วิธีสร้างสเปรดชีตค่าใช้จ่ายและรายได้ใน Microsoft Excel

วิธีสร้างสเปรดชีตค่าใช้จ่ายและรายได้ใน Microsoft Excel

การสร้างสเปรดชีตค่าใช้จ่ายและรายได้สามารถช่วยคุณจัดการการเงินส่วนบุคคลของคุณได้ นี่อาจเป็นสเปรดชีตง่ายๆ ที่ให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับบัญชีของคุณและติดตามค่าใช้จ่ายหลักของคุณ ต่อไปนี้คือวิธีการดำเนินการใน Microsoft Excel

สร้างรายการง่าย ๆ

ในตัวอย่างนี้ เราเพียงต้องการจัดเก็บข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับแต่ละบัญชีและรายได้ ไม่จำเป็นต้องมีรายละเอียดมากเกินไป ด้านล่างนี้คือตัวอย่างรายการอย่างง่ายพร้อมข้อมูลตัวอย่างบางส่วน

ป้อนส่วนหัวของคอลัมน์สำหรับข้อมูลที่คุณต้องการจัดเก็บเกี่ยวกับแต่ละบัญชีและแบบฟอร์มรายได้พร้อมกับข้อมูลหลายบรรทัดดังที่แสดงด้านบน ลองนึกถึงวิธีที่คุณต้องการติดตามข้อมูลนี้และวิธีอ้างอิง

ข้อมูลตัวอย่างนี้เป็นแนวทาง ป้อนข้อมูลในลักษณะที่เป็นประโยชน์กับคุณ

จัดรูปแบบรายการเป็นตาราง

การจัดรูปแบบช่วงเป็นตารางจะทำให้การคำนวณและควบคุมรูปแบบทำได้ง่ายขึ้น

คลิกที่ใดก็ได้ภายในรายการข้อมูลของคุณ จากนั้นเลือก แทรก > ตาราง

เน้นช่วงของข้อมูลที่คุณต้องการใช้ในรายการของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าช่วงถูกต้องในหน้าต่างสร้างตาราง และเลือกกล่องตารางของฉันมีส่วนหัว คลิกปุ่มตกลงเพื่อสร้างตารางของคุณ

ขณะนี้รายการถูกจัดรูปแบบเป็นตารางแล้ว ระบบจะใช้รูปแบบเค้าโครงเริ่มต้นที่เป็นสีน้ำเงินด้วย

เมื่อมีการเพิ่มแถวอื่นๆ ในรายการ ตารางจะขยายโดยอัตโนมัติและการจัดรูปแบบจะถูกนำไปใช้กับแถวใหม่

ถ้าคุณต้องการเปลี่ยนสไตล์รูปแบบตาราง ให้เลือกตารางของคุณ คลิกปุ่มออกแบบตาราง จากนั้นคลิกปุ่มเพิ่มเติม ที่มุมของแกลเลอรีสไตล์ตาราง

วิธีนี้จะขยายแกลเลอรีด้วยรายการสไตล์ให้เลือก

คุณยังสามารถสร้างรูปแบบของคุณเองหรือลบรูปแบบที่มีอยู่โดยคลิกปุ่มล้าง

ชื่อโต๊ะ

เราจะตั้งชื่อให้ตารางเพื่อให้ง่ายต่อการอ้างอิงในสูตรและฟีเจอร์อื่นๆ ของ Excel

เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ให้คลิกในตารางแล้วเลือกปุ่มออกแบบตาราง จากนั้นป้อนชื่อที่สื่อความหมาย เช่น “Accounts2020” ในกล่องชื่อตาราง

เพิ่มรายได้และค่าใช้จ่ายทั้งหมด

การจัดรูปแบบข้อมูลของคุณเป็นตารางทำให้ง่ายต่อการเพิ่มแถวทั้งหมดสำหรับรายได้และค่าใช้จ่ายของคุณ

คลิกในตาราง เลือกการออกแบบตาราง จากนั้นกาเครื่องหมายในช่อง Total Row

แถวทั้งหมดจะถูกเพิ่มที่ด้านล่างของตาราง โดยค่าเริ่มต้น การคำนวณจะดำเนินการในคอลัมน์สุดท้าย

ในตารางของฉัน คอลัมน์สุดท้ายคือคอลัมน์ค่าใช้จ่าย ดังนั้นค่าเหล่านี้จึงถูกรวมเข้าด้วยกัน

คลิกเซลล์ที่คุณต้องการใช้ในการคำนวณยอดรวมในคอลัมน์รายได้ เลือกลูกศรเมนู แล้วเลือกคำนวณผลรวม

ขณะนี้มียอดรวมสำหรับรายได้และค่าใช้จ่าย

เมื่อคุณมีรายได้หรือค่าใช้จ่ายใหม่ที่จะเพิ่ม ให้คลิกและลากขอบจับปรับขนาดสีน้ำเงินที่มุมล่างขวาของตาราง

ลากไปที่ด้านล่างของจำนวนแถวที่คุณต้องการเพิ่ม

ป้อนข้อมูลใหม่ในแถวว่างเหนือแถวผลรวม ยอดรวมจะได้รับการอัปเดตโดยอัตโนมัติ

สรุปรายรับรายจ่ายตามเดือน

สิ่งสำคัญคือต้องรักษายอดรวมของจำนวนเงินที่เข้ามาในบัญชีของคุณและจำนวนเงินที่คุณใช้ไป อย่างไรก็ตาม การดูยอดรวมเหล่านี้จัดกลุ่มตามเดือน และดูว่าคุณใช้จ่ายไปเท่าใดในหมวดค่าใช้จ่ายต่างๆ หรือค่าใช้จ่ายประเภทต่างๆ

หากต้องการค้นหาคำตอบเหล่านี้ คุณสามารถสร้าง PivotTable

คลิกในตาราง เลือกแท็บออกแบบตาราง จากนั้นเลือก สรุปด้วย PivotTable

หน้าต่างสร้าง PivotTable จะแสดงตารางเป็นข้อมูลที่จะใช้และวาง PivotTable บนเวิร์กชีตใหม่ คลิกปุ่มตกลง

PivotTable จะปรากฏทางด้านซ้าย และรายการเขตข้อมูลจะปรากฏทางด้านขวา

นี่คือการสาธิตอย่างรวดเร็วเพื่อสรุปค่าใช้จ่ายและรายได้อย่างง่ายดายโดยใช้ PivotTable

หากต้องการดูรายละเอียดค่าใช้จ่ายและรายได้ตามเดือน ให้ลากคอลัมน์วันที่ไปยังพื้นที่แถวและคอลัมน์เข้าและออกไปยังพื้นที่ค่า

โปรดทราบว่าคอลัมน์อาจมีชื่อแตกต่างกัน

ฟิลด์วันที่จะถูกจัดกลุ่มโดยอัตโนมัติเป็นเดือน สรุปช่อง "เข้า" และ "ออก"

ใน PivotTable ที่สอง คุณสามารถดูสรุปค่าใช้จ่ายของคุณตามประเภทได้

คลิกและลากฟิลด์ Category ไปยัง Rows และฟิลด์ Exit ไปยัง Values

PivotTable ต่อไปนี้ถูกสร้างขึ้นเพื่อสรุปค่าใช้จ่ายตามประเภท

อัพเดทรายได้และค่าใช้จ่าย PivotTables

เมื่อเพิ่มแถวใหม่ลงในตารางรายได้และค่าใช้จ่าย ให้เลือกแท็บข้อมูล คลิกลูกศรอัปเดตทั้งหมด จากนั้นเลือกอัปเดตทั้งหมดเพื่ออัปเดตตารางสรุปข้อมูลทั้งสองตาราง