วิธีใช้ Microsoft Planner เพื่อปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ของคุณ

หากที่ทำงานหรือธุรกิจของคุณ สมัครใช้งาน Microsoft Office 365 มีเครื่องมือดีๆ มากมายที่คุณสามารถใช้ประโยชน์เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพของคุณได้ เราได้สัมผัสถึงสิ่งเหล่านี้แล้ว รวมทั้ง ทีมงาน و Outlook و วันไดรฟ์ นอกจาก OneNote . ถึงเวลาหันความสนใจไปที่ Microsoft Planner

เครื่องมือการจัดการโครงการของ Planner คล้ายกับบริการ Trello หรือ Asana แบบฟรีหรือมีค่าใช้จ่าย ไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมและมีอยู่ใน Office 365 และสามารถช่วยให้องค์กรของคุณติดตามงานที่สำคัญและปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ได้ ต่อไปนี้คือข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีใช้งานใน OnMSFT และคำแนะนำในการใช้งานในที่ทำงานของคุณด้วย

สร้างหมวดหมู่สำหรับงานต่างๆ โดยใช้ "กลุ่ม"

หัวใจสำคัญของการทดลองของ Planner คือบางสิ่งที่เรียกว่า 'แผน', 'ถัง' และ 'กระดาน' ประการแรก กระดานคือบ้านของแผนงานหรือรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณ เมื่อคุณสร้างแผนภายใต้เครื่องมือวางแผนโดยใช้ปุ่ม (+) บนแถบด้านข้าง คุณจะมีแผงใหม่ จากนั้นคุณสามารถสร้าง 'กลุ่ม' ต่างๆ ภายในกระดานเพื่อจัดระเบียบงานประเภทต่างๆ

คุณสามารถทำได้โดยคลิกที่ลิงก์ "เพิ่มถังใหม่" ที่ด้านบนของแผง ที่ mekan0 เราใช้ Planner เพื่อติดตามการรายงานข่าวของเรา เรายังมีแผงต่างๆ สำหรับการครอบคลุมประเภทอื่นๆ รวมถึง Office 365 และ How-Tos โดยปกติ เรายังมีชุดแนวคิดเรื่อง เรื่องราวข่าว และ DIBS รวมถึงถังพิเศษสำหรับบรรณาธิการในการทำเครื่องหมายเรื่องราวที่เสร็จสมบูรณ์

เมื่อคุณเพิ่มที่เก็บข้อมูลแล้ว จะมีปุ่มแยก (+) อยู่ใต้ชื่อคอนเทนเนอร์ ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถสร้างการ์ดงานใหม่และกำหนดหรือกำหนดวันครบกำหนดให้กับสมาชิกในทีม เรามีข้อมูลเพิ่มเติมที่ด้านล่าง

ติดตามงานโดยทำเครื่องหมายความคืบหน้าและวันที่ เพิ่มรายละเอียดบนการ์ด และอื่นๆ

มีหลายวิธีที่คุณสามารถใช้ประโยชน์จากการ์ดงานใน Planner เพื่อประสิทธิภาพการทำงาน คุณสามารถใช้เมนูดรอปดาวน์เพื่อย้ายไปยังที่เก็บอื่น เปลี่ยนความคืบหน้า และตั้งค่าวันที่เริ่มต้นและวันครบกำหนด คุณยังสามารถเขียนคำอธิบายเพื่อให้เพื่อนร่วมงานรู้ว่าคุณกำลังทำอะไรอยู่ การจ้างงาน. เพื่อความเรียบง่าย มีแม้กระทั่งรายการตรวจสอบที่สามารถช่วยติดตามความคืบหน้าของสิ่งที่กำหนดไว้ได้

ยิ่งไปกว่านั้น ยังมีปุ่มเพิ่มไฟล์แนบ ซึ่งคุณสามารถใช้แสดงรายการไฟล์หรือลิงก์ที่จะมองเห็นได้บนการ์ด เรามักใช้คุณลักษณะนี้ที่ OnMSFT เพื่อแชร์ลิงก์ไปยังแหล่งที่มาของบทความใดๆ ที่เราเขียนถึง

นอกจากนี้ยังมี 'สติกเกอร์' สีต่างๆ ที่วิ่งอยู่ด้านข้างของการ์ดภารกิจแต่ละใบ มีทั้งหมดหกแบบ และคุณสามารถกำหนดชื่อสำหรับแต่ละรายการได้ วิธีนี้จะติดป้ายสีที่ด้านข้างของการ์ด และช่วยสร้างการมองเห็นว่าการ์ดนั้นหมายถึงอะไร สำหรับเราที่ OnMSFT เราใช้ป้ายกำกับ 'ลำดับความสำคัญสูง' และ 'ลำดับความสำคัญต่ำ'

ใช้ตัวกรองหรือจัดกลุ่มตามคุณสมบัติเพื่อช่วยคุณเลือกสิ่งที่สำคัญ

เมื่อคุณเพิ่มงานและรายการกลุ่มในแผนภูมิมากขึ้นเรื่อยๆ การติดตามสิ่งที่เกิดขึ้นได้ยาก โชคดีที่มีคุณสมบัติการกรองที่สามารถช่วยได้ อยู่ที่ด้านขวาบนของหน้าต่าง ซึ่งจะช่วยให้คุณกรองงานตามชื่อของคุณ — หรือชื่อเพื่อนร่วมงานของคุณเท่านั้น

คุณยังสามารถใช้คุณลักษณะจัดกลุ่มตามเพื่อสลับการแสดงรายการกลุ่มได้อีกด้วย ซึ่งจะทำให้คุณสามารถจัดกลุ่มตามผู้ที่มอบหมายงานให้ ตามความคืบหน้า หรือตามวันที่ครบกำหนดและป้ายกำกับ

ลองใช้กราฟเพื่อดูการวิเคราะห์ความคืบหน้าของคุณ

ผู้วางแผนอาจยุ่งในบางครั้ง (ในฐานะหัวหน้าหรือผู้จัดการ) คุณอาจไม่สามารถเห็นได้เสมอว่ากำลังดำเนินการอะไรอยู่และใครกำลังทำงานใดงานหนึ่งอยู่ โชคดีที่ Microsoft มีคุณสมบัติเล็ก ๆ น้อย ๆ ในตัว Planner ที่สามารถช่วยได้

จากแถบเมนูด้านบน ถัดจากชื่อแผน คุณจะเห็นไอคอนที่ดูเหมือนกราฟ หากคุณคลิกที่นี้ คุณจะเข้าสู่โหมดกราฟ คุณสามารถดูสถานะโดยรวมของแผนและรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับงานที่เริ่มต้น อยู่ระหว่างดำเนินการ ล่าช้า หรือเสร็จสิ้น คุณยังดูจำนวนงานต่อกลุ่มและจำนวนงานต่อสมาชิกได้อีกด้วย รายการยังสามารถแสดงที่ด้านข้างโดยมีรายการคอนเทนเนอร์ทั้งหมด

คุณลักษณะที่คล้ายคลึงกันยังมีให้ทุกคนในทีมมองเห็นงานของพวกเขาในแผนงานและคลังสินค้าทั้งหมดด้วยภาพ เพียงคลิกที่ไอคอนวงกลมที่แถบด้านข้างทางซ้ายเพื่อเปิดหน้าภาพรวม คุณจะเห็นภาพว่ามีงานเหลืออยู่กี่งาน และอื่นๆ อีกมากมาย

คุณจะใช้ Planner อย่างไร?

อย่างที่คุณเห็น Planner เป็นเครื่องมือที่ทรงพลังมาก มีหลายวิธีที่คุณสามารถใช้เพื่อขจัดความยุ่งเหยิงและจัดการงานในสภาพแวดล้อมที่ทำงานของคุณได้ดียิ่งขึ้น มีอยู่ใน Office 365 และคุณได้รับทุกสิ่งที่จำเป็นในการจัดการทีมของคุณโดยไม่ต้องกังวลว่าจะต้องสลับไปมาระหว่างบริการหรือแอปต่างๆ คุณคิดว่าคุณจะใช้ Planner ในบริษัทของคุณหรือไม่? แจ้งให้เราทราบในความคิดเห็นด้านล่าง