Kusasishwa na barua pepe yako kunaweza kukusumbua, kuchukua wakati na kuchosha. Si vigumu kukusanya idadi kubwa ya barua pepe ambazo hazijasomwa. Kwa sababu hii, ni rahisi kuendelea kuangalia mtiririko wa kila mara wa ujumbe - kwa gharama ya kazi zingine.
Nina akaunti nyingi za barua pepe, na nina wakati mgumu kuweka idadi hiyo ya ambazo hazijasomwa kuwa chini. Kwa hivyo nilifanya utafiti na kukusanya vidokezo vya jinsi ya kuboresha usimamizi wa kikasha changu. Vifuatavyo ni baadhi ya vidokezo muhimu ambavyo nimepata ili kurahisisha kushughulikia kikasha chako, kutumia muda mfupi kushughulika na barua pepe, na kuhakikisha kuwa husahau kujibu ujumbe muhimu.
Usikague barua pepe zako zote zinapoingia
Barua pepe zikigonga kikasha chako siku nzima, ni rahisi kukengeushwa, hata ukiwa katikati ya jambo muhimu. Badala ya kusoma kila moja baada ya kupata, chukua muda kila siku kupitia na kujibu barua pepe zako. Iwapo huhitaji kutafuta barua pepe au matangazo muhimu, ratibu katika mapumziko mafupi wakati wa mchana ili kuangalia barua pepe yako. Vinginevyo, kaa nje ya kikasha chako.
Pia ni vyema kuratibu kipindi kirefu zaidi cha muda mara moja kwa wiki au kila baada ya siku chache ili kufanya baadhi ya kazi ngumu ya kupanga kikasha chako, kama vile kuunda na kutumia folda na lebo na kutuma barua pepe hizo ndefu.
Iwapo bado unajikuta ukivinjari kupitia programu yako ya barua pepe, unaweza pia kutaka kuzima arifa za barua pepe, funga programu ya barua pepe na uhakikishe kuwa hujaacha kikasha chako wazi katika kichupo kingine.
Sio lazima uwajibu wote mara moja
Unapofanya ukaguzi wa kawaida wa kikasha pokezi, shughulikia barua pepe ambazo zinaweza kushughulikiwa haraka. Ikiwa barua pepe inahitaji jibu la haraka, ifungue na uijibu unapovinjari ujumbe wako. Lakini ikiwa inahitaji muda zaidi, chukua muda huo kujibu baadaye. Unaweza kuainisha barua pepe hizi, kuziweka katika folda mahususi, au kutumia kipengele cha kuahirisha kupokea barua pepe kwa wakati unaofaa zaidi.
Unda sehemu au folda nyingi kwenye kikasha chako
Tumia folda tofauti kuhifadhi barua pepe zako. Hizi zinaweza kutegemea umuhimu, uharaka, muda gani inachukua kukabiliana nazo, au aina za vitendo wanazohitaji. Mpangilio chaguomsingi wa vichupo katika Gmail na Kikasha Lengwa katika Outlook unaweza kusaidia kuchuja barua taka na barua pepe za matangazo na kurahisisha kupata na kuangalia barua pepe muhimu. Katika Gmail, unaweza pia kubadilisha umbizo ili barua pepe zako zipangwa katika sehemu tofauti, na unaweza kuchagua sehemu hizo ni zipi. Vivyo hivyo, Outlook hukuruhusu kupanga barua pepe yako katika vikundi maalum.
Tumia vichungi, sheria na lebo
Vichujio na sheria huelekeza barua pepe zinazoingia kwenye folda maalum. Wanaweza kusaidia kuokoa muda, na uhakikishe kuwa unazingatia barua pepe ambazo ni muhimu zaidi. Lebo pia zinaweza kuwa njia nzuri ya kupanga na kukusaidia kufuatilia barua pepe zako kwa kukuruhusu kupanga ujumbe wako kwa lebo tofauti badala ya kutumia folda.
tengeneza molds
Wakati mwingine unaishia kutuma barua pepe kama hizo mara kwa mara. Ili kurahisisha mambo, unaweza kuweka na kutumia violezo vya barua pepe kutuma barua pepe ili usilazimike kuendelea kuandika ujumbe huo mara kwa mara. Unaweza pia kutumia zana kama vile Kuandika kwa Haraka na Majibu ya Haraka katika Gmail ili kukusaidia kuandika barua pepe kwa haraka.
jiandikishe
Jiondoe kutoka kwa orodha za wanaopokea barua pepe na barua pepe za matangazo. Pitia majarida yako na uhakikishe kuwa umejiandikisha kupokea ujumbe ambao tayari umesoma, na ufute ujumbe wowote ambao haujasoma hivi majuzi. Pia, hakikisha umejiondoa kutoka kwa arifa zozote za mitandao ya kijamii ambazo huhitaji. (Huenda ukahitaji kwenda kwenye mipangilio ya akaunti yako ya mitandao ya kijamii ili kuzima hii.) Vinginevyo, unaweza kutumia akaunti tofauti ya barua pepe kwa barua pepe za matangazo na kuweka barua pepe muhimu kwenye akaunti yako kuu.
Tupa barua pepe nyingi ambazo huhitaji
Ukipata CC katika mazungumzo, huhitaji kusasisha au uko katika mazungumzo ya barua pepe ya kujibu yote, unaweza kupuuza mazungumzo haya ili kuepuka kupokea majibu yote. Ili kufanya hivyo, fungua ujumbe wowote kwenye mazungumzo, gusa vitone vitatu juu ya skrini (juu ya mada), na uchague "Puuza" kutoka kwa chaguo kunjuzi katika Gmail au "Puuza" ikiwa unatumia. matarajio.
Usifanye kikasha chako kuwa orodha yako ya mambo ya kufanya
Inaweza kushawishi kuwekea barua pepe alama kuwa "haijasomwa" kama ukumbusho wa kuijibu (hakika nina hatia kwa hili) au kwa sababu ina kazi ambayo unahitaji kukamilisha, lakini inaweza pia kusumbua kikasha chako. Weka orodha tofauti ya mambo ya kufanya (kuna programu nyingi zinazopatikana kwa hilo, au unaweza kutumia madokezo ya msingi au programu ya madokezo yanayonata) au kuiweka kwenye folda mahususi. Ukitumia Gmail, unaweza kutumia programu ya Google Task pamoja na kikasha chako; Bonyeza tu kwenye mshale mdogo wa "Onyesha Paneli ya Upande" kwenye kona ya chini ya kulia ya skrini, na uchague ikoni ya Kazi hapo.
Ni vyema kuwa na orodha tofauti zinazoendeshwa ili uweze kuzisasisha kwa vipengee kutoka kwa barua pepe zako. Kwa mfano, ikiwa barua pepe zako zina viungo vya makala unayotaka kusoma wakati una muda zaidi, anza na orodha ya kusoma - usiiweke kwenye kikasha chako.
