Cách sử dụng Microsoft Planner để cải thiện quy trình làm việc của bạn

Nếu nơi làm việc hoặc doanh nghiệp của bạn Đã đăng ký Microsoft Office 365 Có rất nhiều công cụ tuyệt vời mà bạn có thể tận dụng để nâng cao hiệu quả của mình. Chúng tôi đã đề cập đến một số điều này, bao gồm Đội و Outlook و OneDrive Ngoài OneNote . Bây giờ, đã đến lúc chuyển sự chú ý của chúng ta sang Microsoft Planner.

Công cụ quản lý dự án của Planner tương tự như các dịch vụ Trello hoặc Asana miễn phí hoặc trả phí. Nó không đi kèm với một khoản chi phí bổ sung và được tích hợp ngay trong Office 365 và nó có thể giúp tổ chức của bạn theo dõi các tác vụ quan trọng và cải thiện quy trình làm việc. Dưới đây là thêm về cách sử dụng nó trong OnMSFT và hướng dẫn cách sử dụng nó ở nơi làm việc của bạn.

Tạo danh mục cho các nhiệm vụ khác nhau bằng cách sử dụng "nhóm"

Trọng tâm của thử nghiệm của Planner là một số thứ được gọi là "kế hoạch", "thùng" và "bảng". Đầu tiên, bảng là ngôi nhà của kế hoạch của bạn, hoặc danh sách việc cần làm. Khi bạn đã tạo một kế hoạch trong Công cụ lập kế hoạch bằng cách sử dụng nút (+) trên thanh bên, bạn sẽ có một bảng điều khiển mới. Sau đó, bạn có thể tạo các 'nhóm' khác nhau trong bảng để sắp xếp các loại nhiệm vụ khác nhau.

Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách nhấp vào liên kết “Thêm nhóm mới” ở đầu bảng điều khiển. Tại mekan0, chúng tôi sử dụng Công cụ lập kế hoạch để theo dõi tin tức của chúng tôi. Chúng tôi cũng có các bảng điều khiển khác nhau cho các loại phạm vi bảo hiểm khác, bao gồm cả Office 365 và How-Tos. Thông thường, chúng tôi cũng có bộ ý tưởng câu chuyện, câu chuyện tin tức và DIBS, cũng như một nhóm đặc biệt dành cho các biên tập viên để đánh dấu các câu chuyện đã hoàn thành.

Sau khi bạn thêm một nhóm, sẽ có một nút riêng biệt (+) bên dưới tên vùng chứa. Điều này sẽ cho phép bạn tạo một thẻ nhiệm vụ mới và chỉ định hoặc ấn định ngày đến hạn cho một thành viên trong nhóm. Chúng tôi có nhiều hơn về điều đó bên dưới.

Theo dõi công việc bằng cách đánh dấu tiến độ và ngày tháng, thêm thông tin chi tiết trên thẻ, v.v.

Có nhiều cách bạn có thể tận dụng thẻ nhiệm vụ trong Công cụ lập kế hoạch để tăng năng suất. Bạn có thể sử dụng menu thả xuống để di chuyển nó đến các kho lưu trữ khác nhau, thay đổi tiến trình của nó và đặt ngày bắt đầu và ngày đến hạn. Bạn cũng có thể viết mô tả để cho đồng nghiệp biết bạn đang làm gì. thuê người làm. Vì đơn giản, thậm chí còn có một danh sách kiểm tra có thể giúp theo dõi tiến trình của bất kỳ điều gì đã được thiết lập

Thậm chí tốt hơn, còn có nút Thêm tệp đính kèm mà bạn có thể sử dụng để liệt kê các tệp hoặc liên kết sẽ hiển thị trên chính thẻ. Chúng tôi thường sử dụng tính năng này tại OnMSFT tại đây để chia sẻ liên kết đến nguồn của bất kỳ bài báo nào chúng tôi viết.

Ngoài ra, có các 'nhãn dán' màu khác nhau chạy dọc theo mặt của mỗi thẻ nhiệm vụ. Có tổng cộng sáu tên và bạn có thể tùy chỉnh tên cho từng tên. Thao tác này sẽ dán một nhãn màu vào mặt bên của thẻ và giúp tạo ra dấu hiệu trực quan về những gì thẻ đang đề cập đến. Đối với chúng tôi ở đây tại OnMSFT, chúng tôi sử dụng các nhãn "mức độ ưu tiên cao" và "mức độ ưu tiên thấp".

Sử dụng bộ lọc hoặc nhóm theo tính năng để giúp bạn chọn những gì quan trọng

Khi bạn thêm ngày càng nhiều nhiệm vụ và danh sách nhóm vào biểu đồ, việc theo dõi những gì đang xảy ra có thể trở nên khó khăn. May mắn thay, có một tính năng bộ lọc có thể giúp ích. Có sẵn ở trên cùng bên phải của cửa sổ, điều này sẽ cho phép bạn lọc các nhiệm vụ chỉ dựa trên tên của bạn - hoặc tên của đồng nghiệp của bạn.

Thay vào đó, bạn cũng có thể sử dụng tính năng Group By để chuyển đổi giao diện của danh sách nhóm. Điều này sẽ cho phép bạn nhóm theo người mà nhiệm vụ được giao, theo tiến độ hoặc theo ngày và nhãn.

Hãy thử biểu đồ để có cái nhìn phân tích về tiến trình của bạn

Người lập kế hoạch đôi khi có thể trở nên lộn xộn, (với tư cách là ông chủ hoặc người quản lý), bạn có thể không phải lúc nào cũng có thể biết được những gì đang được thực hiện và ai đang thực hiện một nhiệm vụ cụ thể. May mắn thay, Microsoft có một tính năng nhỏ tiện lợi được tích hợp trong Planner có thể trợ giúp.

Từ thanh menu trên cùng, bên cạnh tên kế hoạch, bạn sẽ thấy một biểu tượng giống như một biểu đồ. Nếu bạn nhấp vào đây, bạn sẽ được đưa đến chế độ biểu đồ. Bạn có thể xem trạng thái tổng thể của các kế hoạch và biết thêm chi tiết về các nhiệm vụ đã bắt đầu, đang thực hiện, bị trì hoãn hoặc đã hoàn thành. Bạn cũng có thể xem số lượng nhiệm vụ cho mỗi nhóm và số lượng nhiệm vụ cho mỗi thành viên. Một danh sách cũng có thể được hiển thị ở bên cạnh, với tất cả các mục chứa sẵn có.

Một tính năng tương tự cũng có sẵn cho bất kỳ ai trong nhóm có thể nhìn thấy nhiệm vụ của họ trên tất cả các kế hoạch và kho hàng một cách trực quan. Chỉ cần nhấp vào biểu tượng hình tròn trên thanh bên trái để khởi chạy trang tổng quan. Bạn sẽ có một cái nhìn trực quan về số lượng nhiệm vụ còn lại và hơn thế nữa.

Bạn sẽ sử dụng Planner như thế nào?

Như bạn có thể thấy, Planner là một công cụ rất mạnh mẽ. Có nhiều phương pháp bạn có thể sử dụng để loại bỏ sự lộn xộn và quản lý tốt hơn các công việc trong môi trường làm việc của bạn. Nó được tích hợp ngay trong Office 365 và bạn có mọi thứ bạn cần để quản lý nhóm của mình mà không phải lo lắng về việc phải chuyển đổi giữa các dịch vụ hoặc ứng dụng khác nhau. Bạn có nghĩ rằng bạn sẽ sử dụng Planner trong công ty của mình không? Cho chúng tôi biết trong các ý kiến ​​dưới đây.