Comment convertir rapidement des e-mails en tâches Ceci est notre article sur la façon dont nous pouvons transformer nos e-mails en tâches.
Si vous utilisez OHIO (traitez-le une seule fois) pour trier vos e-mails, vous voudrez probablement transformer certains e-mails en tâches. Voici comment le faire rapidement et efficacement afin que vous puissiez continuer à traiter vos autres e-mails.
Rendez-le rapide et facile
Votre boîte de réception n'est pas une liste de tâches ; C'est un courrier entrant. Il est tentant de laisser des e-mails dans votre boîte de réception parce que c'est plus facile, mais les tâches que vous devez accomplir sont enfouies dans le déluge de la boîte de réception.
Voici pourquoi les gens ont des ennuis. Le processus manuel de conversion d'un e-mail en tâche ressemble souvent à ceci :
- Ouvrez votre gestionnaire de liste de tâches préféré.
- Créez une nouvelle tâche.
- Copiez et collez les parties pertinentes de l'e-mail dans la nouvelle tâche.
- Définissez les détails, comme la priorité, la date d'échéance, le code couleur et tout ce que vous utilisez.
- Enregistrez la nouvelle tâche.
- Archiver ou supprimer des e-mails.
Ce sont six étapes, juste pour ajouter quelque chose à votre liste de choses à faire. Pas étonnant que vous vous retrouviez avec des e-mails encombrant votre boîte de réception. Et si vous pouviez couper ces six étapes en quatre ? ou trois ?
Bien, vous pouvez! Nous allons vous montrer comment.
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Certains clients de messagerie sont meilleurs pour créer des tâches que d'autres
Il existe de nombreux clients disponibles pour gérer votre courrier électronique et, comme vous vous en doutez, certains sont meilleurs que d'autres pour créer des tâches.
Pour les clients Web, Gmail fait très bien le travail. L'application Tâches est intégrée et il est facile de transformer le courrier en tâche. Il existe même un raccourci clavier pour créer une tâche directement à partir du courrier - aucune souris n'est requise. Si vous ne voulez pas de client de bureau, Gmail est probablement votre meilleur pari.
Pour les clients de bureau Windows, Outlook gagne. Thunderbird a quelques fonctionnalités intégrées de gestion des tâches, qui ne sont pas mauvaises, mais Outlook est beaucoup plus fluide et vous permet de vous connecter à une myriade d'applications tierces. Si pour une raison quelconque vous ne pouvez pas utiliser Outlook, Thunderbird est une bonne alternative. Si vous utilisez déjà un gestionnaire de liste de tâches tiers, Thunderbird ne coupera pas la moutarde.
Sur Mac, le bilan est un peu moins positif. Apple Mail gère mal les tâches par rapport à Gmail et Outlook. Si vous souhaitez gérer des tâches sur un client de bureau, votre meilleure option est probablement Thunderbird pour Mac . Ou vous pouvez envoyer un e-mail à un gestionnaire de liste de tâches tiers et le gérer là-bas.
En ce qui concerne les applications mobiles, Gmail et Outlook fonctionnent à peu près de la même manière. Aucun d'entre eux n'a de générateurs de tâches pour les versions Web ou client, mais les deux portent automatiquement des modules complémentaires vers des applications tierces. Ainsi, si vous gérez vos tâches dans Trello et que le module complémentaire est installé dans votre client Gmail ou Outlook, il sera automatiquement disponible lorsque vous ouvrirez également l'application mobile correspondante. De plus, lorsque vous installez un complément Outlook, il est automatiquement installé sur le client de bureau Et applications Mobile et Internet.
Étant donné que Gmail et Outlook sont la crème de cette culture particulière, nous nous concentrerons sur ceux-ci. Si vous avez un client préféré qui gère bien la création de tâches, faites-le nous savoir dans les commentaires et nous y jetterons un coup d'œil.
Créer des tâches à partir de Gmail
Google fournit une application appelée Tasks, qui est incluse avec Gmail. C'est un simple gestionnaire de liste de tâches avec très peu d'options, bien qu'il existe une application mobile qui vous offre des options de personnalisation supplémentaires. Si vous avez besoin de quelque chose de simple qui fonctionne étroitement avec votre boîte de réception Gmail, Google Tasks est un choix solide. Transformer un e-mail en tâche est un jeu d'enfant : avec l'e-mail ouvert, cliquez sur le bouton Plus dans la barre des tâches et sélectionnez Ajouter à la tâche.
Si vous êtes une personne de petite taille, Maj + T fait la même chose. L'application Tâches s'ouvre dans la barre latérale affichant votre nouvelle tâche.
Si vous devez modifier la tâche pour ajouter une date d'échéance, des détails supplémentaires ou des sous-tâches, cliquez sur l'icône Modifier.
Il n'est pas nécessaire d'enregistrer les modifications, car cela se fait automatiquement. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton Archiver dans votre boîte de réception (ou utilisez le raccourci clavier "e") pour déplacer l'e-mail vers vos archives.
Ce sont trois étapes simples :
- Cliquez sur l'option Ajouter aux tâches (ou utilisez le raccourci Maj + T).
- Définissez une date d'échéance, des détails supplémentaires ou des sous-tâches.
- Archivez (ou supprimez) l'e-mail.
En prime, vous pouvez paramétrer Chrome pour afficher vos tâches Lorsque vous ouvrez un nouvel onglet . Il y a une application iOS et Android pour les tâches Google . Il est aussi facile de créer une tâche dans l'application mobile que dans l'application Web. Cliquez sur les trois points en haut du courrier et sélectionnez "Ajouter aux tâches".
Cela crée une nouvelle tâche instantanément.
Si Google Tasks n'a pas tout ce dont vous avez besoin, ou si vous êtes déjà à l'aise avec un autre gestionnaire de tâches, il existe probablement un module complémentaire Gmail pour cela. Il existe actuellement des modules complémentaires pour les applications de tâches populaires, telles que Any.do, Asana, Jira, Evernote, Todoist, Trello et autres (bien qu'il n'y ait pas de rappels Microsoft To-Do ou Apple).
Auparavant, nous avons couvert l'installation des modules complémentaires Gmail en général, et le module complémentaire Trello sur Plus précisément . Différents modules complémentaires vous offrent différentes options, mais tous les modules complémentaires de liste de tâches vous permettent généralement d'ajouter une tâche directement à partir d'un e-mail spécifique. Les modules complémentaires de liste de tâches sont également disponibles sous forme d'applications Web et mobiles qui se synchronisent automatiquement les unes avec les autres. Et comme Google Tasks, vous pouvez accéder aux modules complémentaires lorsque vous êtes dans l'application mobile Gmail.
Créer des tâches à partir d'Outlook
Outlook a une application intégrée appelée Tâches, qui est également disponible en tant qu'application Web dans Office 365. Les choses se compliquent un peu ici car nous sommes en 2015 Microsoft a acheté Wunderlist Le célèbre gestionnaire de tâches. J'ai passé les quatre dernières années à le transformer en une nouvelle application Office 365 uniquement Web appelée (peut-être un peu sans imagination) Microsoft To-Do. Il remplacera éventuellement la fonctionnalité intégrée des tâches dans Outlook.
Cependant, pour l'instant, l'application Tâches est toujours le gestionnaire de tâches Outlook, et il n'y a pas de date exacte ni de version d'Outlook à laquelle cela changera. Nous mentionnons cela uniquement parce que si vous utilisez O365, vous constaterez que toutes les tâches que vous ajoutez aux tâches Outlook apparaissent également dans Microsoft To-Do. To-Do n'affiche pas encore toutes les données que vous pouvez ajouter à une tâche, mais cela arrivera à un moment donné.
Pour l'instant, Microsoft Tasks est le gestionnaire de tâches Outlook intégré, nous allons donc nous concentrer là-dessus.
Utilisation du client de bureau Outlook
C'est là que Microsoft excelle traditionnellement, et ils ne vous laissent pas non plus tomber ici. Il existe plusieurs façons de créer une tâche à partir d'un e-mail pour répondre à tous les goûts. Pourrais-tu:
- Faites glisser et déposez un e-mail dans le volet des tâches.
- Déplacez ou copiez l'e-mail dans le dossier Tâches à partir du menu contextuel du clic droit.
- Utilisez Quick Step pour créer une tâche.
Nous nous concentrerons sur l'utilisation de Quick Step car cela offre le meilleur rapport qualité-prix, et vous pouvez attribuer un raccourci clavier à Quick Step pour faire bonne mesure.
Si vous n'avez jamais utilisé les tâches Outlook auparavant, consultez Notre guide du volet des tâches Ainsi, vous pouvez voir vos tâches à côté de votre courrier.
Une fois le volet des tâches ouvert, nous créerons une étape rapide qui marquera l'e-mail comme lu, créera une tâche et déplacera l'e-mail vers vos archives. Nous ajouterons également un raccourci clavier, de sorte que vous n'aurez jamais à utiliser votre souris pour créer une tâche à partir d'un e-mail.
Les étapes rapides vous permettent de sélectionner plusieurs actions d'un simple clic sur un bouton (ou d'un raccourci clavier). C'est facile à créer et encore plus facile à utiliser, mais si vous ne l'avez pas encore vérifié, nous avons Guide ultime à ce sujet . Une fois que vous avez lu ce guide, créez une nouvelle étape rapide, puis ajoutez les actions suivantes :
- Créez une tâche avec le corps du message.
- Marquer comme lu.
- Naviguez jusqu'au dossier (et sélectionnez votre dossier d'archives comme dossier où aller).
Choisissez un raccourci clavier, donnez-lui un nom (comme "Créer une tâche et archiver"), puis cliquez sur Enregistrer. Il est maintenant visible dans la section Accueil > Étapes rapides.
Maintenant, lorsque vous souhaitez transformer un e-mail en tâche, cliquez simplement sur Quick Step (ou utilisez un raccourci clavier) et cela créera une nouvelle tâche. Il prend le titre de la ligne d'objet de l'e-mail et le corps de l'e-mail devient le contenu.
Modifiez les détails que vous souhaitez (il y a beaucoup plus d'options de personnalisation dans les tâches Outlook que dans les tâches Gmail) et cliquez sur Enregistrer et fermer.
Contrairement à Gmail, vous devez enregistrer la nouvelle tâche, mais contrairement à Gmail également, Quick Step archive l'e-mail pour vous.
Voici donc trois étapes simples pour Outlook également :
- Cliquez sur Étape rapide (ou utilisez le raccourci que vous avez défini).
- Ajustez les options ou les détails comme bon vous semble.
- Cliquez sur Enregistrer et fermer.
Utilisation de l'application Web Outlook
À ce stade, vous pouvez vous attendre à ce que nous vous montrons comment créer une tâche à l'aide de l'application Web Outlook (Outlook.com). Nous ne le ferons pas, car il n'existe aucun moyen natif de transformer un e-mail en tâche dans l'application Web Outlook. Vous pouvez marquer le courrier, ce qui signifie qu'il apparaîtra dans la liste des tâches, mais c'est tout.
C'est une censure surprenante de Microsoft. Nous ne pouvons pas nous empêcher de penser qu'à un moment donné, il y aura un passage à Microsoft To-Do qui inclura une intégration étroite d'Outlook > To-Do.
Les choses vont un peu mieux en ce qui concerne l'intégration d'applications tierces. Il existe actuellement des modules complémentaires pour les applications de tâches populaires, telles que Asana, Jira, Evernote et Trello, ainsi que d'autres (bien qu'il n'y ait pas de tâches Gmail ou de rappels Apple). Différents modules complémentaires vous offrent différentes options, mais, comme avec Gmail, les modules complémentaires de liste de tâches vous permettent généralement d'ajouter une tâche directement à partir d'un e-mail spécifique, en synchronisant automatiquement les applications Web et mobiles.
Utilisation de l'application mobile Outlook
Tout comme l'application Web Outlook, il n'existe aucun moyen natif de transformer le courrier en tâche à partir de l'application mobile Outlook, bien que Microsoft To-Do soit disponible pour les deux. iOS و Android . Il garde une trace des e-mails que vous avez signalés dans l'une des applications Outlook, mais ce n'est pas vraiment la même chose que l'intégration des tâches. Si vous souhaitez convertir des e-mails Outlook en tâches Outlook, vous devez vraiment utiliser le client Outlook.
Si vous utilisez un gestionnaire de liste de tâches tiers, vous pouvez accéder aux compléments lorsque vous êtes dans l'application mobile Outlook.
Créer des tâches à partir d'Apple Mail
Si vous utilisez Apple Mail, vos seules véritables options sont de transférer votre courrier vers une application tierce (comme Any.do ou Todoist) et d'y gérer vos tâches, ou de faire glisser et déposer des e-mails dans vos rappels. Ainsi, pour Apple, le processus manuel est :
- Ouvrez votre gestionnaire de liste de tâches préféré.
- Transférez l'e-mail vers une application tierce ou déposez-le dans les rappels.
- Définissez les détails, comme la priorité, la date d'échéance, le code couleur et tout ce que vous utilisez.
- Enregistrez la nouvelle tâche.
- Archiver ou supprimer des e-mails.
Vous ne pouvez pas faire grand-chose pour améliorer ce processus car Apple n'a pas trop étroitement lié Mail et Rappels. La société n'autorise pas non plus beaucoup d'intégration avec des applications tierces. Jusqu'à ce que cela change (et nous doutons que cela se produise de sitôt), votre meilleure option est de transférer votre courrier à un gestionnaire de liste de tâches tiers.
Si vous préférez ne traiter vos e-mails qu'une seule fois, la création de tâches doit être aussi simple et rapide que possible. Sinon, votre boîte de réception restera une liste de tâches.
Avec les gestionnaires de listes de tâches et les modules complémentaires tiers, Gmail et Outlook vous offrent les outils dont vous avez besoin pour créer des tâches à partir d'e-mails rapidement, facilement et efficacement.
