ای میلز کو تیزی سے کاموں میں کیسے تبدیل کریں۔

ای میلز کو فوری طور پر ٹاسکس میں تبدیل کرنے کا طریقہ یہ ہمارا مضمون ہے جس میں ہم اس بارے میں بات کرنے جا رہے ہیں کہ ہم اپنی ای میلز کو کاموں میں کیسے تبدیل کر سکتے ہیں۔

اگر آپ اپنے ای میل کو ترتیب دینے کے لیے OHIO (صرف ایک بار ڈیل کریں) استعمال کرتے ہیں، تو آپ شاید کچھ ای میلز کو کاموں میں تبدیل کرنا چاہیں گے۔ اسے جلدی اور مؤثر طریقے سے کرنے کا طریقہ یہاں ہے تاکہ آپ اپنی دیگر ای میلز سے نمٹنا جاری رکھ سکیں۔

اسے تیز اور آسان بنائیں

آپ کا ان باکس کرنے کی فہرست نہیں ہے۔ یہ ایک آنے والی میل ہے۔ ای میلز کو اپنے ان باکس میں چھوڑنا پرکشش ہے کیونکہ یہ آسان ہے، لیکن پھر آپ کو جو کام کرنے کی ضرورت ہے وہ ای میل ان باکس کے سیلاب میں دب جاتے ہیں۔

یہاں لوگ پریشانی میں کیوں پڑتے ہیں۔ ای میل کو کام میں تبدیل کرنے کا دستی عمل اکثر اس طرح ہوتا ہے:

1. اپنے پسندیدہ ٹاسک لسٹ مینیجر کو کھولیں۔
2. ایک نیا کام بنائیں۔
3. نئے کام میں ای میل کے متعلقہ حصوں کو کاپی اور پیسٹ کریں۔
4. تفصیلات سیٹ کریں، جیسے ترجیح، مقررہ تاریخ، رنگ کا کوڈ، اور جو کچھ بھی آپ استعمال کر رہے ہیں۔
5. نیا کام محفوظ کریں۔
6. ای میل کو محفوظ کریں یا حذف کریں۔

یہ چھ مراحل ہیں، صرف اپنی کرنے کی فہرست میں کچھ شامل کرنے کے لیے۔ کوئی تعجب نہیں کہ آپ اپنے ان باکس کو بے ترتیبی سے ای میلز کے ساتھ ختم کرتے ہیں۔ کیا ہوگا اگر آپ ان چھ قدموں کو چار میں کاٹ سکتے ہیں؟ یا تین؟

ٹھیک ہے آپ کر سکتے ہیں! ہم آپ کو دکھائیں گے کہ کیسے۔

متعلقہ : Gmail کی 7 بہت کم معلوم خصوصیات جو آپ کو آزمانی چاہئیں

کچھ ای میل کلائنٹس کام بنانے میں دوسروں کے مقابلے بہتر ہوتے ہیں۔

آپ کے ای میل کا انتظام کرنے کے لیے بہت سے کلائنٹس دستیاب ہیں، اور جیسا کہ آپ توقع کر سکتے ہیں، کچھ کام تخلیق کرنے کے لیے دوسروں سے بہتر ہیں۔

ویب کلائنٹس کے لیے، Gmail بہت اچھی طرح سے کام کرتا ہے۔ Tasks ایپ بلٹ ان ہے، اور میل کو ٹاسک میں تبدیل کرنا آسان ہے۔ یہاں تک کہ میل سے براہ راست کام بنانے کے لیے کی بورڈ شارٹ کٹ بھی ہے - ماؤس کی ضرورت نہیں ہے۔ اگر آپ ڈیسک ٹاپ کلائنٹ نہیں چاہتے ہیں، تو Gmail شاید آپ کی بہترین شرط ہے۔

ونڈوز ڈیسک ٹاپ کلائنٹس کے لیے آؤٹ لک جیت جاتا ہے۔ تھنڈر برڈ میں کچھ بلٹ ان ٹاسک مینجمنٹ فیچرز ہیں، جو خراب نہیں ہیں، لیکن آؤٹ لک بہت زیادہ فلوڈ ہے اور آپ کو تھرڈ پارٹی ایپس کے بے شمار سے جڑنے کی اجازت دیتا ہے۔ اگر کسی وجہ سے آپ آؤٹ لک استعمال نہیں کر سکتے تو تھنڈر برڈ ایک اچھا متبادل ہے۔ اگر آپ پہلے سے ہی تھرڈ پارٹی ٹو ڈو لسٹ مینیجر استعمال کر رہے ہیں، تو تھنڈر برڈ سرسوں کو نہیں کاٹے گا۔

میک پر، تصویر تھوڑی کم مثبت ہے۔ Apple Mail کاموں کو Gmail اور Outlook کے مقابلے میں خراب طریقے سے منظم کرتا ہے۔ اگر آپ ڈیسک ٹاپ کلائنٹ پر کاموں کا انتظام کرنا چاہتے ہیں، تو شاید آپ کا بہترین آپشن ہے۔ تھنڈر برڈ برائے میک . یا آپ تھرڈ پارٹی ٹو ڈو لسٹ مینیجر کو ای میل بھیج سکتے ہیں اور وہاں اس کا نظم کر سکتے ہیں۔

جب موبائل ایپس کی بات آتی ہے تو Gmail اور Outlook ایک جیسے ہی کام کرتے ہیں۔ ان میں سے کسی کے پاس بھی ویب یا کلائنٹ ورژنز کے لیے ٹاسک بلڈرز نہیں ہیں، لیکن دونوں خود بخود تھرڈ پارٹی ایپس پر ایڈ آنز پورٹ کرتے ہیں۔ لہذا، اگر آپ Trello میں اپنے کاموں کا نظم کرتے ہیں اور آپ کے Gmail یا Outlook کلائنٹ میں ایڈ آن انسٹال ہے، تو یہ خود بخود دستیاب ہو جائے گا جب آپ متعلقہ موبائل ایپ بھی کھولیں گے۔ اس کے علاوہ، جب آپ آؤٹ لک ایڈ ان انسٹال کرتے ہیں، تو یہ ڈیسک ٹاپ کلائنٹ پر خود بخود انسٹال ہو جاتا ہے۔ اور درخواستیں موبائل اور ویب۔

Gmail سے کام بنائیں

گوگل ٹاسکس نامی ایک ایپ فراہم کرتا ہے، جو Gmail میں بنایا گیا ہے۔ یہ ایک آسان ٹو ڈو لسٹ مینیجر ہے جس میں بہت کم اختیارات ہیں، حالانکہ ایک موبائل ایپ ہے جو آپ کو حسب ضرورت کے کچھ اضافی اختیارات فراہم کرتی ہے۔ اگر آپ کو کوئی آسان چیز درکار ہے جو آپ کے جی میل ان باکس کے ساتھ مضبوطی سے کام کرے تو گوگل ٹاسکس ایک ٹھوس انتخاب ہے۔ ای میل کو کام میں تبدیل کرنا ایک ہوا کا جھونکا ہے: ای میل کھلنے کے ساتھ، ٹاسک بار میں مزید بٹن پر کلک کریں اور کرنے کے لیے شامل کریں کو منتخب کریں۔

اگر آپ ایک مختصر شخص ہیں، تو Shift + T وہی کام کرتا ہے۔ ٹاسکس ایپ سائڈبار میں کھلتی ہے جو آپ کے نئے کام کو ظاہر کرتی ہے۔

اگر آپ کو مقررہ تاریخ، اضافی تفصیلات، یا ذیلی کام شامل کرنے کے لیے ٹاسک میں ترمیم کرنے کی ضرورت ہے، تو ترمیم کے آئیکن پر کلک کریں۔

تبدیلیوں کو محفوظ کرنے کی ضرورت نہیں ہے، کیونکہ یہ خود بخود ہو جاتا ہے۔ جب آپ کام کر لیں، تو اپنے ان باکس میں آرکائیو بٹن پر کلک کریں (یا کی بورڈ شارٹ کٹ "e" استعمال کریں) تاکہ ای میل کو اپنے آرکائیو میں منتقل کریں۔

یہ تین آسان اقدامات ہیں:

1. ٹاسکس میں شامل کریں آپشن پر کلک کریں (یا شارٹ کٹ Shift + T استعمال کریں)۔
2. ایک مقررہ تاریخ، اضافی تفصیلات، یا ذیلی کام سیٹ کریں۔
3. ای میل کو آرکائیو (یا حذف) کریں۔

بونس کے طور پر، آپ کروم کو اپنے کاموں کو ظاہر کرنے کے لیے سیٹ کر سکتے ہیں۔ جب آپ نیا ٹیب کھولتے ہیں۔ . ایک ایپ ہے۔ گوگل ٹاسکس کے لیے iOS اور Android . موبائل ایپ میں ٹاسک بنانا اتنا ہی آسان ہے جتنا ویب ایپ میں۔ میل کے اوپری حصے میں تین نقطوں پر کلک کریں اور "Add to Tasks" کو منتخب کریں۔

یہ فوری طور پر ایک نیا کام بناتا ہے۔

اگر گوگل ٹاسکس میں وہ سب کچھ نہیں ہے جس کی آپ کو ضرورت ہے، یا اگر آپ پہلے سے ہی کسی دوسرے ٹاسک مینیجر سے راضی ہیں، تو شاید اس کے لیے جی میل ایڈ آن موجود ہے۔ فی الحال مقبول ٹو ڈو ایپس کے لیے ایڈ آنز ہیں، جیسے Any.do، Asana، Jira، Evernote، Todoist، Trello، اور دیگر (حالانکہ کوئی Microsoft To-do یا Apple Reminders نہیں ہیں)۔

اس سے پہلے، ہم نے عام طور پر جی میل ایڈ آنز اور ٹریلو ایڈ آن کو انسٹال کرنے کا احاطہ کیا تھا۔ خاص طور پر . مختلف ایڈ آنز آپ کو مختلف اختیارات دیتے ہیں، لیکن تمام ٹو ڈو لسٹ ایڈ آنز عام طور پر آپ کو کسی مخصوص ای میل سے براہ راست کوئی کام شامل کرنے کی اجازت دیتے ہیں۔ ٹو ڈو لسٹ ایڈ آنز ویب اور موبائل ایپس کے طور پر بھی دستیاب ہیں جو خود بخود ایک دوسرے کے ساتھ مطابقت پذیر ہوتی ہیں۔ اور گوگل ٹاسکس کی طرح، جب آپ Gmail موبائل ایپ میں ہوں تو آپ ایڈ آنز تک رسائی حاصل کر سکتے ہیں۔

آؤٹ لک سے کام بنائیں

آؤٹ لک میں ٹاسکس نامی ایک بلٹ ان ایپ ہے، جو آفس 365 میں ایک ویب ایپ کے طور پر بھی دستیاب ہے۔ یہاں چیزیں کچھ زیادہ پیچیدہ ہو جاتی ہیں کیونکہ یہ 2015 کا ہے۔ مائیکروسافٹ نے ونڈر لسٹ خریدی۔ مشہور ٹاسک مینیجر۔ میں نے پچھلے چار سال اسے ایک نئی ویب صرف آفس 365 ایپ میں تبدیل کرنے میں گزارے ہیں جسے مائیکروسافٹ ٹو ڈو کہتے ہیں۔ یہ بالآخر آؤٹ لک میں بلٹ ان ٹاسک فعالیت کو بدل دے گا۔

تاہم، ابھی کے لیے، Tasks ایپ اب بھی Outlook ٹاسک مینیجر ہے، اور اس میں تبدیلی کب آئے گی اس کی کوئی صحیح تاریخ یا آؤٹ لک ورژن نہیں ہے۔ ہم اس کا تذکرہ صرف اس لیے کرتے ہیں کہ اگر آپ O365 استعمال کرتے ہیں، تو آپ دیکھیں گے کہ جو بھی کام آپ Outlook Tasks میں شامل کرتے ہیں وہ Microsoft To-do میں بھی ظاہر ہوتے ہیں۔ کرنا ابھی تک وہ تمام ڈیٹا نہیں دکھاتا ہے جسے آپ کسی کام میں شامل کر سکتے ہیں، لیکن یہ کسی وقت ہو جائے گا۔

ابھی کے لیے، Microsoft Tasks بلٹ ان آؤٹ لک ٹاسک مینیجر ہے، لہذا ہم اس پر توجہ مرکوز کریں گے۔

آؤٹ لک ڈیسک ٹاپ کلائنٹ کا استعمال

یہ وہ جگہ ہے جہاں مائیکروسافٹ روایتی طور پر سبقت لے جاتا ہے، اور وہ آپ کو یہاں بھی مایوس نہیں کرتے ہیں۔ تمام ذوق کو پورا کرنے کے لیے ای میل سے ٹاسک بنانے کے متعدد طریقے ہیں۔ کیا تم:

1. ای میل پیغام کو ٹاسک پین میں گھسیٹیں اور چھوڑیں۔
2. دائیں کلک کے سیاق و سباق کے مینو سے ای میل کو ٹاسکس فولڈر میں منتقل کریں یا کاپی کریں۔
3. کوئی کام بنانے کے لیے کوئیک سٹیپ استعمال کریں۔

ہم Quick Step کے استعمال پر توجہ مرکوز کریں گے کیونکہ یہ آپ کے پیسے کے لیے سب سے زیادہ بینگ فراہم کرتا ہے، اور آپ اچھی پیمائش کے لیے Quick Step کو کی بورڈ شارٹ کٹ تفویض کر سکتے ہیں۔

اگر آپ نے پہلے کبھی آؤٹ لک ٹاسکس کا استعمال نہیں کیا ہے، تو دیکھیں ٹاسک پین کے لیے ہماری گائیڈ  لہذا آپ اپنے میل کے آگے اپنے کام دیکھ سکتے ہیں۔

ٹاسک پین کھلنے کے بعد، ہم ایک تیز قدم بنائیں گے جو ای میل کو پڑھے ہوئے کے بطور نشان زد کرے گا، ایک ٹاسک بنائے گا، اور ای میل کو آپ کے آرکائیو میں منتقل کرے گا۔ ہم ایک کی بورڈ شارٹ کٹ بھی شامل کریں گے، لہذا آپ کو کبھی بھی ای میل سے ٹاسک بنانے کے لیے اپنے ماؤس کا استعمال نہیں کرنا پڑے گا۔

فوری اقدامات آپ کو بٹن (یا کی بورڈ شارٹ کٹ) کے کلک کے ساتھ متعدد کارروائیوں کو منتخب کرنے کی اجازت دیتا ہے۔ اسے بنانا آسان ہے اور استعمال کرنا بھی آسان ہے، لیکن اگر آپ نے پہلے اسے چیک نہیں کیا ہے تو ہمارے پاس موجود ہے۔  اس کے بارے میں حتمی رہنما . اس گائیڈ کو پڑھنے کے بعد، ایک نیا فوری قدم بنائیں، پھر درج ذیل اعمال شامل کریں:

1. میسج باڈی کے ساتھ ایک ٹاسک بنائیں۔
2. پڑھا ہوا نشان زد کریں۔
3. فولڈر پر جائیں (اور اپنے آرکائیو فولڈر کو اس فولڈر کے طور پر منتخب کریں جس میں جانا ہے)۔