Jinsi ya kugeuza barua pepe kuwa kazi haraka

Jinsi ya Kubadilisha Barua pepe kwa Haraka kuwa Kazi Hili ni nakala yetu ambayo tutazungumza juu ya jinsi tunaweza kugeuza barua pepe zetu kuwa kazi.

Ukitumia OHIO (ishughulikie mara moja tu) kupanga barua pepe yako, pengine utataka kugeuza barua pepe zingine kuwa kazi. Hivi ndivyo unavyoweza kuifanya haraka na kwa ufanisi ili uendelee kushughulikia barua pepe zako zingine.

Ifanye haraka na rahisi

Kikasha chako si orodha ya mambo ya kufanya; Ni barua inayoingia. Inajaribu kuacha barua pepe kwenye kikasha chako kwa sababu ni rahisi, lakini kazi unazohitaji kufanya huzikwa kwenye kikasha cha barua pepe.

Hii ndio sababu watu wanapata shida. Mchakato wa mwongozo wa kubadilisha barua pepe kuwa kazi mara nyingi huenda kama hii:

1. Fungua kidhibiti chako cha orodha ya kazi unachopenda.
2. Unda jukumu jipya.
3. Nakili na ubandike sehemu husika za barua pepe kwenye kazi mpya.
4. Weka maelezo, kama vile kipaumbele, tarehe ya kukamilisha, msimbo wa rangi, na chochote kingine unachotumia.
5. Hifadhi jukumu jipya.
6. Hifadhi au ufute barua pepe.

Hizo ni hatua sita, ili tu kuongeza kitu kwenye orodha yako ya mambo ya kufanya. Haishangazi unaishia na barua pepe zilizojaa kikasha chako. Je, ikiwa ungeweza kukata hatua hizo sita hadi nne? au tatu?

Vizuri unaweza! Tutakuonyesha jinsi gani.

Kuhusiana : Vipengele 7 Visivyojulikana vya Gmail Unapaswa Kujaribu

Baadhi ya wateja wa barua pepe ni bora katika kuunda kazi kuliko wengine

Kuna wateja wengi wanaopatikana ili kudhibiti barua pepe zako, na kama unavyoweza kutarajia, baadhi ni bora kuliko wengine kwa kuunda kazi.

Kwa wateja wa wavuti, Gmail hufanya kazi vizuri sana. Programu ya Majukumu imejengewa ndani, na ni rahisi kubadilisha barua kuwa kazi. Kuna hata njia ya mkato ya kibodi kuunda kazi moja kwa moja kutoka kwa barua - hakuna kipanya kinachohitajika. Ikiwa hutaki mteja wa eneo-kazi, huenda Gmail ndiyo dau lako bora zaidi.

Kwa wateja wa eneo-kazi la Windows, Outlook inashinda. Thunderbird ina baadhi ya vipengele vya usimamizi wa kazi vilivyojengewa ndani, ambavyo si vibaya, lakini Outlook ni maji mengi zaidi na hukuruhusu kuunganisha kwa maelfu ya programu za wahusika wengine. Ikiwa kwa sababu fulani huwezi kutumia Outlook, Thunderbird ni mbadala nzuri. Ikiwa tayari unatumia meneja wa orodha ya mambo ya kufanya ya mtu wa tatu, Thunderbird haitakata haradali.

Kwenye Mac, picha ni chanya kidogo. Apple Mail hudhibiti kazi vibaya ikilinganishwa na Gmail na Outlook. Ikiwa unataka kusimamia kazi kwenye mteja wa eneo-kazi, basi labda chaguo lako bora ni Thunderbird kwa Mac . Au unaweza kutuma barua pepe kwa msimamizi wa orodha ya mambo ya kufanya na mtu mwingine na kuidhibiti hapo.

Inapokuja kwa programu za rununu, Gmail na Outlook hufanya kazi sawa. Hakuna hata mmoja wao aliye na viunda kazi vya matoleo ya wavuti au ya mteja, lakini zote mbili huweka programu jalizi kiotomatiki kwa programu za wahusika wengine. Kwa hivyo, ukidhibiti kazi zako katika Trello na usakinishe programu jalizi katika mteja wako wa Gmail au Outlook, itapatikana kiotomatiki utakapofungua programu inayolingana ya simu pia. Kwa kuongeza, unapoweka nyongeza ya Outlook, imewekwa kiotomatiki kwenye mteja wa eneo-kazi na programu Simu na wavuti.

Unda majukumu kutoka kwa Gmail

Google hutoa programu inayoitwa Majukumu, ambayo imejumuishwa na Gmail. Ni kidhibiti cha orodha rahisi cha kufanya kilicho na chaguo chache sana, ingawa kuna programu ya simu inayokupa chaguo za ziada za kubinafsisha. Iwapo unahitaji kitu rahisi kinachofanya kazi vizuri na kikasha chako cha Gmail, Google Tasks ni chaguo thabiti. Kugeuza barua pepe kuwa kazi ni rahisi: barua pepe ikiwa imefunguliwa, bofya kitufe cha Zaidi kwenye upau wa kazi na uchague Ongeza kwa Kufanya.

Ikiwa wewe ni mtu mfupi, Shift + T hufanya vivyo hivyo. Programu ya Majukumu hufungua katika upau wa kando kuonyesha kazi yako mpya.

Ikiwa unahitaji kuhariri jukumu ili kuongeza tarehe ya kukamilisha, maelezo ya ziada au kazi ndogo, bofya aikoni ya Hariri.

Hakuna haja ya kuokoa mabadiliko, kwani hii inafanywa moja kwa moja. Ukimaliza, bofya kitufe cha Kumbukumbu kwenye kisanduku pokezi chako (au tumia njia ya mkato ya kibodi "e") ili kuhamisha barua pepe kwenye kumbukumbu yako.

Hizi ni hatua tatu rahisi:

1. Bofya chaguo la Ongeza kwa Kazi (au tumia njia ya mkato Shift + T).
2. Weka tarehe ya kukamilisha, maelezo ya ziada au kazi ndogo.
3. Hifadhi (au kufuta) barua pepe.

Kama bonasi, unaweza kuweka Chrome ili kuonyesha kazi zako Unapofungua kichupo kipya . Kuna programu iOS na Android kwa Google Tasks . Ni rahisi kuunda kazi katika programu ya simu kama ilivyo kwenye programu ya wavuti. Bofya vitone vitatu vilivyo juu ya barua na uchague "Ongeza kwa Majukumu."

Hii inaunda kazi mpya papo hapo.

Ikiwa Google Tasks haina kila kitu unachohitaji, au ikiwa tayari umeridhika na msimamizi mwingine wa kazi, labda kuna programu-jalizi ya Gmail yake. Kwa sasa kuna programu jalizi za programu maarufu za kufanya, kama vile Any.do, Asana, Jira, Evernote, Todoist, Trello, na nyinginezo (ingawa hakuna Microsoft To-Do au Apple Vikumbusho).

Hapo awali, tulishughulikia kusakinisha programu jalizi za Gmail kwa ujumla, na programu jalizi ya Trello hasa . Programu jalizi tofauti hukupa chaguo tofauti, lakini programu jalizi zote za orodha ya mambo ya kufanya kwa ujumla hukuruhusu kuongeza kazi moja kwa moja kutoka kwa barua pepe mahususi. Orodha ya nyongeza za orodha ya mambo ya kufanya pia zinapatikana kama programu za wavuti na za simu zinazosawazishwa kiotomatiki. Na kama vile Google Tasks, unaweza kufikia programu jalizi ukiwa katika programu ya simu ya Gmail.

Unda kazi kutoka Outlook

Outlook ina programu iliyojengewa ndani inayoitwa Tasks, ambayo inapatikana pia kama programu ya wavuti katika Office 365. Mambo yanakuwa magumu zaidi hapa kwa sababu ni 2015. Microsoft ilinunua Wunderlist Msimamizi maarufu wa kazi. Nimetumia miaka minne iliyopita kuigeuza kuwa programu mpya ya wavuti pekee ya Office 365 inayoitwa (labda isiyofikiriwa kidogo) Microsoft To-Do. Hatimaye itachukua nafasi ya utendaji uliojengwa katika Majukumu katika Outlook.

Hata hivyo, kwa sasa, programu ya Majukumu bado ni meneja wa kazi wa Outlook, na hakuna tarehe halisi au toleo la Outlook wakati hii itabadilika. Tunataja hili kwa sababu tu ukitumia O365, utapata kwamba kazi zozote utakazoongeza kwenye Majukumu ya Outlook pia yanaonekana katika Microsoft To-Do. To-Do bado haionyeshi data yote unayoweza kuongeza kwenye kazi, lakini itaonekana wakati fulani.

Kwa sasa, Microsoft Tasks ndiye kidhibiti cha kazi cha Outlook kilichojengewa ndani, kwa hivyo tutazingatia hilo.

Kutumia Mteja wa Eneo-kazi la Outlook

Hapa ndipo Microsoft kijadi hufaulu, na hawakuangushi hapa pia. Kuna njia nyingi za kuunda kazi kutoka kwa barua pepe ili kukidhi matakwa yote. Unaweza:

1. Buruta na udondoshe ujumbe wa barua pepe kwenye kidirisha cha kazi.
2. Hamisha au nakili barua pepe kwenye folda ya Majukumu kutoka kwenye menyu ya muktadha ya kubofya kulia.
3. Tumia Hatua ya Haraka kuunda kazi.

Tutaangazia kutumia Hatua ya Haraka kwani hii hukupa pesa nyingi zaidi, na unaweza kuteua njia ya mkato ya kibodi kwa Hatua ya Haraka kwa hatua nzuri.

Ikiwa hujawahi kutumia Kazi za Outlook hapo awali, ona Mwongozo wetu kwa kidirisha cha kazi  Ili uweze kuona kazi zako karibu na barua pepe yako.

Baada ya kidirisha cha kazi kufunguliwa, tutaunda hatua ya haraka ambayo itaashiria barua pepe kuwa imesomwa, kuunda jukumu, na kuhamisha barua pepe kwenye kumbukumbu yako. Pia tutaongeza njia ya mkato ya kibodi, kwa hivyo hutawahi kutumia kipanya chako kuunda kazi kutoka kwa barua pepe.

Hatua za Haraka hukuruhusu kuchagua vitendo vingi kwa kubofya kitufe (au njia ya mkato ya kibodi). Ni rahisi kuunda na hata rahisi zaidi kutumia, lakini kama hujaiangalia hapo awali, tumeifanya  Mwongozo wa mwisho juu yake . Ukishasoma mwongozo huu, unda Hatua mpya ya Haraka, na kisha uongeze vitendo vifuatavyo:

1. Unda kazi na kikundi cha ujumbe.
2. Weka alama kama imesomwa.
3. Nenda kwenye folda (na uchague folda yako ya kumbukumbu kama folda ya kwenda).