഴിയില്ല, അതിൽ കർശനമായ Outlook > To-Do integration ഉൾപ്പെടുന്നു.
മൂന്നാം കക്ഷി ആപ്പ് സംയോജനത്തിന്റെ കാര്യത്തിൽ കാര്യങ്ങൾ കുറച്ചുകൂടി മെച്ചമാണ്. Asana, Jira, Evernote, Trello പോലുള്ള ജനപ്രിയ ചെയ്യേണ്ട ആപ്പുകൾക്കായി നിലവിൽ ആഡ്-ഓണുകൾ ഉണ്ട് (ജിമെയിൽ ടാസ്‌ക്കുകളോ Apple റിമൈൻഡറുകളോ ഇല്ലെങ്കിലും). വ്യത്യസ്‌ത ആഡ്-ഓണുകൾ നിങ്ങൾക്ക് വ്യത്യസ്‌ത ഓപ്ഷനുകൾ നൽകുന്നു, പക്ഷേ, Gmail-ലേതുപോലെ, ചെയ്യേണ്ടവയുടെ ലിസ്റ്റ് ആഡ്-ഓണുകൾ സാധാരണയായി ഒരു പ്രത്യേക ഇമെയിലിൽ നിന്ന് നേരിട്ട് ഒരു ടാസ്ക് ചേർക്കാൻ നിങ്ങളെ അനുവദിക്കുന്നു, വെബ്, മൊബൈൽ അപ്ലിക്കേഷനുകൾ എന്നിവ സ്വയമേവ സമന്വയിപ്പിക്കുന്നു.
ഔട്ട്ലുക്ക് മൊബൈൽ ആപ്പ് ഉപയോഗിക്കുന്നു
Outlook വെബ് ആപ്പ് പോലെ, Outlook മൊബൈൽ ആപ്പിൽ നിന്ന് മെയിലിനെ ഒരു ടാസ്‌കാക്കി മാറ്റാൻ നേറ്റീവ് മാർഗമൊന്നുമില്ല, എന്നിരുന്നാലും Microsoft To-Do രണ്ടിനും ലഭ്യമാണ്. ഐഒഎസ് و ആൻഡ്രോയിഡ് . ഏത് Outlook ആപ്പുകളിലും നിങ്ങൾ ഫ്ലാഗ് ചെയ്‌ത ഇമെയിലുകളുടെ ട്രാക്ക് ഇത് സൂക്ഷിക്കുന്നു, എന്നാൽ ഇത് യഥാർത്ഥത്തിൽ ടാസ്ക് ഇന്റഗ്രേഷന് തുല്യമല്ല. Outlook ഇമെയിലുകളെ Outlook ടാസ്ക്കുകളാക്കി മാറ്റണമെങ്കിൽ, നിങ്ങൾ Outlook ക്ലയന്റ് ഉപയോഗിക്കേണ്ടതുണ്ട്.
നിങ്ങൾ ഒരു മൂന്നാം കക്ഷി ചെയ്യേണ്ടവ ലിസ്റ്റ് മാനേജർ ഉപയോഗിക്കുകയാണെങ്കിൽ, നിങ്ങൾ Outlook മൊബൈൽ ആപ്പിൽ ആയിരിക്കുമ്പോൾ ആഡ്-ഇന്നുകൾ ആക്‌സസ് ചെയ്യാൻ കഴിയും.
ആപ്പിൾ മെയിലിൽ നിന്ന് ടാസ്‌ക്കുകൾ സൃഷ്ടിക്കുക
നിങ്ങൾ Apple മെയിൽ ഉപയോഗിക്കുകയാണെങ്കിൽ, നിങ്ങളുടെ മെയിൽ ഒരു മൂന്നാം കക്ഷി ആപ്പിലേക്ക് ( Any.do അല്ലെങ്കിൽ Todoist പോലുള്ളവ) കൈമാറുകയും അവിടെ നിങ്ങളുടെ ടാസ്‌ക്കുകൾ നിയന്ത്രിക്കുകയും അല്ലെങ്കിൽ നിങ്ങളുടെ ഓർമ്മപ്പെടുത്തലുകളിലേക്ക് ഇമെയിലുകൾ വലിച്ചിടുകയും ചെയ്യുക എന്നതാണ് നിങ്ങളുടെ യഥാർത്ഥ ഓപ്ഷനുകൾ. അതിനാൽ, ആപ്പിളിനെ സംബന്ധിച്ചിടത്തോളം, മാനുവൽ പ്രക്രിയ ഇതാണ്:
- നിങ്ങളുടെ പ്രിയപ്പെട്ട ടാസ്ക് ലിസ്റ്റ് മാനേജർ തുറക്കുക.
- ഒരു മൂന്നാം കക്ഷി ആപ്പിലേക്ക് ഇമെയിൽ കൈമാറുക അല്ലെങ്കിൽ റിമൈൻഡറുകളിൽ ഇടുക.
- മുൻഗണന, അവസാന തീയതി, വർണ്ണ കോഡ്, നിങ്ങൾ ഉപയോഗിക്കുന്ന മറ്റെന്തെങ്കിലും പോലുള്ള വിശദാംശങ്ങൾ സജ്ജമാക്കുക.
- പുതിയ ടാസ്ക് സംരക്ഷിക്കുക.
- ഇമെയിൽ ആർക്കൈവ് ചെയ്യുക അല്ലെങ്കിൽ ഇല്ലാതാക്കുക.
ഈ പ്രക്രിയ മെച്ചപ്പെടുത്താൻ നിങ്ങൾക്ക് വളരെയധികം ചെയ്യാനില്ല, കാരണം ആപ്പിൾ മെയിലുകളും റിമൈൻഡറുകളും വളരെ കർശനമായി ബന്ധിപ്പിച്ചിട്ടില്ല. മൂന്നാം കക്ഷി ആപ്പുകളുമായി കൂടുതൽ സംയോജനവും കമ്പനി അനുവദിക്കുന്നില്ല. ഇത് മാറുന്നത് വരെ (എപ്പോൾ വേണമെങ്കിലും ഇത് സംഭവിക്കുമെന്ന് ഞങ്ങൾ സംശയിക്കുന്നു), നിങ്ങളുടെ മെയിൽ ഒരു മൂന്നാം കക്ഷി ചെയ്യേണ്ടവ ലിസ്റ്റ് മാനേജർക്ക് കൈമാറുക എന്നതാണ് നിങ്ങളുടെ ഏറ്റവും നല്ല ഓപ്ഷൻ.
നിങ്ങളുടെ ഇമെയിലുകൾ ഒരിക്കൽ മാത്രം കൈകാര്യം ചെയ്യാൻ നിങ്ങൾ ആഗ്രഹിക്കുന്നുവെങ്കിൽ, ടാസ്‌ക്കുകൾ സൃഷ്ടിക്കുന്നത് കഴിയുന്നത്ര വേഗത്തിലും എളുപ്പത്തിലും ആയിരിക്കണം. അല്ലെങ്കിൽ, നിങ്ങളുടെ ഇൻബോക്സ് ചെയ്യേണ്ടവയുടെ പട്ടികയായി തുടരും.
ചെയ്യേണ്ടവ ലിസ്റ്റ് മാനേജർമാർക്കും മൂന്നാം കക്ഷി ആഡ്-ഓണുകൾക്കും ഒപ്പം, ഇമെയിലുകളിൽ നിന്ന് വേഗത്തിലും എളുപ്പത്തിലും കാര്യക്ഷമമായും ടാസ്‌ക്കുകൾ സൃഷ്‌ടിക്കുന്നതിന് ആവശ്യമായ ടൂളുകൾ Gmail, Outlook എന്നിവ നിങ്ങൾക്ക് നൽകുന്നു.
