Cách nhanh chóng chuyển đổi email thành công việc Đây là bài viết của chúng tôi về cách chúng tôi có thể biến email của mình thành công việc.
Nếu bạn sử dụng OHIO (chỉ xử lý một lần) để sắp xếp email, có thể bạn sẽ muốn biến một số email thành nhiệm vụ. Dưới đây là cách thực hiện nhanh chóng và hiệu quả để bạn có thể tiếp tục xử lý các email khác của mình.
Làm cho nó nhanh chóng và dễ dàng
Hộp thư đến của bạn không phải là danh sách việc cần làm; Đó là một thư đến. Thật hấp dẫn để để lại email trong hộp thư đến của bạn vì nó dễ dàng hơn, nhưng sau đó các công việc bạn cần hoàn thành sẽ bị chôn vùi trong đống hộp thư đến.
Đây là lý do tại sao mọi người gặp rắc rối. Quy trình thủ công để chuyển đổi một email thành một tác vụ thường diễn ra như sau:
- Mở trình quản lý danh sách nhiệm vụ yêu thích của bạn.
- Tạo một nhiệm vụ mới.
- Sao chép và dán các phần có liên quan của email vào nhiệm vụ mới.
- Đặt các chi tiết, như mức độ ưu tiên, ngày đến hạn, mã màu và bất kỳ thông tin nào khác mà bạn đang sử dụng.
- Lưu nhiệm vụ mới.
- Lưu trữ hoặc xóa email.
Đó là sáu bước, chỉ để thêm một cái gì đó vào danh sách việc cần làm của bạn. Không có gì ngạc nhiên khi bạn kết thúc với các email làm lộn xộn hộp thư đến của bạn. Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn có thể cắt sáu bước đó thành bốn? hoặc ba?
Bạn có thể! Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách làm.
Có liên quan : 7 tính năng Gmail ít được biết đến mà bạn nên thử
Một số ứng dụng email khách có khả năng tạo tác vụ tốt hơn những ứng dụng khác
Có nhiều ứng dụng khách có sẵn để quản lý email của bạn và như bạn có thể mong đợi, một số ứng dụng tốt hơn những ứng dụng khác trong việc tạo tác vụ.
Đối với các ứng dụng web, Gmail thực hiện rất tốt công việc này. Ứng dụng Tasks được tích hợp sẵn và dễ dàng biến thư thành một công việc. Thậm chí còn có một phím tắt để tạo tác vụ trực tiếp từ thư - không cần chuột. Nếu bạn không muốn có một ứng dụng máy tính để bàn, Gmail có lẽ là lựa chọn tốt nhất cho bạn.
Đối với máy khách Windows, Outlook sẽ chiến thắng. Thunderbird có một số tính năng quản lý tác vụ tích hợp, điều này không tệ, nhưng Outlook linh hoạt hơn nhiều và cho phép bạn kết nối với vô số ứng dụng của bên thứ ba. Nếu vì lý do nào đó mà bạn không thể sử dụng Outlook, Thunderbird là một lựa chọn thay thế tốt. Nếu bạn đã sử dụng trình quản lý danh sách việc cần làm của bên thứ ba, Thunderbird sẽ không cắt bỏ.
Trên máy Mac, hình ảnh kém tích cực hơn một chút. Apple Mail quản lý các tác vụ kém hơn so với Gmail và Outlook. Nếu bạn muốn quản lý các tác vụ trên một ứng dụng khách trên máy tính để bàn, thì có lẽ lựa chọn tốt nhất của bạn là Thunderbird dành cho Mac . Hoặc bạn có thể gửi email đến người quản lý danh sách việc cần làm của bên thứ ba và quản lý nó ở đó.
Khi nói đến ứng dụng dành cho thiết bị di động, Gmail và Outlook hoạt động khá giống nhau. Cả hai đều không có trình tạo tác vụ cho phiên bản web hoặc ứng dụng khách, nhưng cả hai đều tự động chuyển các tiện ích bổ sung sang ứng dụng của bên thứ ba. Vì vậy, nếu bạn quản lý các tác vụ của mình trong Trello và đã cài đặt tiện ích bổ sung trong ứng dụng khách Gmail hoặc Outlook, nó cũng sẽ tự động khả dụng khi bạn mở ứng dụng di động tương ứng. Ngoài ra, khi bạn cài đặt một bổ trợ Outlook, nó sẽ tự động được cài đặt trên máy khách trên máy tính để bàn Và các ứng dụng Di động và web.
Vì Gmail và Outlook là điểm nổi bật của cây trồng cụ thể này, chúng tôi sẽ tập trung vào những thứ đó. Nếu bạn có một ứng dụng khách yêu thích xử lý tốt việc tạo tác vụ, hãy cho chúng tôi biết trong phần nhận xét và chúng tôi sẽ xem xét.
Tạo công việc từ Gmail
Google cung cấp một ứng dụng có tên Tasks, được tích hợp sẵn trong Gmail. Đó là một trình quản lý danh sách việc cần làm đơn giản với rất ít tùy chọn, mặc dù có một ứng dụng dành cho thiết bị di động cung cấp cho bạn một số tùy chọn tùy chỉnh bổ sung. Nếu bạn cần một thứ gì đó đơn giản hoạt động chặt chẽ với hộp thư đến Gmail của mình, Google Tasks là một lựa chọn phù hợp. Biến một email thành một công việc thật dễ dàng: khi email đang mở, hãy nhấp vào nút More trên thanh tác vụ và chọn Add to To Do.
Nếu bạn là người thấp bé, Shift + T cũng làm được điều tương tự. Ứng dụng Công việc mở trong thanh bên hiển thị nhiệm vụ mới của bạn.
Nếu bạn cần chỉnh sửa nhiệm vụ để thêm ngày hoàn thành, chi tiết bổ sung hoặc nhiệm vụ phụ, hãy nhấp vào biểu tượng Chỉnh sửa.
Không cần phải lưu các thay đổi, vì điều này được thực hiện tự động. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào nút Lưu trữ trong hộp thư đến của bạn (hoặc sử dụng phím tắt "e") để di chuyển email vào kho lưu trữ của bạn.
Đây là ba bước đơn giản:
- Nhấp vào tùy chọn Thêm vào Công việc (hoặc sử dụng phím tắt Shift + T).
- Đặt ngày đến hạn, chi tiết bổ sung hoặc nhiệm vụ phụ.
- Lưu trữ (hoặc xóa) email.
Như một phần thưởng, bạn có thể đặt Chrome hiển thị các tác vụ của mình Khi bạn mở một tab mới . Có một ứng dụng iOS và Android cho Google Task . Thật dễ dàng để tạo một nhiệm vụ trong ứng dụng dành cho thiết bị di động cũng như trong ứng dụng web. Nhấp vào ba dấu chấm ở đầu thư và chọn “Thêm vào Công việc”.
Điều này tạo ra một nhiệm vụ mới ngay lập tức.
Nếu Google Tasks không có mọi thứ bạn cần hoặc nếu bạn đã cảm thấy thoải mái với một trình quản lý tác vụ khác, có thể có một tiện ích bổ sung của Gmail cho nó. Hiện có các tiện ích bổ sung cho các ứng dụng việc cần làm phổ biến, chẳng hạn như Any.do, Asana, Jira, Evernote, Todoist, Trello và các ứng dụng khác (mặc dù không có Microsoft To-Do hoặc Apple Reminders).
Trước đây, chúng tôi đã đề cập đến việc cài đặt các tiện ích bổ sung của Gmail nói chung và tiện ích bổ sung Trello trên đặc biệt . Các tiện ích bổ sung khác nhau cung cấp cho bạn các tùy chọn khác nhau, nhưng tất cả các tiện ích bổ sung danh sách việc cần làm thường cho phép bạn thêm một nhiệm vụ trực tiếp từ một email cụ thể. Các tiện ích bổ sung cho danh sách việc cần làm cũng có sẵn dưới dạng ứng dụng web và ứng dụng di động tự động đồng bộ hóa với nhau. Và giống như Google Tasks, bạn có thể truy cập các tiện ích bổ sung khi đang ở trong ứng dụng Gmail dành cho thiết bị di động.
Tạo nhiệm vụ từ Outlook
Outlook có một ứng dụng cài sẵn gọi là Tasks, ứng dụng này cũng có sẵn dưới dạng ứng dụng web trong Office 365. Mọi thứ trở nên phức tạp hơn một chút ở đây vì đó là năm 2015 Microsoft đã mua Wunderlist Người quản lý nhiệm vụ nổi tiếng. Tôi đã dành 365 năm qua để biến nó thành một ứng dụng Office XNUMX chỉ dành cho web mới có tên là Microsoft To-Do (có lẽ hơi khó tưởng tượng). Cuối cùng, nó sẽ thay thế chức năng Tasks được tích hợp sẵn trong Outlook.
Tuy nhiên, hiện tại, ứng dụng Tasks vẫn là trình quản lý tác vụ Outlook và không có ngày chính xác hoặc phiên bản Outlook khi điều này sẽ thay đổi. Chúng tôi đề cập đến điều này chỉ vì nếu bạn sử dụng O365, bạn sẽ thấy rằng bất kỳ tác vụ nào bạn thêm vào Outlook Tasks cũng xuất hiện trong Microsoft To-Do. Việc cần làm chưa hiển thị tất cả dữ liệu bạn có thể thêm vào một công việc, nhưng nó sẽ hiển thị vào một thời điểm nào đó.
Hiện tại, Microsoft Tasks là trình quản lý tác vụ Outlook được tích hợp sẵn, vì vậy chúng tôi sẽ tập trung vào điều đó.
Sử dụng Outlook Desktop Client
Đây là điểm mà Microsoft truyền thống vượt trội và họ cũng không để bạn thất vọng ở đây. Có nhiều cách để tạo nhiệm vụ từ email để đáp ứng mọi sở thích. Bạn có thể:
- Kéo và thả thư email vào ngăn tác vụ.
- Di chuyển hoặc sao chép email vào thư mục Nhiệm vụ từ menu ngữ cảnh nhấp chuột phải.
- Sử dụng Bước nhanh để tạo một nhiệm vụ.
Chúng tôi sẽ tập trung vào việc sử dụng Bước nhanh vì điều này mang lại hiệu quả cao nhất cho tiền của bạn và bạn có thể chỉ định phím tắt cho Bước nhanh để có biện pháp tốt.
Nếu bạn chưa từng sử dụng Outlook Task trước đây, hãy xem Hướng dẫn của chúng tôi về ngăn tác vụ Vì vậy, bạn có thể thấy các nhiệm vụ của mình bên cạnh thư của bạn.
Khi ngăn tác vụ được mở, chúng tôi sẽ tạo một bước nhanh chóng đánh dấu email là đã đọc, tạo tác vụ và chuyển email vào kho lưu trữ của bạn. Chúng tôi cũng sẽ thêm một phím tắt, vì vậy bạn sẽ không bao giờ phải sử dụng chuột để tạo tác vụ từ email.
Quick Steps cho phép bạn chọn nhiều thao tác chỉ với một nút bấm (hoặc phím tắt). Thật dễ dàng để tạo và thậm chí còn dễ sử dụng hơn, nhưng nếu bạn chưa kiểm tra nó trước đây, chúng tôi có Hướng dẫn cuối cùng về nó . Khi bạn đã đọc hướng dẫn này, hãy tạo một Bước nhanh mới, sau đó thêm các hành động sau:
- Tạo một nhiệm vụ với nội dung thư.
- Đánh dấu là đã đọc.
- Điều hướng đến thư mục (và chọn thư mục lưu trữ của bạn làm thư mục để chuyển đến).
Chọn một phím tắt cho nó, đặt tên cho nó (như “Tạo tác vụ và lưu trữ”), sau đó nhấp vào Lưu. Nó hiện được hiển thị trong phần Trang chủ> Các bước nhanh.
Bây giờ, khi bạn muốn biến một email thành một tác vụ, chỉ cần nhấp vào Bước nhanh (hoặc sử dụng phím tắt), và nó sẽ tạo ra một tác vụ mới. Nó lấy tiêu đề từ dòng chủ đề email, và nội dung email trở thành nội dung.
Chỉnh sửa bất kỳ chi tiết nào bạn muốn (có rất nhiều tùy chọn tùy chỉnh trong Nhiệm vụ Outlook so với trong Nhiệm vụ trong Gmail) và nhấp vào Lưu & Đóng.
Không giống như Gmail, bạn cần lưu tác vụ mới, nhưng cũng không giống như Gmail, Quick Step lưu trữ email cho bạn.
Vì vậy, đây là ba bước đơn giản cho Outlook:
- Nhấp vào Bước nhanh (hoặc sử dụng phím tắt bạn đã đặt).
- Điều chỉnh bất kỳ tùy chọn hoặc chi tiết nào khi bạn thấy phù hợp.
- Nhấp vào Lưu và Đóng.
Sử dụng Outlook Web App
Tại thời điểm này, bạn có thể mong đợi chúng tôi chỉ cho bạn cách tạo tác vụ bằng ứng dụng web Outlook (Outlook.com). Chúng tôi sẽ không thực hiện vì không có cách nguyên bản nào để biến email thành một tác vụ trong ứng dụng web Outlook. Bạn có thể đánh dấu thư, nghĩa là nó sẽ xuất hiện trong danh sách nhiệm vụ, nhưng chỉ có vậy.
Đây là một sự kiểm duyệt đáng ngạc nhiên từ Microsoft. Chúng tôi không thể không cảm thấy rằng tại một số điểm, sẽ có một sự thay đổi sang Microsoft To-Do, bao gồm tích hợp chặt chẽ Outlook> To-Do.
Mọi thứ tốt hơn một chút khi nói đến tích hợp ứng dụng của bên thứ ba. Hiện tại có các tiện ích bổ sung cho các ứng dụng việc cần làm phổ biến, chẳng hạn như Asana, Jira, Evernote và Trello, cũng như các tiện ích bổ sung khác (mặc dù không có Gmail Tasks hoặc Apple Reminders). Các tiện ích bổ sung khác nhau cung cấp cho bạn các tùy chọn khác nhau, nhưng cũng như với Gmail, các tiện ích bổ sung danh sách việc cần làm thường cho phép bạn thêm công việc trực tiếp từ một email cụ thể, tự động đồng bộ hóa cả web và ứng dụng dành cho thiết bị di động.
Sử dụng ứng dụng Outlook Mobile
Cũng giống như ứng dụng web Outlook, không có cách nào để biến thư thành một tác vụ từ ứng dụng Outlook dành cho thiết bị di động, mặc dù Microsoft To-Do có sẵn cho cả hai iOS و Android . Nó theo dõi các email bạn đã gắn cờ trong bất kỳ ứng dụng Outlook nào, nhưng điều đó không thực sự giống với tích hợp tác vụ. Nếu bạn muốn chuyển đổi email Outlook thành các tác vụ Outlook, bạn thực sự cần sử dụng ứng dụng khách Outlook.
Nếu bạn sử dụng trình quản lý danh sách việc cần làm của bên thứ ba, bạn có thể truy cập các phần bổ trợ khi đang ở trong ứng dụng Outlook dành cho thiết bị di động.
Tạo công việc từ Apple Mail
Nếu bạn sử dụng Apple Mail, các tùy chọn thực sự duy nhất của bạn là chuyển tiếp thư của bạn đến một ứng dụng của bên thứ ba (như Any.do hoặc Todoist) và quản lý các công việc của bạn ở đó hoặc kéo và thả email vào lời nhắc của bạn. Vì vậy, đối với Apple, quy trình thủ công là:
- Mở trình quản lý danh sách nhiệm vụ yêu thích của bạn.
- Chuyển tiếp email đến một ứng dụng của bên thứ ba hoặc thả nó vào lời nhắc.
- Đặt các chi tiết, như mức độ ưu tiên, ngày đến hạn, mã màu và bất kỳ thông tin nào khác mà bạn đang sử dụng.
- Lưu nhiệm vụ mới.
- Lưu trữ hoặc xóa email.
Bạn không thể làm gì nhiều để cải thiện quy trình này vì Apple đã không ràng buộc quá chặt chẽ Thư và Lời nhắc. Công ty cũng không cho phép tích hợp nhiều với các ứng dụng của bên thứ ba. Cho đến khi điều này thay đổi (và chúng tôi nghi ngờ nó sẽ sớm xảy ra bất cứ lúc nào), tùy chọn tốt nhất của bạn là chuyển tiếp thư của bạn đến người quản lý danh sách việc cần làm của bên thứ ba.
Nếu bạn chỉ muốn xử lý email của mình một lần, việc tạo tác vụ phải nhanh chóng và dễ dàng nhất có thể. Nếu không, hộp thư đến của bạn sẽ vẫn là danh sách việc cần làm.
Với trình quản lý danh sách việc cần làm và tiện ích bổ sung của bên thứ ba, Gmail và Outlook cung cấp cho bạn các công cụ cần thiết để tạo công việc từ email một cách nhanh chóng, dễ dàng và hiệu quả.
